Pentingnya Manajemen Bisnis EO dan Hal yang Perlu Diperhatikan

Apakah kamu ingin memulai bisnis event organizer? Atau ingin meningkatkan sistem pengelolaan bisnis EO yang sedang dijalankan? 

Nah, sebelum itu, kamu perlu mengetahui terlebih dahulu pentingnya manajemen bisnis EO yang dimiliki dan elemen yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan sebuah acara. Sehingga, kamu bisa mengelola bisnis dengan baik dan dapat membuat event yang memuaskan klien dan tamu yang datang. 

Bagaimana sih strategi penyelenggaraan acara agar dapat berjalan dengan baik? Dan apa pentingnya manajemen dalam menjalankan bisnis event organizer? Kamu dapat menemukan pembahasannya di artikel ini. Jadi, simak sampai akhir, ya!

Pentingnya Manajemen Bisnis Event Organizer

Sumber: iStock

Dalam menjalankan bisnis event organizer atau EO, pekerjaan yang kamu lakukan berhubungan dengan banyak orang, baik dengan tim internal, klien, orang yang akan hadir, atau sponsor. 

Oleh karena itu, manajemen bisnis event organizer yang baik akan membantu perusahaanmu mendapatkan kepercayaan dan reputasi di mata klien. Sehingga, jasa penyelenggaraan event yang kamu tawarkan terus diminati klien dan meningkatkan permintaan pasar. 

Kamu bisa memulai manajemen bisnis dari mengelola karyawan atau tim yang akan bertugas untuk menangani sebuah event. Seperti struktur organisasi, pengelompokan tim berdasarkan keahlian, tugas dan tanggung jawab, serta dalam merekrut karyawan yang bekerja di perusahaan event organizer milikmu. 

Kemudian, kamu dapat mengelola berbagai urusan dengan klien, seperti jenis event yang diinginkan, negosiasi harga, dan desain venue. 

Jika terdapat sponsor atau pihak lain yang bekerja sama seperti booth dari perusahaan tertentu yang ikut berpartisipasi, kamu juga harus bisa memanajemen hal tersebut agar event yang diselenggarakan dapat memuaskan semua pihak yang terlibat. 

Baca juga:

• Peluang Bisnis Pakaian dan Langkah Memulainya
• Simak 10 Alasan Pentingnya Branding Bagi Bisnis

10 Hal yang Harus Diperhatikan EO dalam Membuat Acara

Berikut sepuluh hal yang harus kamu perhatikan sebagai pemilik bisnis event organizer dalam membuat acara agar dapat berjalan dengan baik.

Ketersediaan Infrastruktur

Saat klien menggunakan jasa bisnis EO milikmu, kamu harus mempertimbangkan keseluruhan infrastruktur yang diperlukan. Sehingga, kamu bisa mendiskusikannya dengan klien dan membuat rencana event yang sesuai permintaan dengan lebih matang. 

Seperti, sarana transportasi umum menuju venue, tempat penginapan, kemudahan akomodasi logistik atau peralatan operasional event, dan kelayakan tempat. 

Perencanaan Budget

Budgeting atau rencana anggaran penyelenggaraan acara harus kamu susun dengan efisien dan efektif. Kamu dapat mempertimbangkan harga yang dibayar oleh klien dengan request pada event yang diadakan. 

Perencanaan anggaran ini juga perlu memperhatikan biaya akomodasi, gaji tim, bayaran karyawan freelance yang direkrut, serta stakeholder yang terlibat seperti pembawa acara, tenant, dan suvenir. 

Venue Event

Kamu perlu melihat keseluruhan keadaan lokasi tempat event akan diselenggarakan. Hal ini bertujuan agar kamu bisa membuat perencanaan terhadap dekorasi dan desain venue acara. Seperti, site untuk registrasi tamu, tempat berkumpul, lokasi booth dan lain sebagainya.

Organisasi Tim Event Organizer

Sumber: iStock

Membentuk tim yang akan bekerja dalam penyelenggaraan event merupakan hal yang harus dipertimbangkan dengan baik. Kamu perlu melihat keahlian masing-masing karyawan untuk mengerjakan tugas yang perlu dikerjakan. 

