Performance Appraisal untuk Evaluasi Kinerja Karyawan oleh HR

Setiap perusahaan menggunakan performance appraisal, atau dalam Bahasa Indonesia berarti penilaian kinerja, sebagai proses penting untuk mengevaluasi kinerja karyawannya. Performance appraisal berdampak signifikan terhadap kinerja dan pengembangan karier karyawan serta kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

Menurut data OfficeVibe, 83% karyawan sangat menghargai perusahaan saat dapat menerima feedback (umpan balik) tentang pekerjaan. Performance appraisal biasanya dirancang oleh departemen sumber daya manusia (HRD) yang membantu Manajer dan Supervisor dalam melakukan penilaian individu di departemennya.

Bagaimana performance appraisal diterapkan di perusahaan? Cari tahu proses dan metodenya di sini, yuk!

Apa itu Performance Appraisal?

Performance appraisal memiliki banyak istilah di setiap perusahaan. Ada yang menyebutnya performance evaluation, dan ada pula yang menggunakan istilah performance review, merit rating (penilaian prestasi), annual performance review, dan lain-lain. Secara umum mengarah pada penilaian performa atau kinerja karyawan.

Namun, banyaknya istilah tersebut memiliki pengertian yang sama, yakni peninjauan rutin terhadap kinerja pekerjaan seorang karyawan dan kontribusinya secara keseluruhan terhadap perusahaan.

Performance appraisal merupakan proses sistematis dan berkala untuk mengukur kinerja kerja seseorang terhadap persyaratan pekerjaan yang ditetapkan oleh Human Resources Departement. Kinerja yang dievaluasi mencakup keahlian, pengetahuan tentang peran dan teknis, sikap, kekuatan dan kelemahan karyawan, ketepatan waktu dan sebagainya.

Performance appraisal dilakukan untuk mengidentifikasi sifat-sifat yang melekat pada diri seorang karyawan serta kemampuan dan tingkat kompetensi yang dimiliki seorang karyawan, demi pertumbuhan dan perkembangan kinerjanya di masa depan serta perusahaan tempat ia bekerja.

Jika performance appraisal berhasil diterapkan, perusahaan atau Manajer dapat mengetahui apa yang terbaik yang dilakukan karyawan dan mengidentifikasi bagian mana yang memerlukan peningkatan.

Pentingnya Performance Appraisal 

Sumber: Pexels

Performance appraisal penting untuk diterapkan dalam suatu perusahaan untuk dapat mengidentifikasi kinerja karyawan yang berujung pada keberhasilan suatu perusahaan. Jadi, performance appraisal mempunyai dampak yang signifikan bagi kemajuan kedua belah pihak, untuk perusahaan juga karyawan.

Untuk perusahaan, performance appraisal memberikan wawasan tentang kontribusi karyawan dan memungkinkan manajemen memperbaiki kondisi kerja. 

Performance appraisal dapat menjadi landasan perusahaan untuk mengatasi masalah perilaku karyawan, mengenali bakat, mendukung keterampilan dan pengembangan kariernya.

Sementara itu, bagi karyawan, performance appraisal adalah cara untuk mengenali pencapaiannya, mengetahui kelebihan, dan mencari peluang promosi jabatan atau bonus

Performance appraisal juga dapat menjadi bahan untuk memulai percakapan mengenai tujuan karier jangka panjang serta memudahkan karyawan mendapatkan pelatihan atau pendidikan dalam rangka memajukan karier.

Baca juga:

• Manfaat serta Cara Kerja Performance Management
• Strategi Manajemen Pengunduran Diri Karyawan

Proses Performance Appraisal

Dalam praktik performance appraisal, terdapat lima proses untuk menerapkannya. Berikut di antaranya.

1. Menetapkan standar kinerja

Langkah pertama dalam proses performance appraisal adalah menetapkan standar yang akan digunakan sebagai dasar untuk membandingkan kinerja aktual karyawan. Standar-standar kinerja ini bisa dimasukan ke dalam deskripsi jabatan (Job Description).

Langkah ini memerlukan penetapan kriteria untuk menilai kinerja karyawan, apakah berhasil atau tidak, dan tingkat kontribusi terhadap tujuan dan sasaran organisasi. Standar kinerja yang ditetapkan harus jelas, obyektif, mudah dimengerti dan terukur.

2. Komunikasikan standar kerja

Setelah standar kerja ditetapkan, Manajer bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan standar tersebut kepada seluruh karyawan organisasi. Hal ini akan membantu karyawan memahami perannya dan mengetahui apa sebenarnya yang perusahaan harapkan dari karyawan.

Komunikasi yang baik dan efektif sangat penting dan harus bersifat dua arah. Artinya, Manajer harus mendapatkan feedback (umpan balik) dari para karyawan mengenai standar kinerja yang telah ditetapkan. Komunikasi ini harus tetap dijaga, apabila tidak, performance appraisal akan sulit diterapkan.

