Begini Fungsi dan Manfaat Menggunakan Sistem Point of Sales

Setiap hari kita melakukan transaksi. Baik itu berbelanja di pasar, jajan di warung, ataupun membeli kopi di Coffee Shop, semuanya termasuk ke dalam transaksi. Terlebih di masa yang serba canggih ini, kebanyakan masyarakat menyukai pembayaran non-tunai yang lebih praktis. Berdasarkan laporan dari Bank Indonesia (BI), nilai transaksi uang elektronik naik persentasenya hingga 30.84% dan akan terus meningkat jumlahnya pada tahun ini. 

Namun, pernahkah kamu bertanya-tanya, dengan banyaknya proses transaksi yang terjadi setiap hari, bagaimana cara usaha dan retail ini mencatat data penjualan? Bagaimana menciptakan proses transaksi yang efisien dan mudah dilakukan? Salah satu caranya adalah dengan menerapkan point of sale (POS). 

Apakah point of sale ini? Seberapa pentingnya, sih, pada dunia bisnis? Kelas.com punya jawabannya untuk kamu yang penasaran. Baca artikel di bawah ini, ya! 

Apa Itu Point of Sale?

Secara umum, point of sales adalah tempat terjadinya proses transaksi antara kasir dan pembeli. Mesin kasir, mesin EDC, hingga smartphone adalah contoh point of sales yang bisa kamu temukan di kehidupan sehari-hari. Point of sales dirancang dengan fitur-fitur yang dapat memudahkan proses pembayaran, misalnya saja menghitung jumlah uang yang perlu dibayarkan, menampilkan barcode pembayaran, menyimpan data, hingga mencetak invoice. 

Misalnya, kamu membeli kebutuhan rumah tangga di swalayan. Alat barcode scanner akan memindai barcode yang ditempelkan pada produk, kemudian harga serta jumlah pembayarannya otomatis muncul pada komputer. Inilah yang disebut sebagai point of sales. Bayangkan jika transaksi ini dilakukan secara manual? Tentu akan memakan waktu lama. Bahkan dalam skala bisnis besar, point of sales juga bisa merekam data pelanggan dan menghitung keuntungan dan kerugian penjualan. 

Seiring berkembangnya jaman, POS tidak hanya berbentuk fisik saja seperti mesin kasir konvensional, tapi juga terintegrasi dengan smartphone. Pembayaran tidak lagi menggunakan uang tunai ataupun kartu, melainkan dengan aplikasi transaksi digital sehingga kamu cukup menunjukkan QR code dari ponselmu. Di Indonesia sendiri, aplikasi ini dikenal dengan nama Quick Response Code Indonesian Standard (QRIS). 

Kenapa Sistem POS Penting? 

Sumber: Pexels

Alasan utama kenapa point of sales penting adalah sistem ini bisa memudahkan dan mempercepat proses transaksi yang terjadi. Meskipun kegiatan jual beli tradisional juga masih diberlakukan hingga sekarang, namun seiring berkembangnya bisnis yang kamu jalani, penerapan POS perlu kamu lakukan. 

Kamu tidak perlu repot-repot menghitung jumlah penjualan hari ini, karena data tersebut sudah tersimpan dalam sistem secara otomatis. Selain itu, customer pun juga lebih nyaman dalam melakukan pembayaran, sehingga ini bisa meningkatkan keinginan mereka untuk berlangganan pada toko atau bisnis yang kamu jalankan.

Keuntungan Menggunakan Sistem POS

Kira-kira apa saja manfaat menggunakan sistem point of sales di dalam bisnis kamu? Berikut keuntungan yang bisa kamu dapatkan. 

Menyediakan Lebih Banyak Opsi Pembayaran

Keuntungan pertama dari menggunakan point of sales adalah kamu bisa memberikan berbagai variasi jenis pembayaran pada customer. Selain uang dan kartu, e-wallet merupakan alternatif transaksi yang cepat serta efisien. Jadi, jika pembeli tidak membawa cash, kamu bisa menawarkan mereka melakukan pembayaran non-tunai yang jauh lebih praktis. 

Meminimalisir Terjadinya Human Error 

Salah menghitung kembalian atau memasukkan jumlah barang merupakan hal biasa saat melakukan transaksi konvensional. Demi menghindari hal ini, penggunaan point of sales adalah solusinya. POS secara otomatis merekam data penjualan yang masuk dan menyajikan informasi keuangan yang akurat. Ini pun bisa meminimalisir terjadi kerugian. 

Memudahkan Proses Pemesanan

Kalau kamu pernah membeli kopi di coffee shop, pasti kamu pernah melihat bahwa fitur pemesanan mereka sudah menggunakan tablet atau smartphone. Bahkan, beberapa restoran sudah menyediakan QR code di masing-masing meja yang bisa di-scan oleh pengujung untuk memesan makanan. Ini menunjukkan point of sales dapat memberikan kemudahan proses pemesanan yang tidak memakan waktu lama. 

