Elemen Triangle Project Management yang Penting Diimplementasikan

Profesi Project Management (PM) di perusahaan dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan bisnis. Menurut laporan Talent Gap terbaru PMI, dibutuhkan 2,3 juta orang setiap tahunnya untuk mengisi posisi PM.

Project Manager yang mengepalai bagian project management, bertugas untuk mengelola project yang sedang dan akan dilakukan oleh perusahaan. Maka, dengan adanya project management yang dikelola dengan baik, akan sangat efektif bagi perusahaan untuk meraih target. 

Sesuai dengan laporan terbaru dari Project Management Institute Pulse of the Profession yang menyatakan bahwa organisasi berkinerja tinggi menyelesaikan 90% atau lebih proyek mereka tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai ruang lingkup. 

Dalam project management, terdapat Triangle Project Management yang harus diperhatikan oleh seluruh komponen yang ada di perusahaan saat menjalankan sebuah project. Penasaran dengan Triangle Project Management dalam sebuah aktivitas PM? Simak uraiannya berikut!

Apa itu Triangle Project Management?

Bagi kamu yang baru ingin mempelajari seluk beluk PM, menurut Proofhub, Triangle Project Management atau Segitiga Manajemen Proyek adalah model yang mewakili tiga kendala mendasar dalam sebuah project, seperti ruang lingkup (scope), waktu (time), dan biaya (cost). 

Faktor-faktor ini saling berhubungan dan setiap perubahan pada salah satu faktor akan berdampak pada faktor lainnya. Manajemen yang efektif sangat penting untuk mencapai keberhasilan project dalam mengatasi tiga kendala tersebut.

Triangle Project Management harus diselesaikan oleh Project Manager dan klien sebelum project dimulai. Semua pemangku kepentingan project juga harus memahami dan menyetujui batasan-batasan project, yang selanjutnya menentukan jalur pengambilan keputusan yang tepat demi kepentingan terbaik dari hasil akhir project.

Ketika Project Manager mampu mengidentifikasi tiga konsep dasar Triangle Project Management, artinya besar kemungkinan akan menghasilkan project dengan kualitas yang tinggi.

Benefit Triangle Project Management

Sumber: Freepik

Selain pengertian, Triangle Project Management juga memiliki benefit yang akan dirasakan oleh perusahaan. Diantara benefit tersebut adalah:

Mengurangi Risiko 

Membuat diagram kendala project dapat membantu perusahaan merencanakan perubahan dengan lebih baik jika ada masalah di salah satu kendala tersebut. Triangle Project Management  juga membantu untuk bersikap proaktif saat merespons risiko dan menghindari tantangan yang mungkin ditimbulkannya. 

Memperjelas Prioritas

Triangle Project Management memungkinkan perusahaan dalam memperjelas prioritas dan mengikuti jadwal yang sudah ditentukan sebelumnya. Dengan mencantumkan batasan waktu, tim dapat memvisualisasikan kapan tenggat waktu untuk menyelesaikan tugas, sehingga memungkinkan tim memprioritaskan tugas yang paling sensitif terhadap waktu. 

Meningkatkan Alokasi Sumber Daya

Triangle Project Management dapat membantu tim project membuat anggaran yang lebih akurat. Misalnya, dalam menentukan berapa banyak sumber daya yang diperlukan untuk suatu project berdasarkan cakupan dan waktunya, serta dapat menetapkan anggaran yang sesuai.

Menetapkan Ekspektasi yang Jelas

Setelah menentukan kendala, prioritas semakin jelas dan dapat langsung mengkomunikasikannya kepada tim, klien, atau pemangku kepentingan. Hal ini dapat membantu untuk menyamaratakan pemahaman mengenai rencana project dan dapat membuat mereka sadar akan segala komplikasi sebelum hal tersebut terjadi, sehingga dapat meningkatkan perencanaan bagi semua pihak.

Meningkatkan Pengawasan

Penggunaan model Triangle Project Management dapat membantu Project Manager memantau kendala project dengan lebih baik dan memungkinkan mereka beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan apa pun. Selain itu, memudahkan untuk menilai faktor-faktor eksternal dan apa dampaknya terhadap project.

