Ketahui Pentingnya Software ERP dan Cara Kerjanya pada Bisnis

Demi mendukung aktivitas bisnis, terutama pengelolaan data, perusahaan memanfaatkan berbagai tools, salah satunya ERP. Apa itu ERP dan mengapa kamu perlu tahu terkait teknologi satu ini? 

Mungkin bagi sebagian orang yang baru terjun di dunia bisnis istilah ERP ini masih terdengar asing. Namun, beberapa juga sudah tahu atau bahkan sudah sangat familiar saat menggunakan teknologi ini. 

Nah, untuk kamu yang masih asing dengan istilah ERP, pas banget! Melalui artikel ini, Kelas.com akan mengajakmu membahas bersama terkait pengertian, pentingnya, manfaat serta cara kerja sistem yang satu ini. 

So, buat kalau kamu tertarik simak pembahasannya sampai habis, ya! 

Apa yang Dimaksud dengan ERP? 

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah software atau teknologi yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengelola operasi bisnis serta proses otomatisasi harian pada perusahaan. Aktivitas ini bisa berupa proses akuntansi, supply chain, manufacturing, mengelola projects serta masih banyak aktivitas lainnya. 

Secara umum cara kerja ERP yaitu melakukan integrasi untuk semua data perusahaan ke dalam satu sistem database pusat, sehingga data tersebut bisa disimpan dan diakses melalui satu sumber tersebut. Sistem ERP terdiri dari beberapa modul-modul untuk menjalankan berbagai fungsi yang berbeda. 

Kenapa ERP Penting dalam Bisnis?

Sistem ERP ini berperan cukup penting bagi perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Karena hampir semua departemen di perusahaan membutuhkan software ini sehari-harinya. 

Bahkan sampai industri Perbankan saja menggunakan software ERP untuk proses records data nasabah. Karena sangat vital bagi setiap perusahaannya popularitas ERP diperkirakan terus meningkat sampai dengan 10,3% hingga tahun 2026. 

Cara Kerja ERP

Sumber: Pexels

Sistem ERP terdiri dari modul-modul yang bertugas untuk mengumpulkan data dari berbagai bagian di perusahaan. Sehingga jumlah sumber daya bisa diminimalisir namun proses bisnis tetap berjalan optimal. 

Selain meminimalkan jumlah sumber daya, sistem ini juga bertugas sebagai pusat data. Sehingga semua informasi yang diperlukan bisa dengan mudah diakses melalui satu pintu. 

Contohnya sebuah perusahaan garmen mendapatkan orderan dari Customer dimana produk yang dipesan merupakan stok terakhir. Maka secara otomatis modul inventaris akan mencatat aktivitas tersebut. 

Kemudian akan diteruskan ke modul-modul berkaitan. Misalnya diteruskan ke departemen penjualan agar tidak membuka order hingga jumlah stoknya diperbaharui. 

Benefit Penggunaan ERP

Selain membantu proses digitalisasi dalam suatu perusahaan, Enterprise Resource Planning ini mempunyai beberapa manfaat lainnya. Berikut beberapa manfaat dari ERP yang bisa dirasakan oleh perusahaan. 

Keamanan Data

Pada zaman dahulu, sebelum serba digital, perusahaan menyimpan records data penting melalui spreadsheet. Padahal jika data disimpan secara manual seperti itu, keamanan datanya sangat rawan. 

ERP hadir sebagai solusi dengan cara data dikumpulkan mencari satu dalam sebuah database pusat yang dilengkapi beberapa layer sistem keamanan. Kemudian hak aksesnya juga dibatasi, sehingga tidak semua orang bisa mengakses data-data penting perusahaan.

Standardisasi/Sentralisasi Data

Karena ERP mengintegrasikan data ke dalam satu database pusat, maka proses sentralisasinya juga mudah. Sehingga setiap data yang masuk bisa dengan mudah dilacak dari asalnya. 

Disamping mudah dilacak, metode pooling ini membuat semua data perusahaan disimpan seragam dalam satu format. Hal ini dapat meminimalisir ditemukan data error saat akan menyusun laporan. 

