Tugas General Affair Hingga Perbedaannya dengan Admin HR

Mungkin sebagian dari kamu pernah mendengar sebutan GA atau General Affair dalam posisi di perusahaan. Posisi ini juga sering dikaitkan dengan Admin HR dalam sebuah perusahaan. 

Meskipun begitu, General Affair memiliki peran khusus di departemen human resources. Dalam hal ini, General Affair atau GA secara umum bertugas untuk mengawasi berbagai aspek kegiatan operasional perusahaan. 

Nah, kali ini Kelas.com akan membahas soal profesi General Affair dalam sebuah perusahaan meliputi tugas, peran, fungsi, hingga perbedaannya dengan Admin HR tersebut. Penasaran? Yuk, simak artikelnya sampai selesai!

Apa itu General Affair?

General Affair (GA) atau divisi umum merupakan unit pendukung yang dibutuhkan untuk memenuhi berbagai kebutuhan instansi sebuah perusahaan. GA akan mengurus segala keperluan layanan perusahaan untuk seluruh departemen.

Tentunya, GA mengurus segala administratif maupun mengelola pelayanan perusahaan. GA bekerja dibawahi langsung oleh Kepala Operasional dan bekerja sama dengan seluruh divisi perusahaan.

Hal itu berguna untuk menggabungkan urusan perusahaan dengan staf. Secara umum, GA biasanya berada dalam divisi operasional atau divisi sendiri, namun beberapa perusahaan juga menggabungkan posisi tersebut dalam departemen human resources atau HR.

Tugas General Affair

Sumber: Freepik

Melansir HR Note Asia, GA memiliki beberapa tugas utama seperti berikut.

Pemeliharaan Aset Kantor

General Affair akan bertugas untuk memelihara dan mengawasi seluruh aset kantor yang telah dibeli oleh perusahaan. GA juga akan secara aktif untuk mengingatkan karyawan yang telah dipinjami aset kantor untuk tetap dijaga pemakaiannya dan tidak menggunakan secara sembarangan.

Memastikan Pengadaan Barang

Selain itu, tugas seorang General Affair perlu memastikan pengadaan barang apa saja yang diperlukan oleh perusahaan untuk dibeli atau diperbaiki. Dalam hal ini, GA perlu melakukan sebuah perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.

Pengadaan barang tersebut bertujuan untuk menyesuaikan kebutuhan perusahaan, sekaligus menekan biaya yang harus dikeluarkan secara efektif. Oleh karena itu, GA perlu memastikan pengadaan barang dengan baik.

Memastikan Pembayaran dan Pembelian Rutin Perusahaan

Tugas selanjutnya adalah memastikan pembayaran dan pembelian rutin perusahaan terhadap aset kantor yang bersifat semi permanen. Misalnya seperti pembelian ATK (alat tulis kantor), tinta printer, kertas, dan lainnya.

Tidak hanya itu, pembayaran lainnya seperti listrik, internet, dan lainnya juga perlu dilakukan oleh General Affair. Dalam hal ini GA akan melakukan estimasi biaya yang akan dikeluarkan perusahaan untuk membayar dan membeli keperluan rutin tersebut.

Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Lepas

Tidak hanya soal urusan kantor, jika kamu ingin menjadi seorang GA maka kamu akan ditugaskan untuk memastikan pembayaran tenaga kerja lepas sesuai dengan peraturan yang berlaku. Hal ini disebabkan karena pekerja lepas merupakan salah satu tanggung jawab dari seorang GA.

Mulai dari menentukan upah gaji pekerja lepas hingga memastikan gaji tersebut diterima sesuai dengan perjanjian di awal. Tentunya hal ini menjadi salah satu tanggung jawab dari perusahaan melalui GA untuk membayarkan upah pekerja lepas dan mencatatnya dalam laporan keuangan.

Fungsi General Affair

Secara umum, General Affair berfungsi untuk pemeliharaan dan perawatan perusahaan secara berkala terkait kondisi dan fasilitas kantor. Misalnya seperti kegunaan aset kantor hingga kebersihan fasilitas kantor seperti ruang meeting, listrik, toilet, dan seluruh area perusahaan. 

Namun, ada beberapa fungsi GA lainnya, yakni:

• Menyiapkan laporan berkala terkait aset dan beban biaya fasilitas kantor

• Membuat perizinan terkait pengurusan dengan pihak eksternal seperti pemerintah daerah, wartawan, dan lainnya

• Membina hubungan baik dengan pemasok barang atau jasa

• Menciptakan, mengimplementasikan, dan mengembangkan sistem kerja (SOP) sebuah perusahaan terhadap pengadaan dan perawatan fasilitas kantor

• Menyelenggarakan survei kepuasan karyawan terkait fasilitas kantor untuk melakukan peningkatan kualitas produk, jasa, hingga kecepatan pelayanan yang diberikan perusahaan.

Baca juga:

• Mengenal Peran Admin HR di Departemen SDM Perusahaan

Peran General Affair

Dengan berbagai tugas dan tanggung jawab, General Affair memiliki peran penting dalam kegiatan operasional suatu perusahaan, baik perusahaan swasta maupun pemerintahan. Oleh karena itu, diperlukan manajemen yang baik untuk mengelolanya agar tidak menimbulkan masalah dengan divisi lainnya.

Jadi, dengan adanya GA maka perusahaan akan terbantu dalam mempersiapkan segala kebutuhan umum yang diperlukan di kantor. Selain itu, GA mengurus segala keperluan kantor dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan agar lebih optimal.

Perbedaan Posisi GA dan Admin HR

Sumber: Freepik

Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, General Affair seringkali dikaitkan dengan Admin HR namun keduanya memiliki perbedaan tugas dalam melakukan pekerjaan. Jika Admin HR bertugas untuk mengelola SDM perusahaan, maka GA hanya bertugas untuk mengelola urusan operasional perusahaan terkait aset dan kebutuhan kantor.

Selain itu, General Affair akan bertanggung jawab ketika perusahaan menggunakan jasa outsourcing terkait beberapa posisi seperti kebersihan. Maka, General Affair akan bertugas mencari penyedia outsourcing dan menjalin kerjasama yang baik dengan outsourcing tersebut.

Ikuti Program:

• Bootcamp Human Resources
• Bootcamp Administrasi Perkantoran

#BelajarLebihMudah Administrasi di Departemen HR Bersama Kelas.com

Jadi, General Affair merupakan salah satu posisi yang bertugas untuk memastikan pengelolaan aset kantor. Mulai dari ATK, komputer, dan segala hal yang berkaitan untuk mengoptimalkan produktivitas perusahaan. 

Selain itu, General Affair juga melakukan kegiatan administratif seperti membuat laporan, hingga membuat SOP terhadap seluruh karyawan perusahaan. Dengan begitu, jika kamu ingin mengisi posisi General Affair di suatu perusahaan maka kamu perlu mempelajari administrasi khususnya di departemen HR. 

Hal ini untuk membantumu dalam melaksanakan setiap tugas nantinya. Jika ingin menambah skill terkait administrasi maka kamu bisa ikuti kelas online belajar administrasi di departemen HR dengan mudah bersama Kelas.com. 

Di kelas tersebut, kamu akan belajar seputar pengelolaan administrasi HR yang disajikan dalam bentuk simulasi agar memudahkan kamu untuk belajar dimanapun dan kapanpun juga. Menarik bukan? Daftarkan dirimu sekarang!