Catat Langkah-Langkah Merencanakan Acara Beserta Tipsnya

Pernah gak kamu terbayang bagaimana cara orang-orang di belakang layar yang menyiapkan pesta besar dan megah? Misalnya seperti acara Gala Dinner KTT ASEAN 2023 di Jakarta lalu.

Yup, acara pesta atau event yang besar dan megah perlu adanya susunan acara atau susunan event yang baik. Biasanya susunan acara dan segala hal terkait event disebut dengan event organizer.

Jika kamu tertarik untuk mempelajari seputar event organizer, kali ini Kelas.com akan membahas lebih lengkap khusus untuk kamu, nih. Mulai dari pembahasan, alasan pentingnya event organizer, langkah-langkah, hingga tips membuat perencanaan sebuah event. Yuk, simak artikelnya sampai selesai!

Apa Itu Perencanaan Acara atau Event?

Perencanaan event merupakan panduan untuk semua komponen acara. Perencanaan event juga sering kali disebut rencana manajemen plan untuk mengatur semua langkah dan informasi penting yang diperlukan untuk menjalankan acara.

Mulai dari budget, tempat acara, tanggal penyelenggaraan, marketing, hingga jumlah tamu yang akan hadir. Sebuah acara yang besar dan megah diperlukan perencanaan yang jauh lebih matang karena memerlukan persiapan yang lama. 

Namun, tidak menutup kemungkinan jika sebuah event juga bisa diselenggarakan dalam skala kecil juga membutuhkan perencanaan event yang lebih matang. Untuk itu, perencanaan event yang baik dapat mencakup seluruh scope event dan memastikan acara berjalan lancar.

Kenapa Perencanaan Acara Event itu Penting?

Sumber: Freepik

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa tidak peduli skala event yang diselenggarakan, sebuah event memang perlu adanya sebuah perencanaan. Tujuannya agar event dapat berjalan sesuai dengan rencana.

Selain itu, ada beberapa alasan dari berbagai manfaat lainnya mengapa perencanaan event itu penting sebagai berikut.

Menghemat Sumber Daya Secara Efisien

Salah satu manfaat utama perencanaan acara adalah memungkinkan penggunaan sumber daya secara efisien.  Perencana acara dapat memastikan event tidak mengeluarkan uang terlalu banyak untuk pengeluaran yang tidak perlu dengan membuat anggaran, membantu mengurangi pemborosan, dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya.

Meningkatkan Pengalaman Tamu

Aspek penting lainnya dari perencanaan acara adalah pengalaman tamu. Dengan mempertimbangkan kebutuhan dan preferensi tamu, perencana dapat menciptakan pengalaman yang menyenangkan dan berkesan bagi tamu acara yang mencakup faktor-faktor seperti tempat, katering, dan hiburan.

Manajemen Risiko

Perencanaan event juga melibatkan manajemen risiko dengan mengantisipasi potensi risiko dan mengembangkan rencana darurat. Dengan begitu, akan ada dapat memitigasi dampak kejadian yang tidak terduga yang mencakup masalah terkait cuaca, kesulitan teknis, atau masalah keamanan.

Menciptakan Brand Image yang Positif

Acara yang terencana dengan baik dapat menciptakan brand image yang baik bagi sebuah bisnis, perorangan, dan lainnya. Hal ini dapat dicapai dengan memberikan pengalaman yang lancar dan menyenangkan bagi para tamu.

Baca juga:

• Beberapa Langkah untuk Memulai Bisnis Event Organizer
  
• Manajemen Bisnis EO dan Hal yang Perlu Diperhatikan

Langkah-Langkah Merencanakan Acara atau Event

Gak perlu bingung lagi, kamu sekarang dapat merencanakan event dengan sebaik mungkin. Adapun langkah-langkah yang perlu diperhatikan antara lain sebagai berikut.

Menetapkan Tujuan Event

Langkah pertama dalam merencanakan acara yang sukses adalah menetapkan tujuan dan sasaran yang nyata. Kamu bisa coba mencari tahu seputar:

• Mengapa perlu mengadakan acara ini?

• Apa yang ingin dicapai dari acara ini?

• Untuk siapa acara ini?

• Apa ukuran kesuksesan dari acara ini?

Jika kamu mengetahui tujuan utama organisasi sebelum merencanakannya, kamu dapat memastikan bahwa setiap bagian acara dioptimalkan untuk meraih kesuksesan tersebut.

Buat Tim Event

Acara apapun membutuhkan upaya tim yang terpadu untuk menangani semua detailnya. Sebuah tim yang terdiri dari anggota staf yang berdedikasi dapat melaksanakan daftar tugas.

Beberapa peran perencanaan acara yang biasanya perlu ada seperti Event Planning Team, Volunteer Coordinator, Venue Management Specialist, Vendor Coordinator, dan lainnya. Dengan adanya tim ini, masing-masing orang akan fokus pada tugasnya untuk kelancaran event tersebut.

