Tools Bagi Admin Perkantoran dari Google dan Tips Memilihnya

Admin Perkantoran adalah pekerjaan yang sangat sibuk karena kamu akan bekerja dengan tenggat waktu dan membutuhkan banyak keterampilan dalam melakukan pekerjaannya. Namun, dengan perkembangan teknologi maka beberapa pekerjaan Admin Perkantoran dapat dibantu oleh tool canggih.  

Kali ini, kelas.com akan membahas tuntas seputar tools yang dapat digunakan oleh seorang Admin Perkantoran khusus untuk kamu. Ada 16 rekomendasi tools dari Google beserta kegunaannya yang dapat kamu gunakan, loh. Yuk, simak artikelnya sampai selesai ya!

Kenapa Admin Perkantoran Perlu Menggunakan Tools?

Sebelum mengetahui tools apa saja untuk Admin Perkantoran, kamu perlu mengetahui berbagai tugas dan tanggung jawab Admin Perkantoran. Yup, Admin Perkantoran akan mengurus segala keperluan operasional kantor dengan mengerjakan file secara kolaboratif hingga meningkatkan produktivitas.

Untuk itu, sekarang ini hadir berbagai tools atau software yang dapat membantu pekerjaan seorang Admin Perkantoran tersebut. Terlebih lagi, tools ini penting dalam menghemat waktu kamu dalam melakukan serangkaian tugas pekerjaan tersebut.

16 Tools Google bagi Admin Perkantoran

Salah satu hal yang dapat membantu pekerjaan Admin Perkantoran adalah berbagai tools dari Google. Adapun 16 rekomendasi tools Google bagi Admin Perkantoran sebagai berikut.

Gmail

Sumber: Freepik

Pasti kamu sudah tidak asing dengan tools Gmail yang merupakan client email paling populer di dunia. Gmail sudah digunakan lebih dari 1,8 miliar pengguna di seluruh dunia yang memiliki berbagai fitur canggih.

Misalnya interface yang modern dan ramah pengguna, sehingga memudahkan kamu untuk menjadwalkan email, built-in translator, spell checker otomatis dan lainnya. Jadi, Gmail dapat digunakan oleh Admin Perkantoran dalam mengirimkan pesan kepada seluruh tim perusahaan. 

Translate

Tidak bisa bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya? Tenang! Dengan tools Translate dapat membantu kamu untuk menerjemahkan berbagai teks hingga dokumen ke dalam bahasa Indonesia.

Translate memiliki fitur canggih seperti memfoto dokumen, menerjemahkan suara, dan lainnya. Untuk itu, kamu dapat memanfaatkan Translate ketika butuh bantuan untuk menerjemahkan dokumen perusahaan ke dalam bahasa asing.

Docs

Docs merupakan salah satu solusi terbaik dalam membuat dokumen dengan lebih ringkas dan dapat diakses secara bersamaan dengan banyak orang. Docs akan membantu Admin Perkantoran dalam membuat dokumen berupa teks maupun surat menyurat lainnya yang dapat diakses secara online.

Docs memiliki fungsi yang sama dengan Word dari Microsoft. Hanya saja, Docs memiliki keunggulan dalam beberapa fitur seperti akses dan dokumen yang kamu buat bisa disimpan secara otomatis ke akun Google.

Sheets

Sheet merupakan tools yang membantu kamu dalam membuat, mengatur, dan menganalisis data. Kamu juga bisa membuat laporan data secara statistik melalui Sheets. 

Hampir sama dengan Excel, Sheets memiliki keunggulan mulai dari membuat perhitungan sederhana hingga analisis data secara otomatis. Untuk itu, Sheet dapat membantu kamu menyelesaikan banyak tugas sehari-hari.

Slides

Terkadang, seorang Admin Perkantoran perlu mempresentasikan hasil laporan kerja dalam bentuk presentasi kepada atasan. Untuk itu, kamu bisa menggunakan Slides untuk membantumu membuat presentasi yang baik.

Slides memiliki fitur yang mudah diakses dan ringkas dalam membuat presentasi. Kamu bisa menyertakan teks, foto, diagram, grafik, dan lainnya dalam satu slide presentasi serta kamu tidak perlu takut kehilangan file karen Slides memiliki fitur automatic saved untuk setiap file yang dibuat.

Drive

Tools Google satu ini juga seharusnya sudah akrab untuk digunakan seorang Admin Perkantoran. Terlebih lagi, ada banyak data dan dokumen yang biasanya dibuat oleh seorang Admin Perkantoran meliputi data kelengkapan kantor, data karyawan, dan lainnya yang berkaitan dengan operasional.

Untuk itu, Drive hadir menjadi solusi terbaik untuk menyimpan seluruh data tersebut dalam penyimpanan online yang terjamin keamanannya. Drive bisa diakses secara online dalam satu akun Google dengan ribuan data tergantung kapasitasnya.

Forms

Admin Perkantoran sering kali perlu membuat survei singkat tentang kepuasan karyawan dalam menggunakan fasilitas kantor. Alih-alih membuatnya secara manual, kamu dapat memanfaatkan tools Forms dari Google.

Forms hadir dengan fitur untuk mengumpulkan berbagai informasi dan dapat membuat survei atau kuis langsung di browser seluler atau web, sehingga kamu tidak memerlukan software khusus. Kamu juga akan dapat meringkas hasil dengan sebuah diagram maupun grafik.

