Jenis-Jenis Hingga Tujuan Pembuatan SOP dalam Perusahaan

Sebagai seorang HR, kamu bukan hanya merekrut orang untuk bekerja di perusahaan. Tentunya, kamu perlu memikirkan strategi untuk berbagai sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan tersebut dengan berbagai nilai kenyamanan serta keamanan yang akan didapatkan karyawan di perusahaan.

Salah satunya adalah kamu perlu membuat adanya sebuah standard operating procedure (SOP). Tujuannya agar seluruh karyawan dapat menjalankan pekerjaannya sesuai dengan standar operasional perusahaan tersebut.

Lantas, apa itu SOP dan bagaimana fungsi SOP itu berjalan dengan baik di perusahaan? Gak perlu bingung lagi karena semuanya akan dibahas dalam artikel ini, khusus untuk kamu. Dibaca sampai selesai, ya!

Apa itu SOP?

Melansir Tech Target, standard operating procedure atau disingkat dengan SOP merupakan berbagai hal berupa instruksi tertulis yang menjelaskan proses langkah demi langkah untuk melakukan aktivitas rutin dengan benar. SOP harus diikuti dengan cara yang sama setiap saat untuk menjamin bahwa organisasi tetap konsisten dan mematuhi peraturan industri dan standar bisnis.

Standard operating procedure dibuat untuk menyediakan kebijakan, proses dan standar yang diperlukan agar organisasi berhasil. SOP akan memberikan manfaat bagi bisnis dengan mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi dan profitabilitas, menciptakan lingkungan kerja yang aman hingga menghasilkan pedoman tentang cara menyelesaikan masalah dan mengatasi hambatan.

Tujuan Dibuatnya SOP

Sumber: Freepik

Standard operating procedure dibuat dengan tujuan agar terciptanya sebuah aturan standar perusahaan yang sesuai dengan peraturan bisnis tersebut. Tentunya, SOP akan disesuaikan dengan jenis industri perusahaan dan standar bisnis yang tepat.

Oleh karena itu, standard operational procedure sangat penting dalam menjaga integritas operasional suatu organisasi. SOP akan memainkan peran penting dalam menetapkan harapan yang jelas, memastikan kualitas dan efisiensi, dan menjaga semua anggota tim selaras dengan tujuan bersama organisasi.

Kenapa SOP Penting di dalam Perusahaan?

Dengan dibuatnya SOP, tentu perusahaan berekspektasi agar seluruh karyawan dapat mematuhi standar yang telah dibuat dan menjalankannya dengan baik. Di sisi lain, SOP dibuat dengan alasan penting sebagai berikut.

Mendorong Perubahan Positif

Dengan adanya SOP, seluruh karyawan tidak akan bingung dengan pekerjaan yang akan mereka lakukan sehari-hari. Untuk itu, SOP dapat mendorong perubahan yang positif untuk keberlangsungan perusahaan. 

Bukan hanya dari sisi karyawan, SOP yang tepat membantu mendorong perubahan yang ingin dilihat orang-orang di kantor. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan cara kerja, dan dapat dengan mudah diubah bila diperlukan.

Memberikan Nilai Efisiensi

Ketika kamu membuat sebuah SOP maka kamu akan memberikan karyawan nilai efisiensi, keandalan, dan prediktabilitas yang diperlukan agar berhasil. Ketika tidak ada lagi pertanyaan tentang bagaimana dan mengapa sesuatu dilakukan, karyawan perusahaan dapat mulai melakukan apa yang diinginkan karena sudah mengetahui apa yang harus dikerjakan.

Menghasilkan Hasil yang Dapat Diandalkan

Dengan adanya sebuah SOP, maka seluruh karyawan akan mengikuti prosedur standar untuk membuahkan hasil bagi keberlangsungan perusahaan. Ketika seorang HR menuliskan SOP bagi karyawan, ini menyisakan sedikit ruang untuk kesalahan dan dirancang untuk memberikan hasil yang konsisten.

Membantu Dalam Melatih dan Manajemen Karyawan Baru

Ketika perusahaan memiliki standard operations procedure, maka secara langsung akan membantu human resources dalam membuat perekrutan dan mempertahankan karyawan menjadi lebih mudah.

Karyawan baru menggunakan SOP untuk mempelajari hal-hal penting tentang bisnis perusahaan. Karyawan baru dapat memahami seberapa sering proses perlu dilakukan, apa yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses dari awal hingga akhir, dan bagaimana semua orang di departemennya berperan dalam proses tersebut.

Meningkatkan Keamanan

Keselamatan karyawan penting untuk setiap bisnis. Terlepas dari jenis industri, perusahaan wajib mementingkan keamanan karyawannya. Lingkungan yang tidak aman akan mengakibatkan cedera pada karyawan. 

