Rekomendasi Tools Project Management Bagi PMO di Perusahaan

Sebagai seorang yang berkarir menjadi Project Officer atau bahkan Project Manager, kini kamu tidak perlu khawatir dalam manajemen proyek yang sedang dijalankan. Karena, saat ini semakin banyak software atau tools project management yang dapat membantu kamu dalam bekerja. 

Penasaran apa saja rekomendasi tools yang dapat digunakan untuk project management? Dan bagaimana sih cara memilih tools yang tepat untuk digunakan? 

Nah, artikel ini akan membahas tujuan, jenis-jenis, dan tips memilih tools project management yang akan kamu gunakan. Jadi, baca sampai akhir, ya!

Tujuan Menggunakan Tools Project Management

Tujuan utama penggunaan tools project management, yakni untuk membantu dan memudahkan kamu dalam mengerjakan sebuah proyek perusahaan. Kamu dapat memanfaatkan tools ini untuk berbagai kepentingan berikut:

• Mengorganisir semua file dan dokumen proyek ke dalam sebuah sistem.

• Membagi tugas kepada masing-masing tim di perusahaan.

• Melakukan manajemen sumber daya agar efisien dan efektif untuk kepentingan proyek.

• Meningkatkan kolaborasi kerja antar tim.

• Mengidentifikasi hambatan dan mitigasi risiko pekerjaan secara efektif.

17 Rekomendasi Tools Project Management

Source: Pexels

Berikut tujuh belas rekomendasi tools project management yang dapat kamu gunakan untuk memudahkan pengerjaan berbagai proyek yang dijalankan perusahaan. 

Asana

Asana merupakan software project management yang cocok bagi kamu yang ingin banyak berkolaborasi dengan tim saat mengerjakan proyek. Asana memiliki fitur workflow builder yang dapat secara otomatis mengkoordinasikan tim kerja yang kamu miliki. Selain itu, kolaborasi tim juga dapat dilakukan dari jarak jauh. 

Dengan menggunakan Asana kamu dapat melihat progres kerja langsung di kalender bersama, pelaporan proyek secara real time, visualisasi data, dan sinkronisasi pekerjaan di berbagai perangkat seperti desktop dan seluler. 

Tersedia empat paket berlangganan untuk kamu yang ingin menggunakan Asana. Yaitu, paket basic untuk individu atau tim yang baru memanajemen proyek. Sedangkan bagi tim atau perusahaan yang ingin merencanakan dan mengelola proyek, tersedia paket premium, business, dan enterprise. 

Trello

Trello dapat membantu kamu meningkatkan produktivitas dalam manajemen proyek. Trello cocok digunakan jika kamu ingin memberdayakan tim seperti melakukan rapat atau brainstorming. Trello memiliki fitur boards yang memungkin kamu untuk meninjau langsung kemajuan pengerjaan proyek dan tenggat waktu yang ditetapkan. Selain itu, kamu juga dapat memanajemen tugas seperti tracking, manage complete, dan menyatukan hasil kerja dari berbagai tim. 

Trello menyediakan layanan free untuk kamu yang hanya sekadar memanajemen tugas sederhana. Sedangkan untuk manajemen proyek yang membutuhkan lebih banyak tim, kamu dapat membeli paket berlangganan standard, premium, hingga enterprise.  

Basecamp

Basecamp merupakan aplikasi project management yang dapat menjadi pilihan jika kamu bekerja dengan tim dalam jumlah besar. Basecamp memiliki fitur kolaborasi dan interface yang memungkinkan kamu untuk menyatukan kebutuhan proyek dengan satu aplikasi. Terdapat ruang penyimpanan file, massage board, daftar tugas, dan schedule yang dapat mendukung manajemen proyek yang kamu lakukan. 

Tersedia tiga paket berlangganan pada Basecamp. Yaitu, paket team untuk sepuluh user. Jika kamu memiliki user dan clients yang lebih banyak, kamu dapat membeli paket business dan unlimited.

Baca juga:

• Tugas Project Manager dan Industri yang Membutuhkan

Jira

Jira banyak digunakan untuk pengembangan software, website, atau aplikasi. Sehingga, tools ini cocok digunakan bagi kamu yang memanajemen proyek di bidang TI. Jira memiliki fitur-fitur seperti task management, roadmaps, boards, pelaporan, dan konektivitas dengan aplikasi lain. Fitur-fitur ini dapat kamu gunakan dengan mudah. 

