Pelajari Lebih Jauh Cara Kerja Kanban dan Tips Menggunakannya

Bekerja sebagai bagian management perusahaan bukan sebatas mengatur lalu lintas perusahaan. Banyak hal yang harus dicermati dan diterapkan saat pelaksanaannya. Jika kamu tertarik untuk berkarir di bidang management, maka kamu harus menerapkan kanban.

Kanban sendiri merupakan metodelogi dari Jepang yang membantu alur management perusahaan. Nama tersebut memang asing di telinga masyarakat awam, namun akan berdampak luar biasa di perusahaan. Apakah kamu tertarik untuk mempelajarinya lebih lanjut? Yuk simak pembahasan berikut ini! 

Apa itu Kanban?

Pernahkah kamu mendengar istilah “Kanban”? Kanban adalah istilah dalam bahasa Jepang yang artinya papan atau kartu visual. Istilah ini dikembangkan oleh Taiichi Ohno seorang insinyur di industri Toyota. Semenjak diterapkan oleh Toyota, istilah Kanban jadi semakin populer.

Kanban juga bisa diartikan sebagai tanda. Istilah inilah yang digunakan sebagai pengendalian inventaris dari manufaktur just-in-time (JIT). Kanban sudah populer sejak tahun 1960-an. Kata ini diadaptasi sebagai manajemen alur kerja, mengelola, dan meningkatkan berbagai layanan serta efisiensi hasil kerja.

Awalnya Kanban digunakan sebagai sistem penjadwalan organisasi lean product yang berasal dari Toyota Production System (TPS). Toyota memperkenalkan manufaktur just in time ke dalam produksinya pada akhir tahun 1940an. Sistem ini digunakan sebagai penarik pelanggan, karena produksi yang dilakukan berdasarkan permintaan pelanggan.

Kanban memang terlihat unik dan melahirkan sistem manufaktur lean. Hal ini bertujuan untuk meminimalkan bentuk pemborosan dan meningkatkan produktivitas pada saat produksi. Cara ini akan menciptakan nilai lebih bagi pelanggan tanpa menimbulkan banyak biaya.

Cara Kerja Kanban Sebagai Sistem Manajemen

Sumber: Unsplash

Inti dari metodologi Kanban terletak pada praktik pemetaan pekerjaan secara visual, mendorong transparansi, dan memungkinkan tim untuk secara intuitif memahami tugas yang sedang berlangsung. Anggota tim akan lebih mudah melihat apa yang perlu diperhatikan, dikerjakan, dan diselesaikan. Seperti inilah peran Kanban dalam sistem manajemen.

Representasi visual menyampaikan banyak informasi tentang pekerjaan yang sedang berlangsung. Melalui itu akan terlihat tugas apa yang tertunda dan sampai mana prosesnya. Representasi visual juga memperjelas pembagian tugas dan hambatan apa yang dihadapi saat proses pengerjaan.

Demi memudahkan pelacakan progress dan identifikasi area yang mungkin memerlukan perhatian atau sumber daya tambahan bisa menggunakan Kanban boards. Hanya dengan melihat sekilas Kanban boards, anggota tim mendapatkan wawasan tentang prioritas tugas dan alokasi sumber daya.

Menggunakan Kanban boards sebagai gambaran membuat alur kerja tim lebih dinamis dan terus berkembang. Setiap kolom mewakili tahapan Kanban boards seperti: yang harus dilakukan, sedang dikerjakan, uji coba, dan selesai.

Melalui Kanban boards, masing-masing tugas diwakili oleh kartu atau sticky notes untuk merinci item pekerjaan tertentu. Saat kartu berpindah melalui kolom, kartu tersebut secara nyata menunjukkan progress pekerjaan dan kerja keras tim.

Kemudahan pendekatan ini terletak pada kesederhanaannya. Tanpa mengandalkan perangkat lunak yang rumit, Kanban boards memudahkan siapa pun untuk memahami proses kerja dalam waktu singkat. 

Memanfaatkan tampilan visual Kanban boards mendorong kejelasan dan menghilangkan ambiguitas seputar status tugas. Tingkat transparansi kerja seperti ini akan mendorong kolaborasi tim yang sangat baik.

Selain itu juga, menggunakan Kanban boards memudahkan pengambilan sebuah keputusan. Hal ini didasari alur kerja yang jelas, sehingga membuat semua orang paham apa yang harus dilakukan. 

