Tanggung Jawab Admin Purchasing hingga Jenjang Kariernya

Dalam menjaga kelancaran operasional, tim procurement menjadi kunci keberhasilan untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan. Adapun salah satu profesi yang ikut berperan penting dalam tim tersebut ialah Admin Purchasing.

Admin Purchasing berperan dan bertanggung jawab atas segala pengadaan barang perusahaan. Posisi ini menjadi krusial sebab memastikan semua kebutuhan operasional tersedia tepat waktu dan sesuai dengan standar perusahaan.

Nah, bagi kamu yang ingin berkarier di bidang manufaktur atau retail, posisi Admin Purchasing mungkin bisa menjadi pilihan yang tepat. Mengingat ketersediaan lowongan dan peluang kerjanya pun juga cukup menarik bagi siapa saja yang ingin menggeluti profesi di bidang manajemen atau produksi.

Penasaran dengan serba-serbi profesi Admin Purchasing? Atau, masih bingung terkait tugas dan tanggung jawabnya? Simak artikel ini sampai selesai, ya!

Siapa itu Admin Purchasing?

Di beberapa perusahaan, posisi ini juga biasa dikenal sebagai Junior Purchaser. Adapun secara rinci, Admin Purchasing adalah seorang profesional yang memiliki peran serta tugas utama dalam mengawasi proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Tugas Admin Purchasing tersebut, termasuk dalam memantau supply barang perusahaan, mengumpulkan dan menganalisis permintaan pembelian, memproses pesanan pembelian, bernegosiasi dengan vendor atau supplier, hingga mencatat transaksi serta menyusun laporan.

Peluang Karier Admin Purchasing

Sumber: Pexels

Peran Admin Purchasing sangatlah penting bagi perusahaan, terutama dalam mengoptimalkan pengelolaan sumber daya yang dibutuhkan. Admin Purchasing akan memastikan pengadaan barang perusahaan tepat dan sesuai standar untuk dapat dijual kembali atau digunakan dalam proses produksi secara efisien.

Karena peran pentingnya tersebut, permintaan akan jasa purchase atau tim procurement pun diketahui mengalami peningkatan dalam beberapa tahun terakhir.

6 Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing

Meskipun memiliki tugas utama dalam mengawasi prosedur pembelian dan pengadaan barang, posisi ini bisa jadi memiliki tanggung jawab lain tergantung pada industri atau kebutuhan perusahaan.

Adapun berikut beberapa tugas dan tanggung jawab umum Admin Purchasing pada seluruh sektor industri.

Menginisiasi Proses Pembelian Barang

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, tugas utama Admin Purchasing ialah melakukan proses pembelian barang. Tugas ini mencakup pengumpulan informasi dari berbagai departemen, penentuan jumlah barang, hingga penyesuaian antara barang yang akan dibeli dengan biaya yang tersedia dari perusahaan.

Melakukan Negosiasi

Tugas dan tanggung jawab Admin Purchasing berikutnya ialah melakukan negosiasi dengan vendor atau supplier. Hal ini dilakukan guna mendapatkan kesepakatan harga dan syarat pembelian yang kompetitif.

Melalui negosiasi, Admin Purchasing pun dapat membangun hubungan yang positif dan berkelanjutan dengan pihak pemasok. Dengan kata lain, kelancaran operasional perusahaan juga dapat dipertahankan dengan baik.

Memastikan Kesesuaian Hukum

Berdasarkan laman Career Trend, tugas lain dari seorang Admin Purchasing ialah memastikan bahwa perusahaan mematuhi kebijakan pembelian dan pengadaannya. Artinya, juga bertanggung jawab memastikan setiap transaksi pembelian tidak melanggar hukum atau peraturan yang berlaku.

Menerima Barang dan Verifikasi Kualitasnya

Admin Purchasing bertanggung jawab memastikan barang yang diterima perusahaan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam pesanan pembelian. Selain itu, juga bertanggung jawab melakukan verifikasi kualitas barang tersebut untuk mencegah barang cacat dan mengurangi risiko kerugian.

Mencatat Transaksi dan Membuat Laporan

Tugas Admin Purchasing tidak hanya sekadar pada proses pembelian saja. Melainkan juga bertanggung jawab dalam mencatat transaksi dan menyusun laporan terkait keseluruhan administrasi serta pembelian yang dilakukan.

Adapun pada tugas ini, Admin Purchasing juga bertanggung jawab dalam untuk mendokumentasikan faktur, purchase order, work order, dan invoice pembelian barang secara detail. 

Memantau Persediaan Barang

Meski proses pembelian dan pembuatan laporan telah selesai, Admin Purchasing harus memantau kembali supply barang yang telah dibeli oleh perusahaan secara rutin, termasuk pengelolaan inventaris keseluruhan barang.

Tujuannya, agar penggunaan barang tersebut dapat terkontrol dengan baik dan dapat memastikan jumlah kebutuhan untuk pembelian kembali.

Baca juga:

• Jenis dan Proses Procurement pada Perusahaan
  
• Jenjang Karir dan Gaji sebagai Admin Gudang

Gaji Seorang Admin Purchasing

Melansir dari laman Glassdoor, seorang Admin Purchasing di Amerika Serikat umumnya bisa memperoleh gaji rata-rata sebesar $4.561 per bulan atau setara Rp 70 juta per bulan. 

Adapun di Indonesia, gaji rata-rata dari seorang Admin Purchasing diketahui berkisar Rp 3.987.835 per bulan. Namun, besaran gaji tersebut tentu bisa saja bervariasi tergantung pada sektor industri atau perusahaan, lokasi, dan posisi dalam tim itu sendiri.

Jenjang Karier Admin Purchasing

Sumber: Pexels

Bagi kamu yang ingin berkarier di bidang ini, Admin Purchasing menawarkan jenjang karier yang cukup menarik, lho. Awalnya, kamu mungkin bisa berkarier sebagai seorang Staff Admin Purchasing terlebih dahulu, dimana bertanggung jawab untuk mengelola prosedur pengadaan barang dan jasa perusahaan.

Kemudian, dengan pengalaman kerja yang semakin berkembang, kamu bisa menjadi seorang Buyer yang berfokus pada negosiasi dan analisis pasar. Adapun jika memiliki pengalaman dan skill leadership yang kuat, kamu pun bisa menjadi Manajer Purchasing yang mengelola tim serta strategi pengadaan jangka panjang.

Kendati demikian, Admin Purchasing juga diketahui bisa beralih ke peran Supply Chain Manager, Contract Administrator, Senior Buyer, atau bahkan Material Manager pada beberapa perusahaan atau industri.

#BelajarLebihMudah Untuk Menjadi Admin Purchasing bersama Kelas.com

So, itulah penjelasan lengkap mengenai serba-serbi profesi Admin Purchasing. Sebagai profesi yang ikut berperan dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan, Admin Purchasing juga menjadi bagian penting dalam supply chain management.

Untuk itu, jika ingin berkarier sebagai Admin Purchasing, sebaiknya kamu juga mengetahui dasar-dasar mengenai supply chain management. Namun, nggak perlu bingung, kamu bisa mengikuti Kelas Online Management Supply Chain di Kelas.com untuk mempelajari bidang pekerjaan ini dengan mudah.

Yup, kamu bisa belajar mulai dari fundamental supply chain management beserta proses dan strateginya, warehouse management, hingga manajemen distribusi dalam supply chain melalui materi yang akan disampaikan oleh mentor ahli. Lengkap banget, deh!

Jadi, tunggu apalagi, yuk daftar kelasnya di Kelas.com sekarang juga!