Para HR Profesional Wajib Tahu Tentang Job Design dan Manfaatnya

Kamu ingin berkarir sebagai HR atau human resource? Tentunya, kamu perlu menyiapkan skill dan memahami setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang HR. Salah satunya adalah menyusun pekerjaan atau job design.

Lantas, apa itu penyusunan pekerjaan atau job design? Eitss.. Tenang aja! Kali ini Kelas.com akan membahas tuntas seputar job design mulai dari pengertian, manfaat, strategi yang dapat dilakukan, hingga komponen job design. Simak artikelnya sampai selesai, ya!

Apa itu Job Design atau Penyusunan Pekerjaan?

Melansir Indeed, job design merupakan proses yang digunakan perusahaan untuk menciptakan pekerjaan baru atau menambah tugas pada pekerjaan yang sudah ada. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk lebih mudah mencapai tujuannya dengan memiliki lebih banyak karyawan yang melakukan lebih banyak tugas dalam organisasi. 

Job design akan melibatkan pengembangan posisi baru atau menyesuaikan serangkaian tugas yang tercakup dalam posisi saat ini pada karyawan. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin menambahkan tugas pada posisi Desain Grafis yang sedikit melampaui pekerjaan desain.

Hal ini pada dasarnya memerlukan pengintegrasian tugas dan kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan tugas atau proyek tertentu guna meningkatkan nilai dan kinerja yang maksimal.

Seorang HR Manager perlu memastikan setiap pekerjaan telah diatur sehingga dapat dilakukan dengan baik dan mudah serta cocok untuk orang yang melakukannya. Dalam pembuatannya, job design dapat menentukan hal-hal berikut:

• Melihat bagaimana karyawan menyelesaikan tugas

• Tugas diberikan oleh tiap karyawan

• Memiliki urutan yang dibutuhkan karyawan dalam menyelesaikan tugas

Manfaat melakukan Job Design atau Menyusun Pekerjaan?

Sumber: Freepik

Perlu diketahui bahwa job design merupakan hal yang sangat penting karena sebuah proses yang memastikan bahwa pekerjaan tetap diperbarui dan relevan bagi karyawan. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi ketidakpuasan yang muncul saat melakukan pekerjaan sehari-hari.

Ketidakpuasan ini dapat menyebabkan karyawan meninggalkan organisasi dan menimbulkan masalah bagi perusahaan. Sehingga, job design dapat memperbarui pekerjaan secara berkala sehingga tetap relevan bagi perusahaan dan juga industri. 

Di sisi lain, job design akan memastikan bahwa profil pekerjaan terus ditingkatkan menjadi pekerjaan yang lebih baik daripada membiarkannya menjadi peran pekerjaan yang monoton. Lebih jelasnya lagi, job design memberikan manfaat dalam 3 hal seperti:

Menyelaraskan Bisnis dengan Karyawan

Job design yang sukses dapat membantu menyelaraskan nilai-nilai bisnis dan karyawan. Hal ini dapat mengakibatkan penurunan pergantian pekerja dan juga membantu mendorong peningkatan produktivitas.

Mendapatkan Keunggulan yang Kompetitif

Job design atau penyusunan pekerjaan yang teratur memungkinkan perusahaan untuk selalu mengikuti perkembangan perubahan ini untuk menarik talenta terbaik. Dengan begitu, perusahaan juga dapat membantu dalam meningkatkan kompetensi karyawan.

Meningkatkan Motivasi Kerja

Peran dan tanggung jawab yang dibangun dengan cara yang dirancang dengan baik dapat membantu meningkatkan motivasi kerja karyawan. Selain itu, job design akan mengurangi kebingungan tugas pekerjaan bagi karyawan ketika bekerja.

Baca juga:

• Tips Merekrut Karyawan IT Baru Bagi Perusahaan
• Strategi Manajemen Pengunduran Diri Karyawan

Strategi Membuat Job Design atau Menyusun Pekerjaan

Dalam membuat job design, kamu perlu memperhatikan beberapa hal agar hasil yang didapatkan juga sesuai dan akurat. Untuk itu, kamu bisa memastikan strategi job design sebagai berikut.

Job Rotation

Job Rotation adalah strategi pertama yang dapat dilakukan dalam membuat job design. Job rotation adalah proses di mana karyawan dialihkan dari satu tugas ke tugas lainnya yang bertujuan agar karyawan menjadi multi skill dan mampu menjalankan berbagai peran dan tugas di perusahaan.

Job Enrichment

Strategi ini akan memungkinkan karyawan memiliki otoritas dan akuntabilitas lebih besar dalam organisasi. Job enrichment akan membuat pekerjaan ditujukan agar karyawan merasa lebih penting dan puas.

Job Enlargement

Job enlargement akan terjadi ketika lebih banyak tugas yang ditambahkan ke peran pekerjaan secara horizontal, artinya meskipun variasi tugas dan tugas meningkat karyawan akan tetap berada pada tingkat hierarki yang sama. Strategi ini diterapkan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dalam peran mereka saat ini, menjadi lebih multi skill dan menghindari kejenuhan dalam bekerja.

Job Simplification

Berbanding terbalik dengan strategi sebelumnya, strategi job simplification justru meringkas pekerjaan ketika dirasa karyawan mendapatkan tugas yang lebih luas. Strategi ini dapat digunakan dalam membuat tugas besar menjadi beberapa bagian yang lebih kecil untuk menjaga motivasi karyawan karena tugas tidak akan dianggap terlalu menantang.