Kelebihan Kanban

Metode Kanban yang diterapkan di semua bidang pekerjaan untuk membantu tim menurunkan biaya dan menjadi lebih efisien dengan memvisualisasikan serta meningkatkan alur kerja. Kanban memberikan fleksibilitas untuk membangun keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dan memberdayakan tim untuk mencapai lebih banyak hal dengan lebih cepat. Daripada membuang banyak waktu, berikut beberapa kelebihan penggunaan Kanban untuk bisnis!

Visibilitas yang Baik

Visualisasi merupakan praktik Kanban yang penting dan fitur metode yang paling dikenal adalah Kanban boards. Setiap proyek memiliki rangkaian tugas yang harus diselesaikan. Adanya Kanban boards, semua orang dapat langsung melihat bagaimana tugas berjalan melalui proses tersebut.

Kesederhanaan presentasi visualnya memungkinkan tim dengan mudah menemukan solusi saat adanya hambatan dalam pekerjaan. Alur pekerjaan yang jelas, membuat tim mengetahui bagaimana cara mengatasi hambatan. Alasan lainnya karena sejak awal tim mengetahui tanggung jawab masing-masing.

Peningkatan Efisiensi

Manfaat paling nyata dari penggunaan Kanban ialah peningkatan efisiensi. Hal ini akan langsung terlihat saat metode Kanban diterapkan dalam pekerjaan. Memvisualisasikan proses kerja akan menyoroti bagian yang tidak efisien dengan cepat. 

Mencegah Beban Kerja Berlebihan pada Tim

Salah satu praktik inti Kanban yakni menerapkan batasan pekerjaan yang sedang berjalan pada setiap status proses. Ketika batas kerja tercapai, tidak ada tugas baru yang diizinkan masuk ke progres tersebut. Pekerjaan lain harus menunggu sampai saat gilirannya untuk dikerjakan.

Batasan ini mencegah tim mengerjakan terlalu banyak tugas secara bersamaan. Selain itu juga tidak ada campur tangan tim lain saat pengerjaan, karena masing-masingnya memiliki fokus tersendiri. Jadi beban kerja tidak berlebihan dan waktu proses pun lebih efisien.

Meningkatkan Fokus Tim

Sistem Kanban akan meminta anggota tim fokus bekerja untuk satu pekerjaan saja. Jika pekerjaan pertama belum selesai, maka pekerjaan selanjutnya belum bisa dikerjakan. Oleh karena itu, dalam satu waktu anggota tim tidak akan terganggu oleh pekerjaan lainnya.

Baca juga:

• Mengenal Scrum untuk Diterapkan dalam Product Development
• Mengenal Tujuan Hingga Manfaat Agile dalam Desain Produk

Keterbatasan Kanban

Kanban dikenal sebagai manajemen proyek yang berasal dari proses manufaktur. Keterbatasan dari Kanban kemungkinan besar muncul ketika proses yang dikelola tidak sepenuhnya sesuai. Sebagian besar kelemahan metodologi Kanban disebabkan oleh penyalahgunaan atau penanganan Kanban boards yang salah.

Beberapa kelemahan umum seperti Kanban board yang ketinggalan zaman dapat menyebabkan masalah dalam proses pengembangan. Juga terkadang tim Kanban vs tim Scrum dapat membuat pekerjaan menjadi terlalu rumit. Hingga kurangnya waktu adalah kelemahan lainnya karena tidak ada kerangka waktu yang dikaitkan dengan setiap fase.

Kanban vs Scrum

Kanban dan Scrum sangat berbeda satu sama lain dalam beberapa hal, meskipun keduanya tidak sepenuhnya bertentangan. Bahkan ada kerangka kerja yang bernama Scrumban yaitu menggabungkan keduanya untuk memanfaatkan yang terbaik dari masing-masing. Namun banyak dari ciri-ciri kedua istilah ini yang sangat bertolak belakang satu sama lain.

Perubahan Sekaligus vs Perubahan Bertahap

Scrum merupakan bentuk peralihan besar-besaran ke cara yang benar dalam pelaksanaan pekerjaan. Bagi organisasi yang merasa “rusak” atau membutuhkan perombakan besar-besaran, Scrum bisa menjadi solusi untuk membalikkan keadaan.

Namun, perusahaan yang merasa kinerjanya sudah baik maka bisa menerapkan metodologi Kanban. Hal ini dikarenakan metodologi Kanban yang bersifat inkremental atau perubahan yang bertahap. Hal ini juga tidak mengganggu kinerja perusahaan.

Pembagian Tugas

Meluncurkan metode Scrum memerlukan perubahan organisasi yang signifikan dan kemungkinan penciptaan peran baru. Maka perusahaan pun memerlukan perekrutan orang-orang baru dengan keahlian yang relevan. 