3. Ukur kinerja nyata

Langkah ketiga dalam proses performance appraisal adalah mengukur kinerja nyata, yaitu pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan selama jangka waktu tertentu. Ukuran ini berdasarkan pengamatan, laporan statistik, lisan maupun tertulis. Mengukur kinerja nyata adalah proses berkelanjutan yang melibatkan pemantauan kinerja sepanjang tahun.

Pemilihan teknik pengukuran yang tepat harus dilakukan secara hati-hati dan berusaha untuk objektif, sert sesuai fakta atau temuan. Tidak boleh ada unsur perasaan atau opini pribadi saat mengukur kinerja karyawan, sehingga tidak akan mempengaruhi hasilnya.

4. Bandingkan kinerja nyata dengan standar kinerja

Membandingkan kinerja nyata dengan standar kinerja yang diberikan sebelumnya bertujuan untuk melihat apakah ada kinerja yang menyimpang atau tidak. 

Apabila hasil kinerja nyata lebih kecil dengan standar yang telah ditetapkan, artinya terdapat penyimpangan negatif. Bila hal ini terjadi, Manajer harus mengambil tindakan seperti penarikan kembali, evaluasi dan analisis data yang berkaitan dengan kinerja karyawan.

5. Diskusikan hasilnya dan berikan umpan balik

Hasil penilaian dikomunikasikan dan didiskusikan dengan karyawan secara tatap muka oleh Manajer. Fokus diskusi ini adalah pada komunikasi dan mendengarkan. Dari sinilah karyawan dapat mengetahui kekuatan dan kelemahannya.

Manajer diharapkan dapat memberikan umpan balik dengan sikap yang positif karena dapat berdampak pada kinerja karyawan di masa depan. Umpan balik hendaknya dapat membantu memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh karyawan dan memotivasi untuk kinerja yang lebih baik tetapi tidak menurunkan motivasi.

Memberikan umpan balik terhadap karyawan mungkin salah satu pekerjaan terberat seorang Manajer. Umpan balik kinerja harus dikomunikasikan dengan sangat hati-hati karena dapat menyebabkan ledakan emosi jika tidak disampaikan dengan benar.

Metode Performance Appraisal

Sumber: Pexels

Ada lima metode pada performance appraisal. Menggunakan salah satu metode performance appraisal ini dapat membantu perusahaan memperoleh sebagian informasi. Namun, menggabungkan satu atau lebih metode akan menghasilkan penggalian informasi yang lebih baik dan data yang akurat.

Self-evaluation (Evaluasi diri)

Manajer memberikan kesempatan pada karyawan untuk mengevaluasi kinerjanya sendiri. Setelahnya, barulah Manajer memberikan umpan balik yang tentunya bersifat adil.

Sistem penilaian umpan balik 360 derajat

Metode umpan balik 360 derajat, berarti seorang karyawan dievaluasi oleh Manajer, rekan kerja, kolega, bawahan, dan bahkan manajemen. Masukan dari berbagai sumber dipertimbangkan sebelum berbicara langsung dengan karyawan. Dalam proses ini, kinerja setiap karyawan dinilai berdasarkan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan uraian tugas yang diberikan kepadanya.

Graphic rating scale (Skala penilaian grafis)

Skala penilaian grafis adalah salah satu metode yang paling umum digunakan oleh Manajer dan Supervisor. Nilai numerik atau teks yang sesuai dengan nilai dari sangat baik hingga buruk dapat digunakan pada skala ini.

Checklist (Daftar periksa)

Daftar periksa dapat berisi kalimat atau atribut sederhana, dan dengan demikian, penilai menilai kinerja karyawan berdasarkan apa yang menggambarkan kinerja pekerjaan karyawan tersebut. Jika penilai yakin bahwa karyawan tersebut memiliki ciri-ciri tertentu, maka diberi tanda positif, sebaliknya dikosongkan.

Metode esai

Ini juga dikenal sebagai free-form method. Seperti namanya, ini adalah metode deskriptif atau penjabaran yang menguraikan kriteria kinerja. Metode ini membutuhkan Manajer yang pandai menulis. Esai berfokus pada penilaian perilaku karyawan, bukan hanya pada pekerjaan rutin sehari-hari.

#BelajarLebihMudah Melalui Kelas HR di Kelas.com

Performance appraisal biasanya dipimpin oleh bagian sumber daya manusia atau human resources (HR). Untuk mempermudah membuat program penilaian ini, pahamilah dengan mengikut kelas HR yang ada di Kelas.com!

Di kelas ini kamu akan mempelajari manajemen sumber daya manusia, mulai dari job-desk, fungsi HR, administrasi HR hingga cara menyusun SOP. Lalu kamu juga akan mempelajari strategi HR dalam rekrutmen hingga memberikan pelatihan untuk karyawan.

Dalam menerapkan performance appraisal, dibutuhkan juga komunikasi yang baik dari HR dan Manajer ke karyawan. Pelajarilah tentang komunikasi di kelas komunikasi interpersonal yang tersedia juga di Kelas.com. Di kelas ini, kamu akan belajar mulai dari dasar penting manajemen kinerja, siklus manajemen, cara memberikan arahan, tujuan tegas, hingga memberikan motivasi. Yuk, sekarang ikuti kelasnya!