Pelajari Fitur HRIS Hingga Fungsi Penggunaannya pada Perusahaan

Untuk menjadi seorang HR, kamu perlu memahami bagaimana tugas dan tanggung jawab saat bekerja. Terlebih lagi, dalam menjalankan tugas kamu perlu memiliki skill dalam menguasai berbagai software atau tools penunjang pekerjaanmu.

Salah satunya adalah human resource information system (HRIS). Dengan HRIS, seorang HR akan lebih mudah mendapatkan informasi mengenai seluruh karyawan dan penyimpanan data karyawan.

Lantas, apa itu HRIS dan bagaimana fitur penggunaan HRIS tersebut? Gak usah bingung, pembahasan yang lengkap sudah Kelas.com rangkum dalam artikel ini khusus untuk kamu! Yuk, dibaca sampai selesai ya!

Apa Itu HRIS?

HRIS atau human resource information system merupakan software yang menyediakan penyimpanan terpusat dari master data karyawan yang diperlukan oleh human resource management (HRM). HRIS akan menyelesaikan proses pekerjaan HR menjadi lebih efisien melalui penggunaan teknologi.

Dalam storage HRIS, dapat memproses hingga mengelola data karyawan. Mulai dari nama, alamat, nomor KTP atau Jaminan Sosial, informasi visa atau izin kerja, dan informasi tentang tanggungan.

HRIS menyediakan satu sumber data akurat mengenai seluruh karyawan dalam organisasi. Misalnya seperti administrasi penggajian dan tunjangan, perekrutan karyawan baru, hingga memantau data waktu, kehadiran, hingga waktu istirahat karyawan.

Kenapa HRIS Penting?

Sumber: Freepik

HRIS dianggap penting bagi organisasi perusahaan modern untuk mempertahankan operasional human resource management yang efisien dan akurat. HRIS dapat mengurangi beban administratif manual serta mengotomatisasi alur kerja.

Selain itu, HRIS menjadi tools yang memungkinkan tim HR dalam membuat strategis yang membangun budaya dan komunitas di seluruh organisasi.  HRIS juga penting dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini hingga di masa depan untuk mewujudkan manfaat penuh dari investasi teknologi pada departemen HR.

Fungsi HRIS

Dalam menjalankan software-nya, HRIS memiliki beberapa fungsi yang berguna bagi departemen HR dalam memudahkan pekerjaannya mulai dari fungsi perekrutan, pelacakan pelamar, manajemen waktu dan kehadiran, penilaian kinerja, hingga administrasi tunjangan. Selain itu, ada beberapa fungsi HRIS lainnya di antaranya.

Mengurangi Dokumen

HRIS memiliki repository terpusat untuk data karyawan menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan file kertas, yang mudah rusak. Selain itu, HRIS dapat menunjang kebutuhan untuk mencari informasi mengenai file karyawan.

Untuk itu, perusahaan dapat mengurangi sampah dokumen kertas. HRIS juga akan dengan mudah diakses oleh berbagai perangkat seperti PC hingga ponsel, jadi karyawan dapat mengaksesnya dimanapun.

Menyederhanakan Analisis dan Visualisasi Prediktif

Tergantung pada jenis software HRIS, ada beberapa software dapat menghasilkan berbagai laporan dan menawarkan analisis SDM mengenai metrik penting seperti jumlah karyawan hingga pergantian karyawan. Software HRIS modern juga menawarkan kemampuan visualisasi untuk data karyawan, seperti bagan organisasi yang ditampilkan secara otomatis.

Meningkatkan Produktivitas

HRIS secara tidak langsung akan meningkatkan produktivitas karyawan. Terlebih lagi, karyawan dapat mengaksesnya secara mandiri sehingga produktivitas departemen HR akan jauh lebih baik dan terjaga karena dibantu oleh sistem .

Saat HRIS menawarkan layanan mandiri kepada karyawan, proses pembuatan master data karyawan akan membuat perubahan organisasi menjadi lebih efisien. Dengan begitu, HRIS akan menggunakan waktu yang lebih singkat 

Memberikan Fleksibilitas

HRIS juga berfungsi untuk meningkatkan fleksibilitas tambahan bagi pekerja remote working. Dengan data serta berbagai fitur-fitur menarik, maka HRIS dapat memberikan data akurat meliputi lokasi, cuti, dan lainnya.

HRIS akan memberikan fleksibilitas tinggi bagi para pekerja seluruh departemen. Dari sisi departemen HR, HRIS dianggap sangat fleksibel dalam membantu melakukan seleksi perekrutan karyawan baru.

Baca juga:

• Fundamental dan Framework Talent Management
• Pahami Jenis dan Proses Manpower Planning

Fitur HRIS

Dengan berbagai fungsi yang dapat dilakukan oleh HRIS, tentunya software ini memiliki berbagai fitur menarik yang memudahkan HR maupun karyawan dalam mengaksesnya. Adapun beberapa fitur menarik HRIS.

Applicants Tracking System (ATS)

Fitur menarik dari HRIS yang pertama adalah memiliki applicants tracking system atau ATS. Fitur ini akan menyelaraskan tujuan seperti merekrut dan mempekerjakan orang baru ke dalam bisnis akan menjadi mudah.