Perusahaan memerlukan Scrum Master dan Product Owner untuk setiap tim pengembangan. Selain itu, Agile Coach juga diperlukan untuk membantu mempertahankan dan menerapkan paradigma baru di perusahan.

Di sisi lain, Kanban tidak memerlukan perubahan apa pun dalam staf, peran, atau tanggung jawab perusahaan. Hanya perlu menentukan divisi manakah yang harus menerapkan metode Kanban secara menyeluruh.

Prioritas

Baik Scrum maupun Kanban tidak menentukan bagaimana perusahaan memprioritaskan pekerjaan dan inisiatif. Namun, sifat sprint dari Scrum dapat mempengaruhi jumlah item yang dapat dikerjakan secara bersamaan, mengingat singkatnya waktu kerja yang tersedia.

Sistem Scrum akan memprioritaskan proyek kecil yang bisa diselesaikan dalam waktu singkat. Hal ini untuk menghindari tim yang menggunakan sistem Scrum kewalahan saat mengerjakan banyak pekerjaan dalam satu waktu. Jadi prioritas utama dari metodologi Scrum mengerjakan hal-hal kecil dengan waktu yang cepat.

Berbeda dengan Scrum, Kanban membatasi jumlah pekerjaan dalam satu waktu. Alasannya didasari karena sistem ini ingin tim fokus pada pekerjaan yang ada tanpa terganggu oleh yang lainnya. Bahkan cara ini mampu menghasilkan pekerjaan dengan hasil maksimal.

Tips Menggunakan Kanban

Sumber: Unsplash

Visualisasi alur kerja tim merupakan inti dari manajemen Kanban, tetapi selain itu, sistem Kanban sangat fleksibel. Alih-alih menerapkan kerangka kerja yang ketat, Kanban memungkinkan tim untuk memetakan alur kerja yang sudah perusahaan miliki dan memperbaikinya seiring berjalannya waktu. 

Fleksibilitas dari Kanban boards sangat membantu hampir semua tim. Hal ini juga berarti tim harus disiplin dan konsisten dalam menggunakan boards mereka. Sangat mudah untuk membuat progress pekerjaan, menambahkan tugas baru, atau melihat hambatan yang terjadi.

Memetakan Aliran Nilai

Ide di balik setiap Kanban board memiliki kolom yang akan mengomunikasikan bagaimana tugas mengalir dari sebuah ide hingga penyelesaian. Demi memastikan perusahaan memperhitungkan semua tahapan dalam alur kerja dan memetakannya secara terperinci, perlunya mengetahui keahlian dari karyawan. Tujuannya agar perusahaan lebih memahami bagaimana tugas yang biasanya ditangai olehnya dalam tim.

Saat memperkenalkan Kanban boards, tidak perlu meninjau kembali proses secara internal. Perusahaan sebaiknya menggambarkan progres yang ada daripada melakukan perubahan melalui Kanban boards.

Memiliki Komitmen dan Titik Penyerahan

Untuk memulai Kanban boards dengan baik, tentukan kolom yang relevan dengan situasi perusahaan. Jika membuat terlalu banyak kolom di Kanban boards, maka perusahaan sulit menentukan sampai dimana progres pekerjaan. Maka dari itu, usahakan membuat kolom yang ideal dan sesuai kebutuhan saja. 

Isi dari Kanban boards bisa dimulai dari pembagian tugas, progres, hambatan, dan penyelesaian pekerjaan. Hal ini akan lebih memudahkan perusahaan memantau pekerjaan. Jika terjadi hambatan, perusahaan pun dapat membantu timnya.

Prioritaskan Tugas dan Tetapkan Ketergantungan

Papan Kanban dapat menjadi lebih terorganisir untuk semua anggota tim. Namun, untuk menyederhanakan proses dan menciptakan pemahaman sempurna tentang apa yang harus dikerjakan selanjutnya, tugas-tugas harus diprioritaskan berdasarkan potensi dampaknya. 

#BelajarLebihMudah Menjadi Product Manager Bersama Kelas.com

Itulah tadi penjelasan tentang Kanban, metode ini bisa diimplementasikan pada sistem manajemen di perusahaan. Hal ini akan membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien.

Setelah mengenal Kanban lebih mendalam, apakah kamu tertarik dengan sistem manajemen perusahaan? Atau kamu sedang bingung bagaimana memulai karir bagian manajemen perusahaan?

Tenang! Semua jawaban ada di Kelas.com! Layanan Kelas.com akan dibimbing langsung oleh para ahli dan akan membuat kamu mumpuni di bidang manajemen perusahaan. Jadi, tunggu apa lagi? Mari segera daftarkan diri ke Kelas.com!