Tetapkan Anggaran

Menetapkan anggaran event adalah salah satu bagian terpenting dalam merencanakan sebuah acara. Membuat anggaran yang solid memungkinkan kamu menghasilkan ide dalam parameter yang realistis. 

Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam anggaran acara seperti tempat, catering, entertainment, dekor, staff, marketing, software penunjang, dan lainnya. Set budget sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan acara tersebut.

Tetapkan Tanggal

Tanggalnya mungkin sudah ditentukan sebelumnya untuk acara rutin, namun jika kamu merencanakan acara baru, ada beberapa hal yang perlu diingat. Misalnya seperti mempertimbangkan waktu untuk persiapan event seperti 4-6 bulan sebelum acara dan lainnya.

Buat Rencana Master Event

Setelah mengetahui semua biaya dan jadwal yang terkait dengan acara, kamu perlu membuat rencana utama atau master event. Membuat rencana master event akan memungkinkan kamu memastikan setiap aspek tetap berjalan sesuai rencana, serta memudahkan koordinasi dengan relawan dan anggota panitia acara.

Master event atau acara inti harus mencakup semua aspek acara, termasuk:

• Tempat, logistik & manajemen katering (kontrak, izin, asuransi, dan lainnya)

• Pembicara dan presenter (mengidentifikasi, mengkonfirmasi, logistik & manajemen)

• Membuat agenda dan jadwal konferensi

• Kegiatan dan hiburan

• Publisitas dan promosi (email dan media sosial).

Pesan Venue dan Hubungi Vendor

Selanjutnya, kamu perlu memesan venue dan menghubungi seluruh vendor yang berguna untuk jalannya acara. Dalam tahap ini, kamu perlu memastikan kerjasama yang baik agar nantinya acara dapat berjalan sesuai dengan perencanaan event.

Lakukan Promosi Event

Setelah seluruhnya telah diatur, kamu dapat meminta tim marketing untuk melakukan promosi event. Jika untuk acara organisasi, kamu dapat memanfaatkan media sosial untuk melakukan promosi event namun bagi kamu untuk acara personal di tahap ini kamu sudah bisa menghubungi tamu-tamu.

Tips untuk Membuat Perencanaan Acara atau Event

Sumber: Freepik

Nah, sekarang kamu sudah mengetahui langkah apa saja yang perlu kamu lakukan dalam membuat perencanaan event. Selanjutnya ada beberapa tips yang bisa kamu pertimbangkan saat membuat perencanaan event tersebut seperti:

Sesuaikan Tugas Untuk Orang-Orang Tertentu

Untuk mengkoordinasikan acara dengan sukses, penting untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada orang-orang di tim perencanaan event. Pertimbangkan untuk membentuk tim khusus untuk menangani berbagai bagian acara.

Misalnya, tim bendahara yang meninjau harga dan kebutuhan event maupun tim marketing untuk mengkoordinasikan kegiatan promosi. Pertimbangkan untuk mengadakan meeting beberapa kali untuk mendiskusikan kemajuan perencanaan acara dan ide-ide baru.

Rencanakan Keadaan yang Tidak Terduga

Rencana cadangan untuk rencana perjalanan acara awal dapat memungkinkan kamu merespons tantangan di luar kendali  secara efektif. Setelah membuat rencana ini, tinjau agenda dan hubungi kembali vendor untuk memastikan semuanya sudah siap. 

Misalnya, jika kamu merencanakan acara di luar ruangan, mungkin memerlukan ruang dalam ruangan agar tamu dapat masuk jika hujan. Contoh keadaan yang tidak terduga meliputi:

• Tempat yang dipesan berlebih

• Pembicara dan entertainment yang dibatalkan

• Bencana alam 

• Kesulitan teknis

Ikuti Kelas Meningkatkan Skill Event Organizer

Bagi kamu seorang pemula, kamu bisa coba mempersiapkan event dalam meningkatkan skill event organizer. Dengan mengikuti kelas event organizer maka kamu dapat mempelajari berbagai hal seperti project management dan manajemen bisnis yang baik dalam mempersiapkan sebuah event.

#BelajarLebihMudah Melalui Kelas Event Organizer di Kelas.com

Yuk, belajar lebih mudah melalui kelas event organizer meliputi project management dan manajemen bisnis EO yang baik bersama Kelas.com. Kelas ini gak cuma agar perencanaan event kamu berjalan lancar, namun menambah skill kamu lebih dalam lagi.

Kamu akan didampingi oleh mentor berkualitas dan dijamin mendapatkan kurikulum pembelajaran berstandar tinggi. Tentunya, kelas ini fleksibel serta bisa diakses secara online jadi kamu bisa belajar dimanapun dan kapanpun juga. Wow! Lengkap banget, kan? Ayo, ambil kelasnya dan siapkan rencana event lebih baik lagi sekarang juga!