Mengetahui Pentingnya KPI untuk Perusahaan dan Berbagai Jenisnya

Di era modern yang segalanya berkembang pesat, dunia bisnis semakin kompetitif. Maka, pengukuran kinerja menjadi kunci untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif. Salah satu alat ukur yang populer dan paling sering digunakan ialah KPI atau Key Performance Indicator. 

Indikator ini membantu perusahaan menilai sejauh mana strategi yang dijalankan berhasil, sekaligus menjadi panduan dalam pengambilan keputusan. Tapi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan KPI, dan mengapa perannya begitu penting dalam operasional perusahaan? Cek pembahasannya disini!

Apa itu KPI?

Key Performance Indicator (KPI) adalah pengukuran kuantitatif yang digunakan untuk mengukur kinerja jangka panjang perusahaan secara keseluruhan. Organisasi/perusahaan menggunakan pengukuran ini untuk melacak kemajuan dalam mencapai tujuan bisnis utama.

KPI membantu menentukan pencapaian strategis, finansial, dan operasional perusahaan, terutama jika dibandingkan dengan pencapaian bisnis lain dalam sektor yang sama. Ini juga dapat digunakan untuk menilai kemajuan atau pencapaian terhadap serangkaian tolok ukur atau kinerja masa lalu.

Tujuan KPI adalah mengkomunikasikan hasil secara ringkas agar manajemen dapat membuat keputusan strategis yang lebih tepat. Maka, indikator ini seringkali diukur menggunakan software analitik maupun reporting tools.

Kenapa KPI Penting?

Sumber: Unsplash

KPI digunakan dalam bisnis untuk menilai kinerja serta kemajuan menuju sasaran spesifik dan terukur. Dengan demikian, indikator ini memberikan gambaran umum kepada perusahaan tentang kinerja bisnis maupun aspek bisnis pada waktu tertentu. Indikator ini dapat dibandingkan dengan:

• Tolak ukur yang telah ditentukan sebelumnya

• Pesaing lain dalam industri

• Kinerja bisnis dari waktu ke waktu

Hasil perbandingan tersebut kemudian dianalisis dan digunakan untuk menarik kesimpulan, misalnya, tentang seberapa efektif sistem yang digunakan saat ini untuk mencapai tujuan. Bisnis juga perlu KPI untuk mengetahui apakah perlu membuat perubahan untuk meningkatkan hasil maupun performa.

Kelebihan Penggunaan KPI

Indikator kuantitatif ini populer digunakan di banyak organisasi, karena memiliki berbagai keuntungan. Berikut merupakan kelebihan penggunaan KPI. 

Mendorong Tujuan Bisnis

Melacak dan menganalisis KPI secara efektif memerlukan pemahaman tentang apa yang ingin dicapai. Hal ini dapat mendorong bisnis untuk menetapkan tujuan yang spesifik dan dapat ditindaklanjuti serta menciptakan sistem yang membantu mencapai tujuan tersebut.

Solusi Berbasis Data

KPI membantu identifikasi masalah spesifik dan menemukan solusi atas masalah tersebut. Pendekatan berbasis data ini memberikan informasi yang dapat diukur dan sangat berguna dalam perencanaan strategis, serta memastikan keunggulan operasional.

Meningkatkan Akuntabilitas

KPI membantu mempertanggungjawabkan kinerja karyawan karena didukung oleh data statistik, sehingga tidak dapat mendiskriminasi antar karyawan. Jika digunakan dengan tepat, Indikator ini dapat mendorong semangat kerja karena karyawan menyadari bahwa kinerjanya dipantau secara ketat.

Mengukur Kemajuan

Sebuah perusahaan pasti menetapkan target, tetapi tanpa kemampuan untuk melacak kemajuan menuju target tersebut, rencana itu menjadi kurang berarti. KPI memungkinkan perusahaan menetapkan sasaran, lalu memantau kemajuan untuk mencapainya.

Kekurangan Penggunaan KPI

Sementara itu, ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan saat bekerja dengan KPI. 

