Catat Berbagai Jenis dan Proses Procurement pada Perusahaan

Istilah procurement sudah tidak asing lagi dalam dunia bisnis. Ini merupakan salah satu fungsi penting, karena menyangkut pengadaan barang untuk memenuhi segala kegiatan operasional perusahaan. Tanpa adanya procurement, perusahaan tidak dapat melakukan produksi hingga distribusi ke pelanggan karena barang-barang yang dibutuhkan tidak dikelola dengan baik oleh orang-orang yang kompeten. 

Apakah menjadi procurement staff merupakan salah satu karier impian kamu? Atau justru, kamu baru mengetahui posisi procurement? Jangan khawatir, karena Kelas.com akan menjelaskan semuanya pada artikel di bawah ini! 

Apa itu Procurement?

Menurut Tipalti, procurement atau pengadaan barang adalah kegiatan penyediaan barang, jasa, maupun barang mentah untuk kegiatan bisnis sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Procurement masih jadi bagian dari supply chain (rantai pasok) dan biasanya perusahaan akan bekerjasama dengan vendor atau supplier terpercaya untuk mendapatkan sumber daya perusahaan. 

Kegiatan procurement tidak hanya mencakup pembelian barang saja, namun juga menganalisa apa saja kebutuhan perusahaan, melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang sesuai, mencatat riwayat penerimaan barang, dan mengontrol agar pengeluaran bisnis tidak melebihi anggaran yang tersedia. Maka tak heran bila procurement memegang peranan yang vital dalam perusahaan. Apabila prosesnya berjalan dengan baik, profitabilitas bisnis juga akan semakin meningkat. 

Lalu apa yang membedakan procurement dengan purchasing? Sekilas kedua hal ini mirip, karena sama-sama bermaksud menyediakan dan membeli barang untuk kebutuhan perusahaan. Namun, procurement dan purchasing memiliki fungsi yang berbeda. 

Procurement secara umum dapat diartikan sebagai pengadaan barang atau jasa, sedangkan purchasing memiliki arti yang lebih spesifik, yakni pembelian barang atau jasa. Jadi, sebenarnya purchasing masih termasuk ke dalam bagian procurement. Secara fungsi pun procurement jauh lebih karena fokus untuk memenuhi semua kebutuhan operasional perusahaan, sedangkan purchasing terfokus pada harga dari barang-barang yang dibeli. 

Kenapa Procurement Penting dalam Bisnis?

Sumber: Pixabay

Mengapa procurement penting dalam bisnis? Tanpa adanya procurement, bisnis akan sangat sulit untuk dilakukan. Kebutuhan akan sumber daya perusahaan perlu diatur dalam proses yang terorganisir yang hemat biaya, serta diawasi oleh orang yang ahli di bidangnya. 

Kalau perusahaan ingin membeli alat-alat berat, mesin, maupun bahan mentah produksi, tentu ini bisa menghabiskan biaya yang sangat banyak. Procurement sebagai pengadaan barang diperlukan untuk menemukan vendor atau supplier mana yang bisa memberikan harga lebih rendah, namun berkualitas sehingga tetap menguntungkan perusahaan. Oleh karena itu, orang yang bekerja di dalam procurement harus pandai bernegosiasi, berpikir analitis, dan punya communication skill yang baik. 

Tujuan Procurement 

Kamu sudah mengetahui bahwa operasional perusahaan tidak bisa berjalan dengan efisien tanpa menerapkan procurement. Kegiatan pengadaan barang ini membuat pemasokan untuk sumber daya yang dibutuhkan, bisa terpenuhi dengan anggaran yang sesuai. Namun, procurement memiliki beberapa tujuan lain, seperti yang dijelaskan di bawah ini. 

Memangkas Anggaran Pengadaan 

Hal terpenting dalam procurement yakni menemukan vendor terbaik yang bisa memberikan harga terbaik pula. Tujuannya adalah menekan budget pembelian, namun tetap meningkatkan margin keuntungan perusahaan. Kamu bisa mempersuasi vendor untuk memberikan diskon pada pembelian barang atau negosiasi kontrak untuk kesepakatan yang lebih baik. 

Mendukung Tujuan Perusahaan

Procurement bisa menunjang strategi yang dilakukan perusahaan. Jika perusahaan memiliki tujuan untuk menciptakan produk dengan biaya produksi rendah, maka kamu bisa melakukannya dengan mencari vendor yang tepat. Hal ini juga berlaku apabila kamu membutuhkan vendor untuk barang yang kualitasnya tinggi. Pengadaan membantu kamu mendapatkan pihak ketiga yang selaras dengan tujuan perusahaan. 

Mengurangi Risiko 

Agar bisnis dapat berkembang, maka diperlukan rantai pasok yang efisien. Terjadinya bias pada proses pengadaan barang bisa menimbulkan konsekuensi yang buruk. Nah, procurement dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan seperti mutu barang yang kurang oke atau harga yang melebihi budget. Ini karena calon vendor telah diperiksa secara cermat dan melalui proses negosiasi terlebih dahulu. 

Baca juga:

• Tujuan dan Cara Kerja Trial Balance
• Manfaat dan Cara Membuat Pivot Table

Jenis-Jenis Procurement 

Menurut Procurement Tactics, ada empat jenis pengadaan barang yang diterapkan di perusahaan. Berikut penjelasannya. 