Organisasi tim event organizer yang padu dapat memperlancar proses persiapan penyelenggaraan hingga event berakhir. Kamu dapat membagi tim untuk kebutuhan operasional, konsumsi, dekorasi, promosi, keuangan, dan sebagainya. 

Promosi dan Marketing

Jika kamu menangani public event seperti konser dan festival, maka kamu harus merencanakan strategi marketing dengan baik. Karena, public event merupakan acara yang ingin mendatangkan khalayak ramai. 

Oleh karena itu, kamu harus bisa mempromosikan event yang diadakan agar publik mau menghadiri acara yang diselenggarakan. Kamu juga perlu memperhatikan strategi penjualan tiket jika event tersebut berbayar. 

Target Audiens atau Tamu Acara

Audiens, tamu acara, atau orang yang ingin kamu datangkan ke event yang diadakan perlu menjadi pertimbangan. Karena, hal tersebut dapat mempengaruhi susunan rencana, desain venue, dan berbagai persiapan lainnya. 

Misalnya, jika kamu menangani sebuah festival musik, kamu harus bisa memperkirakan orang yang menjadi target untuk didatangkan ke acara yang diselenggarakan. Seperti melihat massa dari artis yang diundang dan kalangan umur orang yang akan menghadiri festival tersebut. 

Fleksibilitas dalam Pengelolaan Acara

Terkadang, dalam pelaksanaan sebuah event situasi cenderung berubah dengan cepat. Misalnya, keterlambatan memulai acara, perubahan tanggal dan waktu pelaksanaan, atau berbagai kondisi karena faktor alam, seperti hujan. 

Oleh karena itu, kamu harus bisa mengarahkan tim EO yang dimiliki untuk cepat beradaptasi dengan segala perubahan dan bisa dengan fleksibel menerapkan langkah-langkah alternatif yang disiapkan. 

Menyiapkan Rencana Alternatif

Rencana alternatif bisa menjadi back up agar event tetap berjalan lancar jika terjadi suatu hal yang tidak sesuai dengan rundown yang direncanakan. 

Kamu perlu memprediksi berbagai kemungkinan terburuk yang bisa dihadapi oleh tim EO. Seperti, jika tamu yang datang over capacity, terjadi keributan, perubahan karena faktor bencana alam, hujan, dan lainnya. 

Media yang Digunakan

Kamu dapat mempertimbangkan setiap media yang kamu gunakan dalam penyelenggaraan event. Seperti, media promosi yang digunakan, baik lewat media sosial, undangan langsung kepada tamu acara, atau billboard. 

Selain itu, jika klien menginginkan event tersebut disiarkan secara live di berbagai platform seperti YouTube, Instagram, atau TikTok, kamu juga perlu memperhatikan perlengkapan yang digunakan dan ketersediaan fasilitas jaringan internet. 

Post Event Analysis

Melakukan evaluasi setelah menyelenggarakan sebuah event dapat membantu meningkatkan kualitas bisnis EO yang kamu miliki. 

Kamu bisa menganalisis keberhasilan event melalui beberapa parameter, seperti kepuasan orang yang datang, kesesuaian konsep acara dengan keinginan klien, kinerja tim atau panitia, kelancaran saat pelaksanaan, dan profit yang didapatkan perusahaan. 

#BelajarLebihMudah Manajemen Bisnis Event Organizer Bersama Kelas.com

Jadi, dalam mengelola bisnis event organizer kamu perlu memperhatikan pelaksanaan manajemen yang akan diterapkan. Agar, bisnis EO yang kamu jalankan memiliki reputasi yang baik dan mendapatkan kepercayaan dari klien. 

Kamu juga sudah mengetahui sepuluh hal yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan acara agar event yang di-handle berjalan dengan lancar. 

Jadi, sudah siapkah kamu menyusun manajemen bisnis event organizer yang dijalankan? Atau masih bingung dalam merencanakan event management? 

Kamu nggak perlu khawatir! Kelas.com menyediakan kelas strategi manajemen dan pengelolaan bisnis event organizer. Di kelas ini, kamu dapat mempelajari keseluruhan dasar event management, perencanaan acara, marketing, hingga pengelolaan tim. Menarik bukan? Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, daftar kelasnya sekarang!