Menelusuri Profesi Project Management yang Hits!

Setiap perusahaan pastinya memiliki seseorang yang berkontribusi untuk menjalankan serta mengelola sebuah proyek. Yup, tidak dapat dipungkiri project management adalah profesi yang mengedepankan ilmu praktikal yang diimplementasikan dengan baik dan sesuai.

Umumnya menjadi project management ini membutuhkan soft skill serta hard skill yang baik karena memang menjadi profesi yang satu ini dibutuhkan kualitas pekerjaan yang terbaik. Hal ini biasanya menjadi salah satu profesi yang menjadi incaran banyak perusahaan.

Ingin mengetahui lebih lanjut mengenai project management? Yuk ketahui di artikel kelas.work yang satu ini!

Apa itu Project Management?

Project Management adalah profesi yang mengedepankan ilmu, keterampilan, alat, dan teknik khusus untuk memberikan atau berkontribusi terhadap sesuatu yang bernilai kepada masyarakat atau perusahaan.

Secara umum project management ini sebuah profesi yang meng-handle atau mengelola suatu proyek dengan memanfaatkan ilmu, skills, alat ataupun yang lainnya untuk keberlangsungan suatu project tersebut.

Pastinya menjadi project management harus memiliki soft skills dan hard skills untuk menopang pekerjaan tersebut. Soft skills project management di antaranya.

• Komunikasi

• Leadership

• Motivasi

• Conflict Management

• Kemampuan beradaptasi

• Curiosity 

• Team Work

• Influence

Soft skills ini adalah keahlian yang ada didalam diri seseorang. Ini lebih mengarahkan kepada prinsip diri sendiri. Jadi soft skills ini sangat dibutuhkan oleh seorang project manager. Hard skills project management, di antaranya.

• Negosiasi

• Technical skills lainnya

• Menulis

• Organisasi

• Goals Achievement

• Project Plan

• Delegasi

• Budgeting

Dalam soft skills pasti ada hard skills untuk membantu peran soft skills tersebut. 8 hard skills ini mampu untuk dijadikan referensi dan mengembangkan untuk menjadi project manager.

Membangun Project Management

Source By: Istock

Dalam manajemen proyek, ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan agar proyek dapat berjalan sesuai rencana. Dikutip dari laman Project Management Institute, setidaknya ada 10 aspek yang harus diperhatikan dalam manajemen proyek, yaitu:

• Integrasi

• Ruang lingkup proyek

• Waktu

• Budget

• Kualitas

• Procurement (Pengadaan)

• Sumber daya manusia (Human Resources)

• Komunikasi

• Manajemen Mitigasi 

• Manajemen Stakeholder

Dari sepuluh aspek di atas, aspek yang dianggap paling penting adalah lingkup proyek. Mengapa? karena aspek ini merupakan inti dari semua proyek yang sedang berjalan.

Jika nanti ada perubahan ruang lingkup, waktu, biaya dan berbagai aspek lainnya juga akan berubah. Selain itu, dalam hal ini juga manajemen risiko, karena perusahaan harus membuat aspek bisnis seperti return on investment (ROI) pada proyek yang sedang dikerjakan.

Baca juga: 

• Ulasan Pentingnya Fungsi Manajemen 4.0
• Ulasan Pentingnya Fungsi Manajemen Risiko

Tahapan Project Management

Saat ingin mengerjakan sebuah proyek, tentunya ada berbagai proses di dalamnya. Proses-proses ini harus dipimpin oleh mereka yang dipercaya sebagai project manager atau manajer proyek. Nah, adapun tahapan yang harus dilakukan project management adalah sebagai berikut:

1. Memulai (Initiating)

Hal pertama yang dilakukan dalam project management adalah melakukan inisiasi proyek terlebih dahulu. Dalam proses ini, ada banyak variabel yang harus ditentukan, yaitu tujuan proyek, ruang lingkup proyek, pemilihan manajer proyek, risiko yang mungkin timbul, anggaran yang dibutuhkan, dan perkiraan waktu yang lebih besar.

Dari keenam variabel di atas, yang terpenting adalah tujuan proyek, hal-hal yang ingin dicapai, dan ruang lingkup proyek. Mengapa? karena inti dari manajemen proyek adalah memastikan bahwa semua proses yang dilakukan pada akhirnya akan sesuai dengan tujuan awal.

2. Perencanaan (Planning)

Setelah menyebutkan berbagai jenis variabel yang penting dalam suatu proyek, langkah selanjutnya adalah perencanaan. Dalam proses ini, manajer proyek harus dapat membuat desain rinci mengenai keseluruhan proyek, dari awal hingga akhir.

