Ketahui Berbagai Fungsi dan Komponen Payroll pada Perusahaan

Bisnis sangat berpusat pada karyawannya. Tidak seperti dulu, saat ini perusahaan lebih peka terhadap kebutuhan karyawan. Istilah “karyawan adalah aset” memang dipegang teguh oleh perusahaan saat ini.

Salah satu aspek meningkatkan kepuasan karyawan didasari dengan proses penggajian atau payroll yang lancar. Hal ini juga menunjukkan bahwa perusahaan menepati perjanjian dan karyawan pun mampu meningkatkan produktivitasnya. Lalu apa itu payroll? Ayo cari tahu lebih dalam!

Apa itu Payroll?

Payroll adalah kompensasi yang harus dibayarkan oleh bisnis kepada karyawannya dalam jangka waktu tertentu. Biasanya payroll suatu perusahaan dikelola oleh departemen akuntansi atau sumber daya manusia. Sedangkan untuk usaha kecil biasanya ditangani langsung oleh pemilik.

Sistem penggajian bukan hanya sekedar membayar hak karyawan. Payroll mengacu pada keseluruhan proses manajemen penggajian. Semua sistem ini termasuk dalam memperoleh informasi karyawan yang diperlukan untuk setiap orang dalam daftar gaji, serta menghitung jam kerja, upah, potongan, dan gaji bersih dan kotor.

Pentingnya Payroll dalam Perusahaan

Sumber: Pexel

Ada beberapa alasan berbeda mengapa penggajian penting bagi bisnis dengan ukuran dan industri apa pun.

Reputasi Perusahaan

Organisasi yang tidak berhasil mengelola proses penggajiannya dengan benar berisiko mendapatkan reputasi buruk. Hal ini dapat menempatkan organisasi di radar otoritas ketenagakerjaan dan pajak setempat serta mengurangi peluang organisasi untuk menarik talenta masa depan. Reputasi buruk juga membuat perusahaan akan menurun

Kepatuhan Terhadap Hukum

Pemrosesan penggajian atau payroll yang benar sangat penting untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang perpajakan. Pemilik bisnis memiliki kewajiban untuk melaporkan bisnisnya kepada otoritas keuangan. Tindakan ini membantu menghindari denda dan penalti. 

Retensi Bakat dan Pergantian Karyawan 

Membayar karyawan secara akurat dan tepat waktu membuat bahagia. Loyalitas yang diberikan karyawan terhadap perusahaan akan menunjukkan kinerja maksimal karyawan. Cara ini ampuh untuk menekan angka pergantian karyawan.

Integritas Keuangan Suatu Bisnis 

Penggajian yang dikelola dengan baik berkontribusi terhadap sistem keuangan yang bersih, transparan, dan akuntabel dalam organisasi. Tidak hanya itu, sistem payroll yang baik menunjukkan adanya integritas hukum di dalam perusahaan. Pasalnya perusahaan tidak melalaikan hak karyawannya.

Keterlibatan, Semangat Kerja, dan Produktivitas Karyawan 

Penggajian yang tepat waktu dan akurat menciptakan kepercayaan antara karyawan dan perusahaan. Hal ini mengarah pada lebih banyak keterlibatan dan motivasi serta memastikan stabilitas keuangan yang bermanfaat bagi semangat kerja karyawan. Hal ini berdampak positif pada kinerja karyawan. 

Tunjangan karyawan merupakan pendorong utama lainnya dalam hal keterlibatan dan kinerja. Meningkatkan keterlibatan karyawan, semangat kerja, dan produktivitas berkaitan erat dengan penciptaan pengalaman karyawan yang positif, yang merupakan hal yang akan kita fokuskan pada bagian selanjutnya. 

Fungsi Payroll

Payroll merupakan salah satu fungsi mendasar dari organisasi mana pun. Pada tingkat dasar, ini memastikan bahwa semua karyawan menerima gaji. Dalam praktiknya, fungsi payroll mencakup berbagai masalah administrasi dan ketenagakerjaan, di antaranya.

• Penghitungan upah yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan, sesuai dengan dasar pembayaran yang dikontrak.

• Perhitungan bonus atau potongan sesuai dengan pekerjaan spesifik yang dilakukan karyawan selama periode tersebut.

• Penghitungan dan pengurangan pajak, asuransi sosial dan kewajiban terkait pembayaran lainnya.

• Pengurangan iuran pensiun.