Compliance

Dengan bantuan sistem ERP proses laporan ke pihak Regulator dapat lebih mudah dan terstruktur. Hal ini dikarenakan datanya sudah terintegrasi, up-to-date dan akurat.

Selain itu ERP juga menawarkan transparansi semua data perusahaan, sehingga proses audit juga bisa lebih mudah dilakukan. Bahkan ada beberapa versi dari ERP yang bisa mendukung regulasi tertentu, seperti Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) atau Sarbanes-Oxley Act (SOX). 

Meningkatkan Produktivitas

Sistem ERP menggantikan banyak proses yang tadinya dikerjakan secara manual oleh karyawan menjadi otomatis dikerjakan oleh sistem. Sehingga karyawan bisa dialihkan untuk mengerjakan task lain yang lebih penting. 

Bahkan perusahaan juga bisa mengurangi budget untuk resource agar bisa dialihkan ke budget lainnya. Dengan demikian, dapat dipastikan tingkat produktivitas perusahaan bisa lebih dimaksimalkan.

Scalability 

Sistem Enterprise Resource Planning ini bersifat flexible. Maksudnya sistem dapat di-upgrade sewaktu-waktu. 

Misalnya perusahaanmu saat ini hanya membutuhkan beberapa modul atau fungsi tertentu. Namun, seiring berjalannya waktu, perusahaanmu berkembang maka membutuhkan upgrade modul. 

Nah, sistem ini dapat di-upgrade sewaktu-waktu dengan mudah. Sehingga, budget yang dikeluarkan juga bisa direncanakan dengan baik. 

Hemat Biaya

Karena secara fungsi ERP ini menggantikan proses manual menjadi otomatis maka secara cost, sistem ini sangat menguntungkan. Bahkan budget untuk hal-hal administrasi dan resources lain bisa dipangkas menggunakan sistem ini. 

Baca juga:

• Fungsi dan Manfaat Menggunakan POS
• Fitur dan Karakter Software as a Service

Kekurangan ERP

Walaupun sistem ERP mempunyai banyak keuntungan namun pasti ada kelemahan pada setiap sistem di perusahaan. Beberapa kekurangan software ERP yang perlu kamu pertimbangkan sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem ini. 

Biaya dan Kompleksitas 

Walaupun sistem ini bisa memangkas banyak budget untuk sumber daya manusia karena otomatisasi proses. Namun, ternyata implementasi sistem ini juga perlu cost yang besar. 

Selain biaya implementasi sistem ini terbilang cukup kompleks. Sehingga butuh banyak waktu dan effort untuk melatih karyawan menggunakan sistem tersebut. 

Dependence

Karena semua proses dilakukan satu pintu melalui sistem ERP ini, maka perusahaan akan bergantung sepenuhnya kepada sistem tersebut. Sehingga, jika suatu saat sistem down, maka semua proses akan terhambat, dengan demikian proses bisnis juga terhenti. 

Perubahan Sistem Manajemen

Selain kompleksitas sistemnya, perubahan dalam perusahaan saat menerapkan ERP juga perlu diperhatikan. Karena sistem ini membutuhkan perubahan yang sangat besar, mulai dari proses bisnis, workflows bahkan sampai ke struktur organisasi perusahaan. 

#BelajarLebihMudah Melalui Bootcamp Business Development Bersama Kelas.com

Secara singkat, sistem Enterprise Resource Planning membantu otomatisasi proses bisnis perusahaan. Nah, gimana makin tertarik belajar lebih dalam terkait ERP ini atau malah kamu penasaran dengan tools untuk membantu proses bisnis yang lainnya? 

Pas banget, nih! Kali ini Kelas.com menghadirkan Bootcamp Business Development spesial buat kamu yang pengen belajar terkait materi business development. 

Bootcamp ini ga cuma berisi materi aja, kamu juga bisa belajar menyusun portofolio-mu sendiri. Nantinya kamu akan diberi beberapa case terkait business development yang pastinya bermanfaat banget untuk kariermu kedepannya. 

So, tunggu apalagi, yuk, registrasi sekarang sebelum kehabisan kuota. Apalagi kalau kamu daftar sekarang, kamu bisa nikmati promo terbaik dari Kelas.com, lho!

No need to wait any longer, register now and start build your business development career with Kelas.com!