Komitmen Waktu

Diperlukan waktu yang cukup panjang agar indikator ini dapat memberikan data yang bermakna. Misalnya, sebuah perusahaan mengumpulkan data tahunan dari karyawan selama beberapa tahun, untuk memahami tren tingkat kepuasan dengan lebih baik.

Memerlukan Follow-Up secara Rutin

Indikator ini juga membutuhkan pemantauan yang konstan dan follow-up yang cermat agar dapat berguna. Laporan KPI yang disiapkan namun tidak pernah dianalisis tidak akan memberikan manfaat. Hasilnya, ini tidak akan mendorong pengambilan keputusan yang tepat.

Rentan Dimanipulasi

KPI membuka peluang bagi Manajer perusahaan untuk “memanipulasi” hasil KPI. Daripada berfokus pada peningkatan proses atau hasil, Manajer mungkin terdorong untuk hanya memperbaiki angka KPI yang terkait dengan bonus kinerja.

Risiko Memberikan Insentif yang Salah

Jika manajemen terlihat lebih mementingkan angka daripada hasil yang sebenarnya, kualitas kerja bisa menurun. Karyawan juga bisa merasa terlalu ditekan untuk mencapai target KPI tertentu yang mungkin tidak realistis.

Jenis-Jenis KPI

KPI memiliki banyak jenis, eberapa digunakan untuk mengukur kemajuan bulanan terhadap suatu sasaran, yang lain memiliki fokus jangka panjang. Berikut jenis-jenisnya.

Strategis

Indikator yang menyeluruh ini memantau tujuan organisasi. Para eksekutif biasanya melihat satu atau dua KPI strategis untuk mengetahui kinerja organisasi pada waktu tertentu. Contohnya termasuk laba atas investasi, pendapatan, dan pangsa pasar.

Operasional

KPI ini biasanya mengukur kinerja dalam jangka waktu yang lebih pendek, dan difokuskan pada proses serta efisiensi organisasi. Beberapa contohnya meliputi penjualan menurut wilayah, biaya transportasi bulanan rata-rata, dan biaya per akuisisi (CPA).

Unit Fungsional

Banyak indikator yang dikaitkan dengan fungsi tertentu, seperti keuangan atau IT. Sementara IT dapat melacak waktu penyelesaian atau waktu aktif rata-rata, KPI keuangan melacak margin laba kotor atau laba atas aset. Ini juga dapat diklasifikasikan sebagai strategis atau operasional.

Unggul/Tertinggal

Apa pun jenis KPI-nya, organisasi perlu mengetahui perbedaan antara indikator unggul dan indikator tertinggal. KPI unggul dapat membantu memprediksi hasil, dan KPI tertinggal melacak apa yang telah terjadi. Organisasi menggunakan keduanya untuk melacak hal yang paling penting.

Baca juga:

• Alasan Pentingnya OKR Perusahaan dan Berbagai Jenisnya

Bagaimana Menyusun KPI

Penting bagi sebuah organisasi untuk membuat KPI yang selaras dengan tujuan dan hasil bisnisnya. Berikut beberapa pertimbangan yang perlu diingat dalam menetapkan KPI.

Tetapkan Tujuan yang Jelas

KPI perlu dihubungkan dengan tujuan bisnis yang terkait dengan keberhasilan organisasi, baik itu tujuan finansial, layanan pelanggan, pemasaran, dan lainnya. Pastikan untuk mendefinisikan apa itu keberhasilan, dan putuskan bagaimana cara mengukurnya. 

Identifikasi Metrik Bisnis yang Penting

Setelah menentukan tujuan, perusahaan perlu memutuskan metrik mana yang relevan dengan tujuan tersebut. Metrik harus berupa indikator yang secara langsung berkaitan dengan tujuan bisnis. Misalnya, seperti metrik pelanggan yaitu customer retention dam customer satisfaction (CSAT).

Siapkan Sistem Pelacakan

Bila sedang mengerjakan lebih dari satu proyek dengan lebih dari satu tim, jumlah KPI yang diacak dapat mulai bertambah dengan cepat. Penting untuk memiliki sistem pelacakan yang memastikan data dicatat secara konsisten dan pada interval yang teratur.

