Kenali Bebagai Komponen dan Jenis MIS pada Perusahaan

Kegiatan operasional yang berlangsung setiap hari, membuat para pekerja yang ada di dalam perusahaan harus mengambil keputusan yang akan berdampak pada perkembangan bisnis. Namun, ini bukan perkara mudah, karena banyaknya data dan informasi yang dimiliki, perusahaan harus menganalisis data yang tersedia dengan cara paling efisien yang bisa dilakukan. 

Nah, management information system (MIS) bisa jadi solusi untuk masalah tersebut. Dengan penyajian data serta informasi yang detail dan terstruktur, MIS sangat membantu keberlangsungan bisnis perusahaan. 

Apakah kamu termasuk orang yang terbantu dengan adanya MIS? Atau kamu justru baru pertama kali mendengar management information system? Supaya rasa penasaranmu terpenuhi, berikut Kelas.com akan mengupas hal-hal tentang MIS hingga tuntas. Simak baik-baik, ya!

Apa itu Management Information System atau MIS?

Dilansir dari Shopify, management information system (MIS) adalah jaringan dan aplikasi berbasis komputer terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, serta menganalisis data. MIS membantu perusahaan serta orang-orang di dalamnya membuat keputusan yang tepat. Bahkan tidak hanya sekadar mengumpulkan data, MIS juga dapat mengatur dan menafsirkan data-data tersebut menjadi sebuah laporan yang lebih mudah dibaca. 

MIS mendapatkan data yang dibutuhkan dari banyak sumber, lalu disimpan di beberapa database. Saat ini, MIS banyak digunakan untuk melakukan evaluasi karyawan, tim, hingga departemen dan menyokong dalam menciptakan strategi bisnis yang tepat. Terlebih dalam lingkungan bisnis yang serba cepat, akses informasi yang tepat waktu dan akurat sangat dibutuhkan untuk kesuksesan bisnis. 

Pentingnya MIS bagi Bisnis

Sumber: Pexels

MIS penting bagi perusahaan karena dapat menyimpan, memproses, dan menafsirkan data dalam jumlah besar dari berbagai sumber. Selain itu, management information system ini juga mampu menghasilkan laporan yang terperinci, sehingga dapat dijadikan pedoman ketika merancang strategi bisnis. 

Dengan proses pengorganisasian data bisa dilakukan secara otomatis menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras, kamu tidak butuh waktu lama untuk mengelola informasi bisnis yang penting. Justru kamu bisa menggabungkan banyak informasi dalam operasional bisnis sehari-hari, misalnya saja catatan tentang riwayat transaksi bisnis bersama konsumen atau supplier. 

Ditambah lagi, dengan menggunakan data yang terdapat dalam database MIS, karyawan bisa mengkorelasikan berbagai titik data, lalu menggunakannya untuk menyusun strategi bisnis. Contohnya, MIS dapat menghasilkan laporan analitis yang diambil dari data penjualan terdahulu dari berbagai periode.  

Benefit Penggunaan MIS pada Bisnis

Tujuan utama management information system adalah untuk mempermudah pemrosesan dan penyimpanan data, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan bisnis secara bijak. Namun, di samping itu, MIS punya beberapa manfaat lain yang bisa kamu dapatkan. Berikut penjelasannya. 

Lokasi Data yang Terpusat

MIS membuat semua data dalam perusahaan bisa disimpan di dalam satu sistem yang sama. Apalagi sebagian besar perangkat lunak MIS berbentuk cloud, jadi transfer datanya pun lebih mudah saat sewaktu-waktu dibutuhkan. Data dan informasi yang terkumpul secara akurat, dapat membantu perusahaan merencanakan serta menghasilkan strategi bisnis yang tepat sasaran. 

Memungkinkan Laporan Diterima Secara Real-Time

Dengan kemampuannya untuk memproses data secara real-time, MIS bisa membuat operasional perusahaan menjadi lebih efisien dan dinamis. Para karyawan bisa mendapatkan dan merespons informasi jauh lebih cepat. Selain itu, apabila terdapat potensi ancaman, hal ini bisa langsung terdeteksi, sehingga masalah tersebut dapat diatasi dengan segera. 

Menghasilkan Laporan Analitis 

Fungsi MIS selanjutnya yakni mengatur dan menganalisis data, kemudian menggunakan untuk menghasilkan laporan yang informatif. Dengan laporan ini, perusahaan bisa mengevaluasi kinerja tiap tim maupun departemen, lalu mengidentifikasi langkah selanjutnya yang perlu diambil. 

Data Aman dan Terjamin

Data dan informasi yang disimpan sembarangan bisa membahayakan karena mudah sekali untuk diretas. Nah, MIS membantu seluruh data tersebut disimpan di dalam database yang telah dilengkapi dengan keamanan sedemikian rupa. Selain itu, MIS berbasis cloud juga lebih mudah dalam pencadangan data. 

Menghemat Waktu 

management information system mampu menghemat waktu dan sumber daya milik perusahaan. Dengan prosesnya yang cepat, kegiatan operasional perusahaan juga berjalan tanpa hambatan. Hal ini dapat meningkatkan profit bisnis, terlebih lagi perusahaan tak memerlukan tenaga kerja manual karena segala proses sudah otomatis secara digital. 

Baca juga:

• Fungsi, Jenis, dan Manfaat Database Bagi Perusahaan
• Fitur Hingga Fungsi Penggunaan HRIS pada Perusahaan

Fungsi Umum MIS

Selain manfaat, MIS juga memiliki tiga fungsi utama yang dijalankannya dalam suatu perusahaan. Adapun, fungsi-fungsi tersebut sebagai berikut.

