Catat Berbagai Skill yang Perlu Dikuasai untuk Menjadi General Affair

General Affair merupakan salah satu divisi di perusahaan yang bertugas untuk mengelola kebutuhan operasional perusahaan. Pekerjaan yang sering disingkat sebagai GA ini bukan hanya mementingkan jurusan atau gelar sarjana yang kamu miliki loh! 

Ada beberapa skill yang dipertimbangkan oleh recruiter untuk bisa menjadi seorang GA. Apa Kamu ingin meniti karir di bidang General Affair? Kembangkan skill yang akan dibahas di pembahasan selanjutnya untuk mengejar mimpi kamu.

Pentingnya Mengetahui Skill General Affair atau GA Sebelum Memulai Karier

Posisi General Affair (GA) adalah divisi yang bertanggung jawab sebagai pengelola internal operasional perusahaan. Oleh sebab itu, posisi ini sering disatukan bersama divisi HR (Human Resources) karena memiliki kesamaan dalam mengatur manajemen internal kantor. 

Yang membedakannya antara HR dan General Affair ialah HR lebih fokus dalam mengelola karyawan, sedangkan GA lebih berfokus mengatur aset berupa barang termasuk sarana prasarana kantor.

Tugas utama General Affair salah satunya mencakup berbagai aspek yang berkaitan dengan mengelola manajemen fasilitas, administrasi, inventaris, hingga kebutuhan logistik. 

Sebelum memulai karier di bidang ini, sangat penting bagi kamu untuk memahami kemampuan apa saja yang harus dikuasai. Hal itu karena, divisi ini akan sering berhubungan dengan divisi lain bukan hanya HR saja. 

Tanpa keterampilan yang memadai, kamu akan kesulitan untuk menjalankan tugas-tugas yang kompleks dan beragam yang dihadapi nantinya. Jadi, persiapkan dirimu dengan mempelajari skill yang dibutuhkan.

8 Skill yang Perlu Dikuasai General Affair atau GA

Source: Unsplash

Berikut berbagai skill atau kemampuan yang harus kamu miliki sebelum bekerja di divisi General Affair. Apa saja skill-nya?

Kemampuan Perencanaan dan Organisasi

Salah satu keterampilan terpenting yang harus kamu miliki sebagai General Affair yaitu kemampuan untuk merencanakan dan mengatur (organisir) sesuatu prasarana yang dibutuhkan acara perusahaan.

Misalnya, di kantor kamu hari ini terdapat dua acara kantor dari divisi berbeda seperti divisi HR mengadakan training dan divisi Marketing sedang membuat event sebagai bentuk pemasaran. 

Tugas kamu sebagai General Affair yaitu kamu harus bisa membuat rencana yang sistematis bagaimana kedua acara tersebut tidak bertabrakan, tidak menggunakan tempat yang sama, hingga tercukupi kebutuhan alat seperti mic, laptop, dan lainnya.

Manajemen Inventaris

Sebagai General Affair, kamu juga akan bertanggung jawab atas pengelolaan inventaris perusahaan. Inventaris yang dimaksud seperti peralatan kantor, kendaraan perusahaan, hingga barang kecil seperti kertas dan lainnya.

Skill ini akan melibatkan kemampuan kamu untuk mencatat, memantau, memastikan bahwa semua barang yang diperlukan tersedia, terawat dengan baik, dan cukup untuk semua divisi.

Kemampuan Administrasi

Kemampuan adminstrasi seperti menyusun jadwal, mengelola dokumen, surat, kontrak, dan lainnya harus rapi. Kamu harus bisa mengurus administrasi dibutuhkan loh sebagai General Affair.

Maka tidak jarang, General Affair sering juga disebut sebagai admin HR karena divisi ini sangat membantu kebutuhan divisi HR untuk mengatur hal-hal administratif.

Problem Solving

Sebagai seorang General Affair yang handal, kamu harus bisa memberikan saran dan menyelesaikan masalah. Sering kali, kamu akan berhadapan dengan berbagai masalah mendadak. 

Staf General Affair merupakan staf yang harus cepat tanggap. Kamu harus bisa berpikir kritis serta menemukan solusi yang tepat dan cepat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Wah, kamu harus bergerak cepat agar tidak berimbas ke divisi lain.