Kamu dapat mengakses Jira secara gratis jika hanya membutuhkan manajemen sepuluh user. Namun, untuk kebutuhan tim yang lebih besar, kamu dapat mengakses paket standard, premium, dan enterprise.

Monday.com

Monday.com dapat memanajemen komunikasi tim secara terpusat. Sehingga menjadikan komunikasi dalam pengerjaan proyek lebih efektif. 

Selain itu, Monday.com juga menyediakan fitur visual project management yang memberikan kamu tampilan interaktif. Kamu juga dapat memanajemen dokumen dan melakukan tracking tugas di Monday.com.

Projectmanager.com

Projectmanager.com adalah aplikasi project manager yang dapat membantu kamu merencanakan dan melaporkan proyek secara online. 

Source: Pexels

Aplikasi ini terintegrasi dengan Microsoft Project, Excel, dan Google Apps. Projecmanager.com hanya menyediakan dua paket langganan. Yaitu, paket team dan business.

Scoro

Scoro menyediakan fitur kalender untuk menjadwalkan rapat tim dan menentukan deadline. Scoro juga memudahkan kamu dalam membuat laporan anggaran proyek dan sudah terintegrasi dengan DropBox serta Outlook. 

Terdapat empat paket berlangganan agar kamu dapat menggunakan Scoro, yaitu essential, standard, pro, dan ultimate. 

Notion

Notion menyediakan fitur yang memudahkan kamu untuk merencanakan dan berkolaborasi dengan tim. Aplikasi project management ini juga sudah terintegrasi AI yaitu NotionAI yang berguna untuk mempercepat proses kerja dan menulis. Kamu dapat membuat roadmap, notasi rapat, dan update hasil kerja yang sudah diselesaikan.

Untuk kebutuhan individu, Notion dapat kamu akses secara gratis. Sedangkan untuk kebutuhan tim dan perusahaan, kamu dapat memilih paket langganan pluss, business dan enterprise.

Zoho Project

Zoho Project menyediakan fitur agar kamu dapat melakukan pelacakan tugas dan menagih hasil kerja tim dalam proyek yang kamu kerjakan. Tersedia fitur chat dan forum pages yang memudahkan kamu untuk berkomunikasi dengan tim. 

Zoho Project memberikan akses gratis untuk kapasitas tiga user. Jika kamu membutuhkan pengelolaan tim yang lebih besar, kamu dapat membeli paket premium dan enterprise. Dua paket tersebut dapat kamu uji coba secara gratis sebelum melakukan pembelian. 

Slack

Slack memudahkan kamu berkomunikasi dengan tim dengan adanya fitur instant messaging. Kamu juga dapat melakukan kontrol privasi terhadap proyek yang dikerjakan. Yaitu, dengan fitur setelan akses bagi semua orang atau hanya oleh anggota tim tertentu.

Kamu dapat mencoba menggunakan Slack secara gratis untuk kebutuhan personal. Namun, untuk kebutuhan tim dan perusahaan, kamu harus membeli paket berlangganan. Terdapat tiga paket berlangganan yang disediakan Slack, yaitu pro, business+, dan enterprise grid. 

Wrike

Wrike cocok digunakan untuk kebutuhan kolaborasi real time. Wrike dapat mengintegrasikan tugas ke Google Calendar dan Outlook, sehingga kamu dapat membuat timeline pengerjaan proyek. Selain itu, untuk menyimpan data project yang kamu jalankan dengan aman, Wrike menyediakan layanan penyimpanan yang Google Drive, Dropbox, dan Onedrive. 

Tersedia layanan gratis untuk akses personal di Wrike. Untuk kebutuhan tim yang lebih besar, tersedia paket team dan business yang dapat kamu beli dengan berlangganan setiap bulan. Untuk penggunaan jangka panjang, kamu dapat memilih paket enterprise dan pinnacle. 

Microsoft Project

Salah satu keunggulan yang dimiliki Microsoft Project adalah fitur untuk menyusun anggaran proyek dengan menggunakan Gantt chart. Dengan menggunakan Microsoft Project kamu dapat mengedit dan memperbarui data, membuat roadmap, menyusun laporan.

Terdapat tiga paket berlangganan Microsoft Project yang dapat kamu beli, yaitu Project Paket 1, Project Paket 3, Project Paket 5. 