Directly Procurement (Pengadaan Langsung)

Jenis pengadaan ini mengacu pada segala sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan produk. Secara singkat, procurement jenis ini bertujuan untuk membeli bahan-bahan mentah untuk membuat produk perusahaan. 

Bahan-bahan ini kemudian diolah menjadi produk yang akan dijual kepada konsumen. Adapun, yang termasuk ke dalam pengadaan langsung misalnya adalah barang baku, komponen atau suku cadang, dan mesin. 

Indirect Procurement (Pengadaan Tidak Langsung) 

Ini melibatkan barang-barang yang signifikan untuk membantu kegiatan operasional, tapi tidak bersinggungan langsung dengan perusahaan. Singkatnya, indirect procurement merupakan materi yang mendukung berjalannya suatu organisasi. 

Goods Procurement 

Pengadaan barang jenis ini mengacu pada barang itu sendiri. Meskipun cenderung pada barang fisik, goods procurement juga bisa mencakup layanan perangkat lunak. Keberhasilan pengadaan barang tergantung pada seberapa efisiensi rantai pasok perusahaan. Direct procurement dan indirect procurement termasuk di dalam pengadaan barang. 

Service Procurement

Pengadaan jasa melibatkan pihak ketiga, penyewaan perangkat lunak, atau vendor yang bekerja untuk perusahaan. Pihak-pihak ini menyediakan layanan publik yang mendukung kegiatan operasional perusahaan secara langsung. 

Proses Procurement dalam Bisnis

Sumber: Pexels

Nah, dalam pelaksanaannya sendiri, procurement memiliki beberapa tahapan yang perlu dilakukan. Berikut penjelasannya. 

Mengidentifikasi Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama, perusahaan harus mengetahui dulu barang atau jasa apa saja yang dibutuhkan. Misalnya saja, membeli mesin produksi baru, mengganti atau mengisi barang yang sudah ada, atau memperbaharui langganan pada suatu service tertentu. Permintaan ini perlu dijelaskan secara rinci agar pembeliannya sesuai. Jadi, sebaiknya berkonsultasi terlebih dahulu dengan seluruh departemen di perusahaan. 

Pemilihan Vendor 

Selanjutnya, divisi pengadaan perlu cermat dalam memilih vendor bagi perusahaan. Ini merupakan bagian terpenting untuk memeriksa reputasi, harga, kualitas, dan kecepatan layanan vendor sebelum memutuskan untuk bekerja sama. Beberapa perusahaan juga mempertimbangkan attitude vendor karena berkaitan dengan identitas perusahaan. 

Membuat Daftar Pembelian Barang

Langkah ketiga, setelah mengidentifikasi kebutuhan barang perusahaan dan menemukan vendor yang tepat, saatnya membuat daftar pembelian. Procurement membutuhkan persetujuan dari departemen yang bertanggung jawab untuk menyetujui pembelian barang, seperti: 

• Pihak yang membuat permintaan barang atau jasa

• Jumlah atau deskripsi barang yang diperlukan

• Informasi vendor

• Harga 

Menerbitkan Pesanan Pembelian

Langkah yang dilakukan setelah daftar belanja disetujui ialah menerbitkan bukti pemesanan barang tersebut. Bukti pemesanan ini kemudian diserahkan kepada vendor, bahwa daftar telah disetujui dan vendor bisa memproses pembelian barang tersebut. 

Faktur dan Pesanan

Setelah pemesanan telah dipenuhi, vendor akan mengirimkan faktur dan rincian biaya kepada perusahaan. Biasanya, di dalam faktur juga tertera tenggat waktu pembayaran, dan perusahaan harus melunasi pembayaran dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Jika tidak, ada denda yang harus dibayar. Perusahaan juga bisa sewaktu-waktu mengubah pemesanan dalam jangka waktu tersebut. 

Pembayaran

Terakhir yakni melakukan pembayaran. Departemen keuangan akan mengirimkan uang ke vendor dengan beberapa pilihan pembayaran. 

Procurement harus mendokumentasikan semua langkah di atas untuk audit internal dan audit eksternal. Simpan semua faktur, pemesanan, dan dokumentasi terkait lainnya pada tempat penyimpanan atau file yang mudah dijangkau kapanpun. 

#BelajarLebihMudah Melalui Bootcamp Akuntansi dan Perpajakan di Kelas.com

Sekarang kamu sudah paham, kan, segala hal tentang procurement dan proses apa saja yang ada di dalamnya? Procurement merupakan bagian vital dalam keberlangsungan bisnis perusahaan. Ini tidak hanya membantu kegiatan operasional sehari-harinya berjalan secara efisien, tapi juga membantu perusahaan dalam pembuatan laporan keuangan. 

Buat kamu yang tertarik berkarir dalam bidang procurement, yuk belajar finance dan accounting langsung dari ahlinya bersama Kelas.com! Disini pilihan kelasnya bermacam-macam, dan kamu juga diajari mulai dari 0, loh. Jadi, tidak ada kata terlambat untuk belajar. 

So, tunggu apa lagi? Ikuti kelasnya sekarang dan upgrade skill untuk karir yang lebih baik!