Baca juga:

• Tips dan Pentingnya Manajemen Keuangan bagi UMKM
• Pentingnya Akuntansi Manajemen dan Tipsnya bagi UMKM

Fungsi Sistem POS 

Selain beberapa keuntungan yang bisa dirasakan baik oleh pemilik bisnis maupun pengunjung, point of sales juga memiliki beberapa fungsi. Berikut penjelasannya. 

Mengorganisir Inventaris Perusahaan 

Bagi beberapa bisnis tertentu seperti hotel atau restoran, inventaris fisik dan sumber daya merupakan aset penting perusahaan. Agar operasional sehari-hari tetap lancar, kamu membutuhkan sistem point of sales ini. Setiap kali ada pesanan makanan yang masuk atau kamar yang di-booking, sistem inventaris akan diperbaharui dengan sendirinya. Dengan begitu, kamu bisa menentukan laris tidaknya penjualan suatu produk pada hari itu. 

Mengorganisir Karyawan

Lebih dari itu, sistem point of sales juga berguna untuk me-manage para pekerja, loh. Sistem ini dalam melacak absen masuk dan keluar karyawan, bahkan juga dapat menyajikan laporan tentang kinerja penjualan tiap staff dan menghitung jumlah komisi yang mereka dapatkan berdasarkan penjualan tersebut. 

Meningkatkan Loyalitas Pelanggan 

Mengoptimalkan proses pembayaran dengan menggunakan point of sales dapat mendorong customer untuk loyal dan kemudian melakukan repurchase. Kalau kamu dapat memberikan pelayanan yang cepat, akurat, serta efisien, maka bukan tidak mungkin mereka akan menjadi pelanggan tetap karena puas dengan service yang diberikan. 

Meningkatkan Proteksi Data 

Sistem point of sales memberikan jaminan lebih aman pada data-data yang dimuat di dalamnya. Sebagian besar sistemnya sudah menggunakan otentikasi pengguna ganda, jadi ini dapat mengurangi resiko peretasan data oleh hacker. Proteksi ini banyak digunakan oleh point of sales berbasis cloud. 

Hal Yang Perlu Dipertimbangkan sebelum Menggunakan POS

Sumber: Pexels 

Sekarang kamu sudah mengerti tentang apa itu point of sales beserta fungsi dan kegunaannya. Namun, sebelum menggunakan POS ke dalam bisnis, perlu kamu ketahui bahwa POS ada banyak sekali jumlah. Kamu sebaiknya mengetahui hal-hal berikut sebelum menggunakan point of sales. 

Pilih POS Yang Sesuai Kebutuhan

Hal mendasar yang perlu kamu ketahui sebelum menggunakan POS adalah memastikan bahwa perangkat tersebut telah sesuai dengan kebutuhanmu. Memang point of sales memberikan kemudahan dalam melakukan proses transaksi, namun paling penting bahwa fitur-fitur yang ditawarkannya pun juga mudah kamu gunakan. Sesuaikan juga dengan kebutuhan bisnis yang kamu jalani. 

Pilih Jenis POS 

Besar kecilnya suatu bisnis menentukan jenis point of sales yang kamu gunakan. Bagi bisnis kecil, POS berbentuk smartphone, tablet, dan QR barcode sudah lebih dari cukup. Sedangkan untuk perusahaan atau bisnis yang besar ukurannya, peralatan lebih canggih seperti mesin kasir, barcode scanner, pencetak struk, dan lain-lain. Jangan sampai kamu menggunakan POS yang tidak kompatibel dengan perangkat yang kamu miliki. 

POS Terintegrasi Dengan Digital 

Di zaman yang serba canggih ini, proses transaksi pun jadi kian mudah dilakukan. Oleh karena itu, pemilihan point of sales yang telah terintegrasi perangkat digital, dapat membantu meningkatkan keuntungan penjualan dan loyalitas customer. Kamu juga bisa menggaet pelanggan baru dengan menyediakan potongan harga dan semacamnya. 

Gunakan POS Berbasis Cloud 

Point of sales dengan menggunakan cloud memiliki berbagai keuntungan, salah satunya adalah membuat data yang tersimpan jadi jauh lebih aman. Berbagai rekam penjualan yang masuk ke dalam sistem terhubung dengan internet, jadi kamu bisa melakukan proses back-up dimana saja dan kapan saja, tanpa harus repot-repot mengeluarkan hardisk terlebih dahulu. 

#BelajarLebihMudah Melalui Kelas Pengelolaan Akuntansi di Kelas.com

Pada intinya, point of sales adalah sistem yang menguntungkan baik sebagai pelanggan maupun pemilik usaha. Transaksi yang cepat dan efisien, jumlah pembayaran yang lebih akurat, serta terjaminnya keamanan data menjadikan POS sebaiknya digunakan oleh para pelaku usaha. 

Kamu punya bisnis F&B dan ingin mempraktekkannya secara langsung? Biar bekal ilmu kamu semakin cukup, kamu bisa mengikuti kelas pengelolaan akuntansi terlebih dahulu! Di Kelas.com, terdapat ratusan kelas yang bisa kamu pilih untuk meningkatkan skill kamu di dalam berbagai bidang pekerjaan. Pilih kelasnya sekarang sebelum ketinggalan!