Duty Allocation

Duty allocation adalah strategi yang dibuat ketika perusahaan membentuk tim departemen yang masing-masing memiliki peran tertentu. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin ingin melakukan ekspansi secara internasional dan memerlukan beberapa departemen untuk tugas ini, sehingga perlu dibagi tugas yang masing-masing departemen untuk mencapai tujuan perusahaan.

Job Crafting

Job crafting merupakan strategi ketika karyawan memperoleh tanggung jawab tambahan dalam perannya seiring berjalannya waktu. Hal ini dapat mencakup jenis tugas yang menjadi tanggung jawab, ruang lingkup tugas, dan apakah tugas baru tersebut meningkatkan interaksi dengan karyawan atau departemen lain.

Komponen Penyusunan Pekerjaan atau Job Design

Sumber: Freepik

Tidak hanya memperhatikan strategi, sebagai HR Manager kamu perlu memperhatikan komponen tambahan dalam membuat job design sebagai berikut.

Feedback

Hal ini mengacu pada sejauh mana seorang karyawan menerima umpan balik langsung terhadap kinerja karyawan. Tim membutuhkan feedback untuk memotivasi karyawan dalam jangka panjang. 

Manajer perlu memberikan umpan balik mengenai kinerja selama masa jabatan setiap karyawan, dan tidak hanya pada tinjauan kinerja tahunan atau dua tahunan.Dengan job design akan mencakup semua karakteristik inti sehingga dapat membantu meningkatkan motivasi karyawan dan meningkatkan kinerja.

Autonomy

Autonomy akan mengukur tingkat kebebasan dan kemampuan setiap karyawan untuk menjadwalkan tugas. Karyawan ingin dapat mengambil keputusan dan memiliki fleksibilitas dalam peran mereka. 

Kebanyakan karyawan akan mengalami penurunan motivasi jika mereka merasa tidak mempunyai kebebasan atau sedang diatur secara mikro. Tingkat otonomi tertentu dapat menghasilkan pengalaman karyawan yang lebih baik dan, sebagai hasilnya, peningkatan produktivitas.

Skill Variety

Skill variety mengacu pada rentang kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Karyawan ingin dapat memanfaatkan berbagai keterampilan selama bekerja agar tidak bosan. 

Motivasi karyawan akan meningkat jika anggota tim menggunakan berbagai skill yang berbeda-beda dalam posisinya, dibandingkan satu set keterampilan secara berulang-ulang. Kamu dapat memperkenalkan lebih banyak variasi keterampilan pada peran melalui peluang pekerjaan bayangan dan kursus pembelajaran yang diperluas.

Task Identity

Task identity berarti sejauh mana suatu pekerjaan melibatkan penyelesaian suatu pekerjaan yang dapat diidentifikasi dari awal hingga akhir, dengan hasil yang terlihat. Karyawan yang termotivasi akan lebih mungkin menyelesaikan tugas jika mereka mengidentifikasi diri dengan tugas tersebut dan telah menyelesaikannya dari awal hingga selesai.

Jika seorang HR Manager mampu mendorong karyawan untuk mengidentifikasi suatu tugas, karyawan akan lebih termotivasi untuk menyelesaikannya dan mencapai hasilnya. Karyawan yang memberikan kontribusi kecil pada banyak proyek, namun tidak pernah melihat hasilnya akan kurang mengidentifikasi pekerjaannya, sehingga menciptakan motivasi karyawan yang lebih rendah.

Task Significance

Komponen task significance dinilai sangat penting untuk mengukur sejauh mana suatu pekerjaan berdampak pada orang lain di dalam dan di luar organisasi. Karyawan merasa bahwa pekerjaannya penting bagi organisasinya, maka akan termotivasi untuk melakukannya dengan baik dan hal ini akan berdampak pada peningkatan produktivitas karyawan. 

Sebaliknya, jika karyawan merasa pekerjaannya tidak diperhatikan, atau tidak berdampak pada siapa pun, hal ini akan menyebabkan keterlibatan karyawan menurun dan kurang termotivasi untuk menyelesaikan tugas. Untuk itu, kamu sebagai HR Manager kamu perlu memperhatikan hal ini.

Tips Membuat Job Design Yang Baik Bagi HR Manager

Sebagai HR Manager, kamu akan bertanggung jawab dalam membuat job design yang baik dan sesuai dengan tujuan serta manfaat nya. Untuk itu, kamu bisa mempelajarinya terlebih dahulu dan harus mampu dalam menentukan strategi mana yang tepat ketika membuat job design. 

Jika kamu masih bingung dalam membuat job design yang baik, kamu dapat mengikuti seminar maupun kelas pelatihan yang dapat membantu kamu dalam melakukan pekerjaan sebagai HR Manager lebih dalam lagi. Terlebih lagi, sekarang sudah banyak kelas pelatihan yang dapat diakses secara online sehingga tidak membuang waktu kamu.

#BelajarLebihMudah Melalui Kelas Human Resources di Kelas.com

Nah, salah satu kelas human resources terbaik dan lengkap bisa kamu dapatkan langsung di Kelas.com! Ada berbagai jenis kelas human resources yang dapat kamu ambil sesuai dengan kebutuhan mulai dari level Junior sampai Manager. Gak hanya itu, Kelas.com juga memiliki tutor profesional yang andal dalam bidangnya serta kurikulum yang berstandar tinggi.

Lebih lengkapnya lagi, seluruh kelas human resources bisa kamu akses secara online dimanapun dan kapanpun juga! Gak sampai situ aja, kamu akan dapatkan akses kelas seumur hidup serta sertifikat yang bisa menunjang CV kamu. Tunggu apalagi? Yuk, pilih dan ikuti kelasnya sekarang juga!