Hal itu disebabkan karena semua lamaran, informasi, resume, dan kuesioner pelamar akan ditempatkan di satu lokasi yang nyaman. Fitur HRIS ini juga akan memberikan peningkatan kualitas kehidupan kerja seorang karyawan sejak hari pertama. Melalui peningkatan organisasi, menarik talenta dengan menunjukkan kepemimpinan dalam berorganisasi dan memiliki struktur yang jelas dalam organisasi.

Manajemen Payroll

HRIS akan mengotomatiskan jadwal pembayaran karyawan atau gaji, menyimpan data waktu dan kehadiran. Otomatisasi ini memungkinkan staf memasukkan informasi cuti secara mandiri yang kemudian disetujui oleh supervisor.

Manajemen payroll juga dianggap sebagai fitur yang membantu departemen HR untuk menghitung jumlah gaji yang akan didapatkan setiap karyawan. Oleh karena itu, dengan fitur ini, HRIS akan menghemat waktu HR yang berharga untuk fokus pada pekerjaan lainnya.

Employee Benefits 

Software HRIS dapat memberikan opsi layanan mandiri bagi karyawan untuk meninjau informasi tunjangan yang didapatkan dan menyederhanakan periode pendaftaran terbuka. Karyawan dapat membuat perubahan yang disetujui terhadap informasi manfaat  ketika perubahan hidup terjadi.

Fungsi ini juga memungkinkan karyawan untuk mencari informasi manfaat ketika karyawan memiliki pertanyaan tentang hal-hal seperti asuransi kesehatan, medical coverage, dan lainnya. Dengan begitu, karyawan dapat mengakses segala informasi tersebut dalam satu sistem.

Performance Management

Kebutuhan performance management seperti penetapan tujuan, kebutuhan pengembangan dan pelatihan, penilaian mandiri, hingga survei anonim merupakan opsi yang tersedia melalui HRIS. Fitur-fitur ini memungkinkan karyawan menyelesaikan pelatihan dan survei dari jarak jauh.  

Hal ini mendorong peningkatan partisipasi karena staf dapat memberikan tanggapan dari rumah dan dimana saja. Meskipun penting untuk mengadakan rapat evaluasi yang melibatkan staf, beberapa area evaluasi kinerja dapat diselesaikan sendiri oleh karyawan dengan cara yang efektif untuk  mendorong refleksi yang jujur ​​dan peningkatan partisipasi. 

Recruitment Karyawan Baru

HRIS akan memudahkan karyawan dan HR dalam masa Dengan HRIS kegiatan recruitment dapat menjangkau kumpulan kandidat dalam jumlah besar ketika ada lowongan pekerjaan dan menerapkan standar seleksi pada lamaran yang diterima.

Selain itu, fitur HRIS ini dapat menganalisis SDM untuk mencocokkan lowongan pekerjaan dengan kandidat yang sesuai dari kumpulan lamaran. Hal ini menjadikan perangkat lunak HRIS sangat bermanfaat bagi perusahaan dengan tingkat turnover yang tinggi karena dapat meningkatkan praktik perekrutan dan ekspektasi terhadap standar karyawan tanpa harus menginvestasikan banyak waktu serta sumber daya.

Tantangan Menggunakan HRIS

Sumber: Freepik

Untuk menggunakan HRIS, tantangan utamanya adalah kesulitan yang mungkin menghambat kinerja HRIS tersebut. Misalnya seperti resistensi pengguna, kualitas data, masalah integrasi, keterbatasan skalabilitas, atau kebutuhan pelatihan. 

Untuk menilai cakupan dan tingkat keparahan tantangan penggunaan HRIS, maka HR perlu melakukan penilaian yang melibatkan pengumpulan dan analisis feedback dari karyawan, manajer, atau vendor. Selain itu, HR juga perlu membandingkan HRIS dengan praktik dan standar terbaik di bidangnya agar tidak berhasil dalam tantangan yang ada.

Dengan tantangan yang ada, HR perlu memahami berbagai cara menggunakan HRIS dengan baik sehingga penggunaan HRIS akan jauh lebih baik. Untuk itu, kamu bisa coba mengikuti berbagai pelatihan dalam mengoperasikan HRIS.

#BelajarLebihMudah Melalui Bootcamp Human Resource di Kelas.com

Nah, dengan HRIS dapat menjadi solusi bagi seorang HR untuk melakukan pekerjaan. Bukan hanya bagi HR, software HRIS juga berguna bagi seluruh orang yang terlibat dalam organisasi atau perusahaan mulai dari karyawan, manajer, dan lainnya.

Dengan berbagai fitur menarik yang dimiliki oleh HRIS, maka kamu perlu menguasai skill human resource yang baik sehingga dapat mengoptimalkan HRIS sesuai fungsinya. Lantas, apakah kamu tertarik untuk mempelajarinya? Yuk, ikuti kelas bootcamp human resource lebih mudah bersama ahlinya di Kelas.com.

Bootcamp ini akan berguna bagi kamu yang baru saja ingin terjun ke dunia HR. Selain itu, kamu akan mempelajari berbagai materi human resources hingga persiapan kerja sebagai HR profesional. Gimana, menarik banget, kan? Jadi, buruan ikut bootcamp-nya sekarang juga!