• Pengurangan jumlah sukarela (misalnya iuran serikat pekerja, skema tabungan, dan lain-lain.)

• Pengelolaan tunjangan hari raya dan hak lainnya.

• Pengelolaan pembayaran sakit dan tunjangan lainnya.

• Menyimpan catatan semua jumlah yang berhubungan dengan pembayaran.

• Pembuatan instruksi pembayaran, misalnya untuk transfer bank atau permintaan uang tunai.

• Penyediaan informasi untuk sistem akuntansi dan audit.

• Pemberian informasi dan laporan kepada Sistem Manajemen Informasi.

Baca juga:

• Pentingnya Reward Management dan Macamnya
• Berbagai Jenis Status Karyawan di Perusahaan

Komponen Payroll

Bagian penting dari pemrosesan penggajian tentunya menghitung gaji kotor dan bersih karyawan. Yuk, ketahui berbagai komponen payroll yang harus dipertimbangkan oleh pemberi kerja ketika menentukan gaji.

Informasi Karyawan 

Langkah pertama payroll yaitu pengumpulan semua informasi yang diperlukan tentang keuangan karyawan. Sebelum seorang karyawan diterima sepenuhnya, biasanya diharuskan mengisi formulir yang diperlukan sebagaimana diwajibkan oleh undang-undang yang berlaku dan kebijakan perusahaan. 

Beberapa perusahaan juga melacak data kehadiran, jam kerja, dan data revisi gaji tengah tahun, serta data lainnya. Data ini perlu dikumpulkan dan didigitalkan untuk penyimpanan yang aman. Informasi-informasi ini akan memudahkan sistem payroll perusahaan.

Kebijakan Pembayaran

Kebijakan pembayaran internal perusahaan harus tunduk pada hukum setempat. Perusahaan memiliki lebih banyak kebebasan saat merancang peraturan dan regulasi ini. Perusahaan yang memiliki kebijakan yang berbeda-beda mengenai upah lembur, kebijakan kehadiran, cuti, dan tunjangan. 

Kebijakan-kebijakan ini perlu didefinisikan dan dirinci dalam buku pegangan karyawan. Merupakan tanggung jawab perusahaan untuk memastikan bahwa setiap karyawan mengetahui kebijakan pembayaran. Hal ini jadi pertimbangan bagaimana karyawan dapat memperoleh manfaat dari kebijakan tersebut. 

Gaji Pokok 

Gaji pokok dapat bervariasi antara 35% hingga 65% dari total CTC karyawan, yang merupakan gaji pokok yang tetap selama masa kerja karyawan di organisasi. Banyak faktor yang mempengaruhi gaji pokok. Terutama melihat posisi jabatan dari karyawan. Faktor sekunder mencakup tanggung jawab tambahan dan komisi tetap. Jumlah ini sepenuhnya kena pajak. 

Tunjangan

Tunjangan dapat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain dan bergantung pada penunjukan karyawan. Pekerja dengan jabatan lebih tinggi pasti mendapat tunjangan yang lebih tinggi. Pekerjaan yang melibatkan perjalanan ekstensif dan relokasi juga dapat menghasilkan tunjangan yang lebih tinggi. 

Ada banyak jenis tunjangan yang terlibat dalam penggajian perusahaan. Beberapa contoh utama adalah tunjangan kesehatan, tunjangan perjalanan, tunjangan keluarga, dan tunjangan hari besar.

Pemotongan 

Pemotongan mengacu pada jumlah yang dipotong dari gaji karyawan setiap bulan. Pemotongan ini dapat dibagi menjadi dua kategori besar – sukarela dan tidak sukarela. 

Pemotongan tidak sukarela seperti pajak. Sedangkan pemotongan sukarela dapat berupa tunjangan kesehatan, premi asuransi, dan premi investasi. 

Gaji Kotor 

Gaji kotor atau CTC adalah gaji karyawan sebelum dilakukan pemotongan. Ini mencakup semua pengurangan yang disebutkan di atas. Selain itu, beberapa pemberi kerja juga berkontribusi terhadap tunjangan dan skema pensiun para pekerja. Komponen ini juga diperhitungkan saat menghitung gaji kotor. 

Gaji Bersih 

Gaji bersih seorang karyawan adalah jumlah yang harus dibayarkan setelah semua pemotongan dilakukan, yaitu gaji yang dibawa pulang oleh karyawan tersebut terlepas dari peran atau posisinya di perusahaan. Gaji bersih dapat bervariasi sesuai dengan potongan yang dapat dikurangkan dari karyawan. 