Baca juga:

• Rumus Dasar Excel untuk Berkarir Sebagai Admin Perkantoran
• Tips Membuat Presentasi Menarik dengan Microsoft Powerpoint

Google Meet

Sumber: Freepik

Pasca pandemi, banyak perusahaan yang sekarang ini mengandalkan berbagai tools meeting secara online. Google Meet dapat menjadi solusi bagi kamu untuk mengatur meeting dengan berbagai klien dari seluruh dunia hanya lewat video conference.

Contact

Contact merupakan tools Google yang berguna untuk menyimpan dan mengatur informasi kontak tentang orang yang berkomunikasi dengan kamu. Ini sangat bermanfaat karena Admin Perkantoran juga biasanya berhubungan dengan hampir seluruh karyawan dari berbagai divisi.

Pada setiap kontak juga berisi informasi seperti nama, alamat email, maupun nomor telepon. Namun, Contact juga memiliki fitur menyertakan informasi tambahan, seperti alamat fisik, tempat kerja, departemen, atau jabatan.

Google Group

Salah satu tugas Admin Perkantoran adalah mengatur agenda kantor seperti membuat jadwal meeting dengan klien dan lainnya. Untuk itu, Admin Perkantoran perlu berkomunikasi dengan banyak orang dalam perusahaan.

Dengan Google Group akan memudahkan kamu berkomunikasi dengan orang lain dalam perusahaan dalam satu forum. Kamu dapat berpartisipasi pada percakapan, menambahkan anggota ke grup, hingga melihat histori percakapan.

Google Chat

Berbeda dengan Google Group, Google Chat merupakan tools chatting yang lebih memudahkan kamu untuk berkomunikasi antar sesama karyawan secara lebih personal. Google Chat dapat mengirimkan pesan secara efisien dan dapat membagikan berbagai macam tugas maupun file.

Messages

Hampir sama dengan Google Chat, Messages hadir sebagai tools yang memudahkan kamu mengirimkan pesan instan. Dengan begitu, seorang Admin Perkantoran dapat mengirimkan pesan layaknya SMS dan membantumu lebih berkoneksi dengan banyak orang.

Calendar

Untuk mengatur kalender dan berbagai agenda kantor, Admin Perkantoran dapat memanfaatkan tools Calendar yang merupakan kalender online. Kamu bisa menjadwalkan agenda berbagai acara dalam Calender seperti meeting hingga event serta bisa menambahkan banyak user Google di dalamnya.

Google Cloud Print

Tools ini akan membantu Admin Perkantoran dalam mengelola pencetakan dokumen atau printer secara lebih ringkas. Perangkat apapun yang terhubung ke web dapat menggunakan Google Cloud Print.  

Kamu dapat mencetak tab apapun yang terbuka di Chrome menggunakan Google Cloud Print. Jika kamu menggunakan Gmail atau Drive maka kamu dapat mencetak email, dokumen, spreadsheet, dan file lainnya.

Travel

Nah, tools ini juga dapat membantu kamu untuk membuat agenda perkantoran dalam membuat rancangan trip perusahaan. Kamu tidak perlu bingung lagi untuk merencanakan dan mengatur perjalanan karena Travel dapat menambahkan beberapa tujuan, membuat rute, dan menyimpan tempat menarik.

Voice

Salah satu pekerjaan utama seorang Admin Perkantoran adalah menerima telepon dan melakukan panggilan untuk kepentingan perusahaan. Untuk itu, tools ini dapat membantu kamu untuk melakukan panggilan suara yang menyediakan layanan gratis dalam pengelolaan telepon. 

Ikuti program:

• Bootcamp Administrasi Perkantoran

Tips Memilih Tools untuk Admin Baru

Sumber: Freepik

Nah, buat kamu yang masih bingung atau baru terjun dalam dunia administrasi perkantoran. Maka kamu bisa memilih berbagai tools tersebut sesuai dengan kebutuhan kamu dengan memahami berbagai fungsi dan cara penggunaan setiap tools.

Misalnya, untuk mengatur agenda meeting dengan klien kamu dapat menggunakan Google Meet dengan memberikan invitation link kepada klien tersebut. Kemudian, jika kamu perlu membuat dan mengolah dokumen maka kamu bisa menggunakan Docs, Sheet, hingga Slides.

#BelajarLebihMudah Menjadi Admin Perkantoran Bersama kelas.com

Jadi, untuk menjadi seorang Admin Perkantoran dibutuhkan pemahaman lebih dalam mengenai tugas dan tanggung jawab yang akan kamu lakukan. Tentunya, untuk melakukan tugas dan tanggung jawab tersebut dibutuhkan pemahaman juga terkait tools yang digunakan dalam bekerja.

Lantas, apakah kamu tertarik untuk belajar langsung dari ahlinya? Yuk, ikuti kelas online belajar memahami setiap tools Admin Perkantoran bersama kelas.com. Di kelas, kamu akan mempelajari berbagai hal seputar pekerjaan ini serta ada berbagai tipe kelas yang bisa kamu pilih sesuai kebutuhanmu.

Terlebih lagi, kelas.com menghadirkan mentor-mentor yang profesional dan sudah berkecimpung lama dalam bidang administrasi. Jadi, tunggu apalagi? Ayo yakinkan dirimu sekarang juga dan upgrade your administration skill bersama kelas.com!