ProofHub

ProofHub memiliki fitur multitasking, Gantt chart, laporan, kalender, dan template proyek yang memudahkan kamu dalam melakukan project management. ProofHub banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar seperti Netflix, Google, Nike, Disney, dan Nasa.

Terdapat dua paket pembelian ProofHub, yaitu ultimate control dan essential. Kamu dapat melakukan uji coba gratis sebelum melakukan pembelian. 

Kissflow Project

Kissflow Project dapat membantu kamu dalam merencanakan dan menetapkan tugas yang menjadi prioritas. Kamu juga bisa membuat laporan dan analisis proyek dengan lebih mudah. 

Kamu juga akan mendapatkan pengingat tugas yang akan memasuki deadline pengerjaan. Untuk mengakses semua fitur tersebut, KissFlow Project menyediakan tiga paket berlangganan, yaitu small business, corporate, dan enterprise.

Baca juga:

• Rekomendasi Tools Marketing Management
• Rekomendasi Tools Produst Management
• Rekomendasi Tools UX Design Gratis

TeamGantt

Proyek yang komplek dapat kamu kelola dengan lebih mudah dengan memanfaatkan grafik Gantt yang disediakan oleh TeamGantt. Grafik ini dapat digunakan untuk menyusun rencana dan menjadwalkan proyek yang kamu kerjakan.

Untuk kebutuhan individu, TeamGantt dapat diakses secara gratis. Sedangkan untuk seorang Project Manager, TeamGantt menyediakan tiga paket berlangganan, yaitu lite, pro, dan enterprise. 

Miro

Miro adalah tools project management yang berupa papan tulis untuk membantu kamu melakukan perencanaan proyek dan brainstorming ide. Kamu juga dapat melihat proyek yang sedang dikerjakan oleh tim dan berkomunikasi lewat chat. 

Kamu dapat mengakses Miro secara gratis. Namun, fitur yang tersedia cukup terbatas. Untuk mengakses semua fitur Miro, kamu dapat membeli paket berlangganan starter, business, dan enterprise.

Zapier

Bagi kamu yang menginginkan otomatisasi dalam manajemen file, maka kamu dapat memilih Zapier. Zapier memungkinkan file yang kamu butuhkan terunduh secara otomatis ke Dropbox. Kamu juga bisa mengintegrasikan Zapier dengan aplikasi project management lain seperti Trello.

Zapier memberikan akses gratis bagi kamu yang ingin menggunakan fitur otomatisasi sederhana. Jika ingin fitur yang lebih lengkap, kamu dapat membeli paket berlangganan starter, professional, team, dan company.

Tips Memilih Tools Project Management

Source: Pexels

Karena ketersediaan tools project management sangat beragam, kamu mungkin bingung dalam memilih yang akan kamu gunakan. Oleh karena itu kamu dapat menerapkan tips berikut untuk menentukan tools project management yang akan membantu pekerjaanmu. 

• Pertama, tentukan kebutuhan proyek yang sedang dijalankan oleh perusahaan tempat kamu bekerja. 
• Kedua, lakukan riset terhadap fitur-fitur tools project management yang tersedia. 
• Ketiga, pilih tools project management yang paling relevan untuk kebutuhan proyek perusahaan dan sesuai dengan anggaran pendanaan yang sudah ditetapkan.
• Keempat, cobalah beberapa fitur gratis dari tools project management tersebut. Karena, selain tidak memerlukan biaya, fitur tersebut juga dapat kamu jadikan gambaran sebelum menggunakan tools yang berbayar.

#BelajarLebihMudah Project Management Bersama Kelas.work

Nah, itu tadi tujuh belas rekomendasi tools project management yang dapat kamu pilih untuk menjadikan pekerjaan lebih efektif dan efisien dalam memanajemen proyek. 

Gimana? Apakah kamu sudah siap menggunakan tools project management dalam bekerja? Atau masih bingung untuk memulai karir sebagai Project Officer?

Tenang aja. Kamu nggak perlu khawatir! Kelas.work menyediakan kelas project management untuk efektivitas pengerjaan proyek perusahaan. Tentunya, di kelas ini, kamu dapat mempelajari berbagai penggunaan tools project management dalam memanajemen proyek yang kamu jalankan. Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, ikuti kelasnya sekarang juga!