Komunikasikan KPI

Para staf juga perlu memahami dan mendukung KPI, dengan menjelaskan mengapa sasaran tersebut penting serta bagaimana cara mencapainya. Staf dapat mengajukan pertanyaan dan masalah penting yang perlu ditangani agar KPI menjadi bermakna.

4 Contoh KPI di Perusahaan

Sumber: Pexels

KPI menjadi kompas yang memandu organisasi menuju sasarannya. Dengan demikian, berikut terdapat beberapa contoh KPI yang umum di perusahaan. 

KPI Pelanggan 

KPI yang terkait dengan pelanggan menunjukkan seberapa baik kinerja perusahaan dari sudut pandang kliennya. Contoh KPI pelanggan salah satunya ada skor kepuasan pelanggan. Ini berkaitan dengan seberapa puas pelanggan dengan apa yang ditawarkan atau dijual.

Selain itu, terdapat skor promotor bersih (net promoter score), yaitu indikator dimana pelanggan mau menceritakan hasil pembelian kepada orang-orang disekitarnya. Lalu, tingkat retensi pelanggan, yaitu Mengukur seberapa baik bisnis mempertahankan pelanggan dari waktu ke waktu.

KPI Pemasaran

Upaya pemasaran dapat diukur menggunakan web traffic. Metrik ini membantu bisnis mengoptimalkan online presence. Misalnya, jika postingan blog baru mengalami peningkatan pengunjung sebesar 50%, konten tersebut dapat dianggap efektif dalam menarik lebih banyak minat.

Biaya per prospek merupakan contoh KPI pemasaran. Ini mengetahui berapa banyak yang dibelanjakan untuk membuat calon pelanggan tertarik dengan apa yang dijual. Lalu, ada KPI tingkat konversi, yang memberi tahu berapa persentase pengunjung website.

KPI Keuangan

Terkait kesehatan finansial suatu bisnis, peran KPI sangat krusial. Saat menjelajahi metrik keuangan, contoh KPI seperti net profit margin, gross profit margin, dan operating cash flow sering ditemui.

Adapun laba atas investasi (ROI) merupakan KPI finansial umum, yang mengukur profitabilitas suatu inisiatif terhadap biayanya. Contohnya, jika suatu bisnis menghabiskan Rp20 juta untuk kampanye pemasaran dan menghasilkan penjualan sebesar Rp100 juta, ini menunjukkan hasil yang sukses.

KPI Manajemen Proyek

Manajer proyek sering menggunakan "balanced scorecard," kerangka KPI strategis yang mengevaluasi inisiatif dari berbagai perspektif. Ini mulai dari keuangan, pelanggan, proses, dan pertumbuhan. 

Misalnya, tim penjualan ditugaskan untuk meningkatkan jangkauan pelanggan. Kartu skor ini dapat mencerminkan seberapa baik tim memenuhi sasaran organisasi ini di berbagai ukuran kinerja, seperti KPI penjualan, selama jangka waktu triwulanan.

Contoh KPI lainnya dalam manajemen proyek seperti pengembalian investasi (ROI). Ini mengukur apakah uang yang diinvestasikan sepadan dengan apa yang didapatkan. Lalu, ada earned value, yang membantu bisnis melihat berapa banyak proyek yang telah diselesaikan pada suatu titik.

#BelajarLebihMudah untuk Persiapan Karier bersama Kelas.com

Mengawasi KPI membantu perusahaan mengetahui seberapa dekat bisnis dalam mencapai tujuan, maupun apa yang perlu diubah untuk mencapainya. Jika ingin memulai karier, kamu perlu meningkatkan wawasanmu mengenai berbagai istilah yang sering digunakan dalam dunia kerja, salah satunya KPI. 

Dengan demikian, Kelas.com membuka kelas Persiapan Karier yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhan. Ada pilihan kelas perencanaan karier, tips interview dengan HRD, public speaking, hingga skill negosiasi. Semuanya bisa kamu ikuti dengan harga terjangkau dan dapat sertifikat, lho!