Pembayaran Ad-Hoc 

Pembayaran Ad-Hoc umumnya bergantung pada kebijakan perusahaan. Kategori ini mencakup segala tunjangan tambahan yang kadang-kadang dibagikan kepada karyawan seperti bonus, insentif, pencairan cuti, dan uang muka upah. 

Tantangan Menangani Payroll Karyawan di Perusahaan

Sumber: Freepik

Dalam mengurus payroll perusahaan tentunya rawan terjadi kesalahan. Apalagi sistem payroll yang cukup menuntut ketelitian dalam penanganannya yang menantang.

Masalah Kepatuhan terhadap UU Ketenagakerjaan dan Peraturan Perpajakan

UU dan peraturan yang mengatur pemrosesan penggajian, pajak, jadwal pembayaran, dan pencatatan seringkali sangat rumit. Mengikuti perkembangan undang-undang ini dapat menjadi tantangan bagi para profesional penggajian. 

Jika profesional SDM suatu perusahaan gagal memperhatikan perubahan peraturan, tidak memenuhi standar, dan tidak menyesuaikan prosesnya, gaji karyawan atau kewajiban pajak mungkin salah dihitung ke dalam daftar gaji. Hal ini dapat menimbulkan dampak yang serius, seperti dikenakan denda, penalti, atau bahkan tuntutan hukum.

Kurangnya Kerahasiaan

Di era teknologi ini, kekhawatiran terhadap privasi dan perlindungan data menjadi lebih tinggi dari sebelumnya. Penting untuk menjaga dan menangani catatan penggajian secara rahasia sementara kita menyimpannya di lingkungan yang aman. 

Pastikan untuk tidak mengungkapkan informasi pribadi karyawan apa pun tanpa mendapatkan izin karyawan tersebut sebelumnya, kecuali pengungkapan tersebut bertujuan untuk mematuhi perintah pengadilan atau mandat pemerintah.

Tidak Ada Backup Data Penggajian

Merupakan hal yang umum bagi perusahaan rintisan atau bisnis baru untuk membuang atau salah mengajukan gaji, sehingga sulit untuk dilacak. Meskipun demikian, dalam menjalankan penggajian, kami sangat menyarankan agar perusahaan selalu menyimpan cadangan seluruh data penggajian. 

Mengelola Informasi dan Timesheet Pegawai

Timesheet mencatat jumlah jam kerja karyawan, memperhitungkan jam lembur, cuti tahunan, cuti sakit, dan faktor relevan lainnya. Hal ini menjadi lebih rumit ketika kamu bekerja di perusahaan besar dengan banyak karyawan, struktur gaji berbeda, atau kantor di lokasi berbeda.

Salah Menghitung Gaji Karyawan

Kesalahan entri data yang sederhana dapat menyebabkan karyawan dibayar lebih atau kurang dibayar. Jika seorang karyawan dibayar rendah, ini mungkin berarti tagihan yang mahal ketika kekurangan pembayaran tersebut diketahui, dan perusahaan harus membayarnya kembali. Jangan ragu untuk memeriksa tiga kali perhitungan gaji jika perusahaan melakukan penggajian dengan manual.

#BelajarLebihMudah Menjadi Human Capital Bersama Kelas.com

Setelah mengetahui tentang payroll lebih dalam, tentunya kamu dapat menerapkan sistem gaji yang lebih baik ke karyawan. Payroll punya peran penting dalam bisnis untuk menciptakan citra baik sebuah perusahaan. Selain itu, sistem gaji yang baik pun membangun loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

Umumnya payroll dikelola oleh Human Capital. Sekarang apakah kamu tertarik berkarir sebagai Human Capital? Atau masih ragu untuk terjun ke dunia ini? Padahal Human Capital merupakan pekerjaan yang menjanjikan untuk masa depan, lho!

Makanya jangan ragu lagi! Bersama Kelas.com kamu bisa meraih impianmu sebagai Human Capital lebih mudah. Bergabung dengan Kelas.com, kamu akan dibimbing langsung oleh Human Capital profesional. Kamu akan mempelajari dasar-dasar menjadi Human Capital yang baik. Serta memperdalam lagi materi dari payroll ini. 

Mari segera daftarkan dirimu di layanan Kelas.com! Kapan lagi dapat pembelajaran premium dan tidak bikin kantong bolong.