Beberapa contoh seperti berapa banyak sumber daya manusia yang dibutuhkan, berapa banyak sumber daya eksternal yang dibutuhkan, jadwal rinci, dan rencana implementasi

Jadi, ketika merencanakan sebuah proyek, para stakeholders juga akan dipertimbangkan. Mengapa? karena mereka harus dilibatkan untuk mengetahui hal-hal penting lainnya, seperti risiko dan juga kemajuan selama proyek berlangsung.

3. Pelaksanaan (Executing)

Ketika rincian terkait dengan rencana telah dibuat dan juga disetujui oleh project manager dan stakeholders kepentingan, maka proyek baru dapat dilakukan.

Dalam proses implementasinya, project manager akan bertugas untuk memastikan semua hal berjalan sesuai dengan timeline dan budget yang telah ditentukan sebelumnya.

Mulai dari memilih sumber daya manusia yang mumpuni dalam mengerjakan proyek, memilih pemimpin tim, mengadakan perjanjian kontrak dengan vendor, pemasok, dan berbagai pihak luar lainnya.

Project manager juga harus memastikan bahwa pekerjaan di lapangan dapat berjalan lancar dengan memilih tim yang tepat dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan setiap anggota tim dan stakeholders.

Dengan banyak tanggung jawab tersebut, seorang project manager diharapkan memiliki tingkat kapasitas yang memadai, seperti disiplin, profesionalisme, berkomunikasi dan memimpin proyek dengan baik.

4. Pengawasan (Supervising)

Saat menjalankan sebuah proyek, seorang project manager harus dapat menilai setiap kemajuan sesuai dengan rencana. Selain itu, ia juga harus melakukan pengawasan untuk mengetahui jika nantinya ada kesalahan atau kegiatan yang tidak sesuai dengan rencana.

Jika diperlukan perubahan atau perbaikan, baik dari segi kinerja maupun implementasi sistem, umumnya semua hal tersebut akan mudah ditemukan pada tahap ini.

Dalam hal ini diperlukan pengawasan yang ketat agar semuanya dapat terlaksana sesuai rencana.

5. Penutupan (Closing)

Ketika proses selesai dan disetujui oleh para stakeholders, proyek dapat dinyatakan selesai. Selama proses penutupan, pihak ketiga project manager akan menyimpulkan kontrak dengan berbagai pihak eksternal yang sebelumnya telah terlibat, membuat arsip berbagai dokumen penting, dan membuat laporan proyek.

Meski begitu, pengelolaan proyek ini belum bisa dikatakan tuntas. Sebab, masih ada proses lanjutan, seperti proses maintenance dan penyelesaian berbagai masalah yang mungkin timbul. Proses lanjutan ini masih termasuk dalam lingkup pekerjaan project management.

Manfaat Project Management bagi Perusahaan

Sumber: Istock

Keuntungan utama dari project management adalah membantu mengelola proyek secara efektif, memungkinkan perusahaan menyelesaikan masalah dengan lebih cepat. Mengikuti praktik yang baik dapat membantu:

• Meningkatkan peluang perusahaan untuk mencapai hasil yang diinginkan

• Mendapatkan perspektif baru tentang proyek perusahaan, dan kesesuaiannya dengan strategi bisnis 

• Dapat memprioritaskan sumber daya bisnis perusahaan dan memastikan penggunaannya yang efisien

• Mengatur ruang lingkup, jadwal, dan budget secara akurat 

• tetap pada jadwal dan menjaga biaya dan sumber daya untuk anggaran

• Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja

• Mendorong komunikasi yang konsisten di antara staf, pemasok, dan klien

• Memenuhi berbagai kebutuhan pemangku kepentingan proyek

• Mengurangi risiko kegagalan proyek

• Meningkatkan kepuasan konsumen

• Mendapatkan keunggulan kompetitif dan tingkatkan laba perusahaan

• Tidak memiliki proses untuk mengelola proyek dapat mengakibatkan hilangnya waktu, pemborosan uang, inkonsistensi, dan kinerja yang buruk.

#BelajarLebihMudah Project Management Bersama Kelas.com

Setelah mengetahui lebih lanjut mengenai project management, pastinya perusahaan perlu memanfaatkan dengan baik untuk para angkatan kerja. Nyatanya, project management tidak hanya berlaku untuk menghadapi suatu event saja, melainkan juga keseluruhan kemungkinan dari tantangan di masa depan.

Kompleksitas yang ditemukan dalam project management menjadi gambaran bahwa diperlukan adanya kerjasama antar tim dalam suatu perusahaan. Dan tidak jarang juga bila project management menjadi wadah untuk melakukan evaluasi kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Gimana? Lengkap kan penjelasan mengenai profesi project management-nya? Ingin tahu info hinga tips dan trik seputar karier? Yuk, kunjungi sekarang!