Data Collection 

Seperti yang sudah diketahui sebelumnya, MIS berfungsi sebagai tempat penyimpanan data, serta memastikan semua data yang relevan dapat diakses oleh siapapun yang bertanggungjawab untuk mengambil keputusan. Misalnya, laporan keuangan, riwayat pembelian, dan catatan karyawan yang dibutuhkan oleh departemen HR. 

Data Processing 

MIS dapat memproses data mentah menjadi sajian informasi yang lebih mudah untuk disortir, diklasifikasi, hingga ditafsirkan ke dalam laporan. Dengan mengubah semua data ini menjadi informasi, MIS akan membantu kamu dalam menyusun laporan, visualisasi, maupun ringkasan yang membantu perusahaan memahami keadaan bisnis saat ini dan memperkirakan keputusan yang tepat di masa depan. 

Data Management

MIS juga dapat mengatur dan memelihara data secara sistematis. Dengan adanya manajemen data, informasi yang dimiliki perusahaan pun tetap relevan dan dapat digunakan kapanpun ketika perusahaan ingin melakukan perencanaan bisnis. 

4 Komponen MIS

Terdapat empat komponen utama dalam MIS yang saling berkesinambungan agar dapat mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Dilansir dari Guru99, berikut ini komponen dalam management information system tersebut. 

People 

Hal yang termasuk ke dalam komponen people adalah orang-orang yang menggunakan MIS untuk pekerjaan sehari-hari dan pengambilan keputusan bagi perusahaan. Biasanya, yang menggunakan MIS di antaranya yakni akuntan, manajer, personalia, dan masih banyak lagi. 

Data

MIS merupakan segala data dan informasi yang tersimpan dalam database, yang kemudian digunakan untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. Data tersebut bisa berupa transaksi yang dilakukan, atau absen masuk-keluar karyawan setiap harinya. 

Hardware 

Komponen hardware merupakan perangkat keras yang digunakan untuk management information system. Perangkat keras ini akan mempercepat proses pengolahan data menjadi sebuah informasi, juga memiliki daya komputasi untuk memproses data tersebut. Adapun, yang termasuk ke dalam hardware ialah monitor, keyboard, hard drive, dan masih banyak lagi. 

Software 

Software atau perangkat lunak mengacu pada perangkat lunak khusus untuk menyelesaikan operasional bisnis perusahaan dengan bantuan MIS. Perangkat lunak dibagi menjadi dua bagian, yakni system software dan applications software. Contoh dari komponen software ini seperti ERP dan CRM.

5 Jenis MIS

Sumber: Pexels

Terdapat beberapa jenis management information system yang berguna untuk mengelola berbagai bisnis. Berikut jenis-jenis MIS dalam perusahaan. 

Transaction Processing Systems (TPS)

Transaction processing systems (TPS) biasanya menjadi dasar dari MIS yang terintegrasi dengan perusahaan manapun. Pada jenis ini, dibutuhkan data mentah dari dalam dan luar perusahaan untuk disimpan di database. 

Data tersebut dapat diproses secara real-time saat ditambahkan, atau menggunakan pemrosesan batch yang mana data biasanya diolah dalam waktu tertentu dalam sehari. Contoh dari TPS yakni informasi penggajian karyawan, yang seringkali diproses setelah jam kerja selesai. 

Management Support Systems (MSS)

Setelah TPS mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan, informasi ini dapat diakses oleh management support systems (MSS) atau sistem pendukung manajemen untuk dianalisa. Dengan begitu, data bisa diberdayakan oleh perusahaan untuk menghasilkan keputusan bisnis yang tepat. 

Decision Support Systems (DSS)

Decision support systems (DSS) membantu perusahaan dalam membuat keputusan, dengan mengandalkan model komputer interaktif yang mengeksplorasi secara real-time. DSS mengambil data spesifik dari database internal berdasarkan perintah yang diajukan oleh pengguna. 

Misalnya, seorang manajer melakukan perbandingan data penjualan dan informasi demografis pelanggan untuk tahu jenis produk seperti apa yang laku di pasaran. Dengan begitu, manajer bisa merancang strategi bisnis yang merilis produk baru yang paling diminati konsumen.

Executive Information Systems (EIS)

Jenis MIS ini beroperasi dengan cara yang mirip seperti DSS, namun software-nya disesuaikan untuk posisi eksekutif dalam perusahaan, sehingga mereka dapat membuat keputusan bisnis yang tepat. Misalnya, CEO yang ingin membandingkan keuntungan perusahaannya dengan kompetitor, menggunakan akses executive information systems (EIS). 

Expert Systems

MIS satu ini menggunakan artificial intelligence (AI) untuk memberikan saran bisnis, dengan keputusan yang mirip seperti yang disampaikan manusia. AI dapat menjadi solusi yang memberikan penalaran what if. 

Expert systems ini cenderung mahal karena butuh waktu untuk melatih AI. Namun, ini merupakan tren yang terus berkembang dan dibutuhkan oleh perusahaan manapun. 

#BelajarLebihMudah Melalui Kelas Bisnis di Kelas.com

Perusahaan mengolah berbagai data dalam jumlah besar setiap harinya. Bisa dibayangkan apabila tidak ada penerapan MIS di dalamnya, pasti seluruh operasional bisnis bisa berantakan karena tidak terorganisir dan sulit diakses. Nah, maka dari itu, MIS hadir menjadi solusi yang efisien dari permasalahan tersebut.

Kamu tertarik untuk mempelajari seluk-beluk management information system lebih dalam lagi? Yuk, kamu bisa langsung ikuti kelas Implementasi Balanced Scorecard sekarang di Kelas.com! Kamu akan diajari penggunaan Balanced Scorecard mulai dari dasar, hingga menyesuaikannya dengan visi perusahaan. Ikuti kelasnya sekarang dan pertajam skill kamu untuk karier masa depan yang lebih baik!