Catat Strategi Manajemen Pengunduran Diri Karyawan untuk Para HR

Resign atau pengunduran diri karyawan merupakan hal yang biasa terjadi di perusahaan. Dan sebagai seorang HR, tentunya kamu harus siap menghadapi pengajuan pengunduran diri dari karyawan.

Karena, setiap karyawan yang resign bisa mempengaruhi pengelolaan administrasi, operasional, dan sumber daya manusia di perusahaan. Sehingga, sebagai HR, kamu harus kompeten dalam melakukan manajemen resign karyawan.

Penasaran, bagaimana caranya? Dan apa saja tahapan yang harus dilakukan HR dalam menghadapi pengunduran diri karyawan? Kamu dapat menyimak pembahasannya di artikel ini. Jadi, baca sampai akhir, ya!

Strategi Manajemen Pengunduran Diri Karyawan oleh HR

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa pengunduran diri karyawan dapat mempengaruhi berbagai aktivitas perusahaan, seperti administrasi, operasional, dan SDM. 

Sebagai HR kamu bisa menerapkan strategi manajemen pengunduran diri karyawan dengan menyiapkan perencanaan selanjutnya terhadap pengelolaan sumber daya sehingga aktivitas kerja karyawan lain tetap berjalan dengan baik. 

Strategi tersebut dapat kamu jalankan dengan mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan bahwa terdapat rekan kerja yang mengundurkan diri. Sehingga, karyawan yang masih bekerja diperusahaan terutama divisi yang berkaitan akan mempersiapkan diri untuk perencanaan langkah kerja berikutnya.

Selanjutnya, pastikan divisi atau tim yang sebelumnya ditempati oleh karyawan yang resign telah memiliki langkah alternatif sementara. Sehingga, divisi tersebut tetap dapat bekerja dengan baik dan menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. 

Kemudian, lakukan penyusunan ulang terhadap manajemen SDM, seperti mengisi posisi yang ditinggalkan dengan pegawai yang lain atau mempersiapkan rekrutmen karyawan baru. 

Tahapan yang Harus Dilakukan HR saat Karyawan Mengundurkan Diri

Sumber: iStock

Apa yang harus dilakukan HR saat ada karyawan yang resign? Sebagai HR, lakukan beberapa tahapan saat karyawan mengajukan resign. 

Memastikan Komunikasi Karyawan dengan Atasannya Langsung

Sebelum menerima surat pengunduran diri dari karyawan, kamu harus memastikanya sudah berkomunikasi dengan atasan divisi yang menaunginya. Tujuannya, agar pimpinan divisi dapat mempersiapkan tim untuk rencana berikut dengan adanya rekan kerja yang mengundurkan diri dari perusahaan. 

Jika sudah menemukan alternatif, HR dan pimpinan divisi dapat memutuskan menerima pengajuan pengunduran diri dari karyawan tersebut. Komunikasi ini juga merupakan kesempatan untuk mempertahankan karyawan tersebut agar tetap bekerja di perusahaan. 

Melakukan Pemeriksaan Dokumen

Sebagai seorang HR, kamu harus memeriksa dokumen yang berkaitan dengan karyawan yang mengajukan pengunduran diri. Seperti dokumen cuti, penerimaan, kontrak kerja, asuransi kesehatan, dan lain sebagainya. 

Tujuannya, agar kamu dapat menyimpan semua dokumen tersebut dengan teratur. Dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, kamu bisa langsung menemukan dokumen tersebut.

Melakukan Diskusi untuk Knowledge Transfer

Sebelum menyetujui pengunduran diri karyawan, kamu perlu melakukan diskusi untuk knowledge transfer. Yaitu, meminta bantuan dari karyawan tersebut untuk membagikan pengetahuannya kepada orang baru yang mengisi posisinya. 

Kamu dapat mendiskusikan jangka waktu knowledge transfer tersebut kepada karyawan yang akan resign dan disepakati kedua belah pihak. Dan pastikan bahwa karyawan tersebut dapat berkomitmen dalam melatih dan berbagi wawasan kepada orang baru yang menempati posisinya. 

Kamu juga harus memberikan kepastian bahwa karyawan tersebut masih menerima haknya yaitu gaji selama periode menjalankan knowledge transfer. 

Baca juga:

• Pentingnya Talent Management Bagi Perusahaan dan Karyawan
• Beberapa Tips Merekrut Karyawan IT Baru Bagi Perusahaan
• Pentingnya Reward Management dan Macam-Macamnya

Memastikan Pengembalian Aset Perusahaan

Jika karyawan mendapatkan fasilitas dari perusahaan maka, aset tersebut harus dikembalikan sesuai dengan perjanjian di awal menandatangani kontrak kerja. 

Kamu harus memastikan seluruh aset perusahaan yang pernah diberikan kepada karyawan tersebut dikembalikan. Seperti laptop, perangkat seluler, alat transportasi, dan aset lain yang tertulis di kontrak kerja. 

Full and Final Settlement

Selanjutnya, kamu harus menyiapkan semua dokumen yang berkaitan dengan pengunduran diri karyawan. Biasanya, seorang HR akan memberikan exit clearance form dan karyawan harus melengkapi isi formulir tersebut. 

Kemudian, pastikan kelengkapan pada full and final (FnF) settlement. FnF merupakan perincian terhadap hak yang harus diterima karyawan selama masa kerja sebelum mengajukan resign. Seperti rincian gaji yang berhak diterima sesuai masa aktif, uang lembur, dan sebagainya.

Negosiasi Kompensasi

Pastikan perusahaan memiliki kebijakan kompensasi karyawan yang sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia. Kamu dapat mendiskusikan perihal kompensasi dengan karyawan dengan mempertimbangkan aspek seperti masa kerja di perusahaan. 

Negosiasi ini bertujuan untuk menghasilkan kesepakatan antara perusahaan dengan karyawan yang resign. Dan untuk menghindari tuntutan yang tidak diinginkan kepada perusahaan di kemudian hari. 

Exit Interview

Sumber: iStock

Tujuan dari exit interview yang kamu lakukan sebagai seorang HR adalah untuk mendapatkan bahan evaluasi bagi perusahaan. 

Kamu dapat mengajukan pertanyaan kepada karyawan yang berkaitan dengan alasan resign, bagaimana rekan kerja dan atasannya, lingkungan kerja yang diinginkan, hal yang membuatnya kurang nyaman bekerja, dan masukan yang dapat diberikan untuk perusahaan. 

Insight yang kamu dapatkan dari exit interview karyawan ini dapat dijadikan sebagai materi untuk perbaikan pengelolaan sumber daya perusahaan. 

Ikuti program:

• Bootcamp Human Resources

#BelajarLebihMudah Menjadi HR Bersama kelas.com

Dapat dipahami bahwa sebagai seorang HR kamu harus mampu melakukan manajemen terhadap pengunduran diri yang diajukan oleh karyawan. 

Manajemen tersebut dimulai dari pertimbangan menerima surat pengunduran diri hingga melakukan evaluasi terhadap pengelolaan sumber daya perusahaan. Dan pastinya perusahaan membutuhkan kompetensi yang kamu miliki sebagai seorang HR untuk menangani prosedur resign dari karyawan. 

Nah, kamu nggak perlu bingung mau belajar manajemen resign karyawan dari mana. Karena, kelas.com menyediakan kelas strategi pengelolaan administrasi karyawan untuk HR. 

Di kelas ini, kamu dapat mempelajari semua hal yang berkaitan dengan manajemen administrasi karyawan hingga penyusunan kontrak kerja dan pengelolaan exit clearance. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, segera daftar kelasnya!