Komunikasi Interpersonal

General Affair merupakan divisi yang harus bekerja sama dengan berbagai pihak, baik internal dengan rekan kantormu maupun eksternal seperti vendor. Oleh sebab itu kamu perlu mengasah skill komunikasi interpersonal kamu. 

Kamu mungkin bertanya perbedaan komunikasi biasa dengan komunikasi interpersonal kan? Berbeda dengan dengan komunikasi normal seperti mengobrol pada umumnya, komunikasi interpersonal adalah cara berkomunikasi yang efektif.

Kamu harus bisa menyampaikan maksud, tujuan, dan apa yang ingin kamu sampaikan secara lugas tanpa bahasa yang berbelit-belit agar pihak yang kamu ajak bicara cepat mengerti maksudmu. 

Negosiasi

Kamu juga harus jago negosiasi loh untuk menjadi seorang General Affair. Ketika karyawan atau pihak di luar kantor meminta sesuatu yang tidak bisa perusahaan penuhi, kamu harus bernegosiasi agar bisa membantu perusahaan menghemat biaya serta memperoleh keuntungan lain dari kesepakatan yang dicapai.

Detail-Oriented
Detail oriented atau teliti pada detil kecil menjadi salah satu kemampuan yang wajib dimiliki seorang General Affair. Hal itu karena tugas yang kamu kerjakan nanti sangat banyak! Sehingga, apabila kamu tidak teliti, kamu bisa saja melakukan kesalahan yang fatal.

Tech Savvy

Di era digital dan kemajuan teknologi, kemampuan untuk menggunakan teknologi menjadi salah satu keterampilan yang tidak boleh diabaikan sebagai General Affair. Kamu perlu menguasai berbagai perangkat lunak perkantoran misalnya Microsoft Excel, Google Spreadsheet, atau software untuk mengelola inventaris yang biasa disebut software ERP (Entreprise Resource Planning) seperti Mekari.

Baca juga:

• Tugas General Affair Hingga Perbedaannya dengan Admin HR

• Simak 10 Bidang-Bidang Akuntansi yang Harus Kamu Ketahui!

Berbagai Tips untuk Menguasai Skill General Affair atau GA

Source: Unsplash

Cukup banyak ya skill yang dibutuhkan seorang General Affair? Namun, jangan menyerah mengejar mimpimu! Berikut ini beberapa tips yang dapat membantu kamu menguasai skill menjadi seorang General Affair yang handal:

Melatih Mengatur Waktu atau Time Management

Waktu merupakan sumber daya yang sangat berharga bagi seorang General Affair. Kamu harus melatih kemampuan kamu mengatur waktu agar efisien melakukan pekerjaan. Misalnya, kamu harus bisa memprioritaskan tugas yang penting, mengatur waktu kapan harus menyusun inventaris, dan lainnya.

Mengikuti Pelatihan dan Kursus

Jika kamu bingung mulai dari mana untuk belajar, kamu bisa memanfaatkan pelatihan atau kursus yang berkaitan dengan General Affair mulai dari manajemen proyek, administrasi, atau manajemen inventaris. 

Meningkatkan Kemampuan Teknis

Untuk menjadi seorang yang tech savvy, kamu harus selalu up-to-date dengan perkembangan teknologi terbaru. Kamu bisa mempelajari cara kerja berbagai software yang bagus untuk GA seperti Jira, Mekari, dan lainnya yang nantinya akan membantu kamu untuk bekerja lebih efisien. 

Belajar Bernegosiasi

Belajar bernegosiasi bisa kamu lakukan dengan cara sederhana. Misalnya, kamu bernegosiasi dengan penjual di pasar saat kamu berbelanja bisa menjadi contoh sederhana belajar negosiasi dan tawar menawar.

#BelajarLebihMudah Menjadi Staf General Affair di Kelas.com

Staf General Affair juga sering disebut dengan posisi admin HR General Affair adalah posisi yang sangat dekat dengan urusan administratif terutama dengan divisi HR. Sehingga, kamu harus mengerti seluk-beluk dan dasar dari administrasi yang dipelajari.

Kembangkan pengetahuan dan skill administrasi kamu bersama Kelas.work! Di kelas Admin HR : Pengelola Administrasi Karyawan kamu akan belajar mulai dari administrasi umum, pengolahan data, dan lainnya. Tunggu apa lagi? Yuk berkembang bersama Kelas.work!