Namun, dengan adanya sebuah SOP yang dibuat maka secara tidak langsung dapat meningkatkan keamanan bagi karyawan itu sendiri. Tentunya, SOP yang perlu kamu buat perlu terbukti aman dan efisien.

Baca juga:

• Beda Tugas General Affair dengan Admin HR
• Mengenal Peran Admin HR di Perusahaan

Fungsi SOP

Tidak hanya penting, SOP memiliki fungsi yang beragam untuk karyawan dan perusahaan. Adapun beberapa fungsi dibuatnya SOP antara lain sebagai berikut.

• Menyelaraskan setiap pekerja dengan standar cara kerja di suatu perusahaan untuk menciptakan konsistensi

• Memberikan klarifikasi kepada setiap karyawan

• Menghasilkan keluaran produk atau layanan yang konsisten dan unggul

• Mengurangi kemungkinan kesalahan yang merugikan karena miskomunikasi

• Mengurangi tingkat penarikan produk

• Meningkatkan efisiensi operasional

• Meningkatkan keuntungan

Jenis-Jenis SOP

Sumber: Freepik

Dengan adanya berbagai macam industri pekerjaan, standard operational procedure dapat disesuaikan dengan jenis industrinya. Untuk itu sebelum kamu membuat sebuah SOP pastikan kamu sudah memahami jenis-jenis SOP yang dibedakan dalam beberapa format, di antaranya:

Checklist SOP

Jenis SOP pertama ini berbentuk daftar tugas yang menguraikan berbagai tugas yang harus dilakukan. Ini cocok untuk tim kecil atau individu yang tidak memerlukan instruksi mendetail.

Checklist SOP disajikan sebagai daftar langkah sederhana yang perlu diikuti secara berurutan. Misalnya seperti beberapa pekerjaan yang membutuhkan SOP untuk melibatkan tugas berulang atau yang perlu diselesaikan dengan cepat seperti tugas office boy.

Step By Step SOP

Jenis yang kedua adalah step by step SOP yang menggunakan daftar poin atau bernomor untuk menyajikan pedoman SOP. Jenis SOP ini paling cocok dibuat untuk sebuah prosedur atau proses yang rutin, lugas, dan mudah diikuti.

Jenis SOP ini biasanya dibuat agar karyawan memahami alur satu demi satu mengenai langkah yang perlu dilakukan. Misalnya langkah-langkah untuk melakukan reimbursement bisa menggunakan jenis step by step SOP. 

Hierarchical SOP

Mirip dengan jenis sebelumnya, jenis SOP ini akan menjelaskan prosedur secara terperinci pada setiap langkah yang perlu dipatuhi. Namun, jenis hierarchical SOP memiliki bagian langkah yang ditambahkan di bawah setiap langkah utama sebagai daftar untuk menyorot informasi tambahan yang diperlukan. 

Dalam jenis SOP ini akan memberikan rincian tambahan dalam setiap langkah jika dianggap perlu. Hierarchical SOP dapat mencakup beberapa langkah yang dapat dilakukan dengan penulisan poin-poin penting, misalnya dengan format 1a dan 1b; 2a, 2b, 2c; 3a, 3b, dan sebagainya

Flowchart SOP

Jenis SOP terakhir yaitu flowchart SOP yang membantu dalam menyederhanakan standard operational procedure yang kompleks dengan banyak kemungkinan hasil yang tidak dapat diprediksi melalui visualisasi. Jenis SOP ini juga menyoroti bagaimana setiap langkah proses terhubung satu sama lain, sehingga menguraikan alurnya dengan jelas agar lebih mudah dipahami.

Misalnya seperti menjelaskan alur untuk invoice approval biasanya digunakan flowchart SOP. Tujuannya agar mudah untuk dipahami oleh seluruh divisi dan memungkinkan karyawan mengerti alur kerjanya dengan mudah.

#BelajarLebihMudah Melalui Bootcamp HR di Kelas.com

Dengan mengetahui berbagai hal seputar pembuatan standard operational procedure, kamu dapat membuat SOP yang dapat disesuaikan dengan standar dan kebutuhan perusahaan. Meskipun terkesan sedikit sulit, namun jika kamu benar-benar memahaminya akan dengan mudah dalam proses membuat SOP tersebut.

Jika kamu masih bingung, yuk mulai belajar membuat SOP dan pahami dunia kerja bidang HR bersama Kelas.com. Kelas ini akan sangat berguna menjadi ‘bekal ilmu’ yang bermanfaat sebelum kamu mulai terjun bekerja dalam bidang HR. 

Terlebih lagi, kamu akan didampingi oleh mentor yang berkualitas dan ahli dalam bidangnya. Gak cuma itu, dapatkan akses kelas online yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun juga seumur hidup serta sertifikat penunjang CV di akhir sesi. Lengkap banget, kan? Ayo, daftarkan dirimu sekarang juga!