Baca juga:

• Rekomendasi Tools Project Management bagi PMO di Perusahaan
• Tugas Project Manager dan Industri yang Membutuhkannya

Element Triangle Project Management

Terdapat tiga elemen yang harus kamu pahami dalam Triangle Project Management. Dilansir dari Indeed, berikut ketiga elemen tersebut:

Cost Constraint

Cost Constraint atau kendala biaya adalah pengelolaan dana yang dialokasikan untuk suatu project. Project Manager mengontrol aspek biaya suatu proyek dan bekerja untuk memastikan project tersebut selesai sesuai anggaran. 

Dalam tahap perencanaan manajemen project, manajer mencoba memperkirakan biaya proproject dengan melihat variabel seperti biaya sumber daya, tarif tenaga kerja, pengendalian pengaruh, dan mitigasi. 

Beberapa faktor yang dapat mengubah biaya project selama pelaksanaan meliputi:

• Penambahan atau perluasan 

• Fluktuasi nilai tukar mata uang asing

• Implementasi teknologi baru

• Kenaikan harga dari pemasok

• Perubahan staf atau biaya perekrutan

Time Constraint 

Time Constraint atau kendala waktu harus dapat dikelola dengan baik oleh Project Manager dan tim. Nantinya, mereka akan memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan suatu project di awal tahap perencanaan. Untuk memperkirakan, Project Manager dan tim wajib lebih dahulu mengetahui apa dan berapa banyak tugas yang harus diselesaikan dalam project tersebut. 

Beberapa langkah dalam proses manajemen waktu mungkin termasuk membuat taktik manajemen jadwal, menentukan aktivitas, memperkirakan sumber daya yang diperlukan, dan mengembangkan jadwal. 

Project Manager dapat melakukan penyesuaian waktu sepanjang project untuk menjaga kualitas. Beberapa contoh diantaranya:

• Klien meminta lebih banyak kiriman

• Masalah kepegawaian muncul

• Masalah teknologi terjadi

• Perhitungan awal adalah perkiraan yang terlalu rendah

• Ada penundaan dalam rantai pasokan

Scope Constraint 

Sumber: Notion.so

Scope Constraint atau kendala ruang lingkup mencakup daftar persyaratan yang membantu tim mencapai hasil project yang diinginkan. Ruang lingkupnya biasanya spesifik dan berfokus pada kualitas. 

Waktu dan ruang lingkup sangat mempengaruhi satu sama lain, sehingga mengubah salah satu hal dapat menyebabkan perubahan signifikan pada hal lainnya. 

Project Manager menentukan ruang lingkup selama tahap perencanaan, namun dapat diperluas selama pelaksanaan karena aktivitas yang tidak direncanakan, yang oleh para profesional juga disebut sebagai scope creep. Elemen ruang lingkup dapat mencakup:

• Kualitas produk

• Kualitas keluaran

• Jumlah fitur

• Kompleksitas project

• Berapa banyak pengguna yang dapat didukung oleh project tersebut

Mengubah satu elemen atau titik saja akan membuat segitiga tidak seimbang dan dapat berdampak negatif pada kualitas. Melakukan penyesuaian terus-menerus terhadap poin-poin yang berhubungan satu sama lain akan berdampak positif pada kualitas project.

Kegunaan Triangle Project Management

Triangle Project Management dapat membantu manajer menganalisis project dan membuat keputusan yang akurat. Triangle Project Management juga berfungsi sebagai alat manajemen proyek yang berguna untuk meneliti tiga elemen penting yang bertanggung jawab untuk menentukan keberhasilan suatu proyek.

#BelajarLebihMudah Melalui Kelas Project Management di Kelas.com

Jadi, kamu sudah tahu, bukan apa itu Triangle Project Management? Intinya, suatu project harus mempertimbangkan ketiga kendala yang ada agar menghasilkan project yang berkualitas sehingga bisnis meraih kesuksesan. 

Tertarik mempelajari seluk beluk project management? Kelas.com membuka kelas Dasar-Dasar Manajemen Proyek bagi kamu yang ingin mengawali karier di bidang project management! Di kelas ini, kamu akan dibimbing oleh mentor yang berpengalaman di bidang manajemen proyek. 

Di kelas ini pula, kamu akan mengetahui cakupan seorang Project Manager, tanggung jawab, penyeleksian project, penjadwalan project, dan cara mengelola project agar sesuai dengan target dan menjalankan prosesnya yang tepat sasaran. Biar tidak bingung lagi, yuk, belajar kelas project management hanya di Kelas.com!