Agar dapat bertahan di era digital, selain SDM kompeten, data merupakan faktor penting penentu suksesnya perusahaan. Tidak hanya berlaku untuk industri keuangan saja, hal ini juga dibutuhkan di seluruh sektor industri di dunia.

Sebelum bisa digunakan sebagai pendukung operasional bisnis perusahaan, data harus mengalami banyak proses. Salah satunya dan yang utama yakni proses data entry. 

Bagaimana proses tersebut dan apakah wajib dilakukan? Nah, untuk menjawab pertanyaan tersebut, Kelas.com akan membahasnya secara lebih detail melalui artikel berikut ini. 

So, buat kamu yang penasaran atau mungkin tertarik untuk menekuni karier di bidang ini, ada baiknya simak pembahasan berikut ini. Yuk, langsung aja ke pembahasannya di bawah ini! 

Apa itu Data Entry? 

Hal pertama yang akan dibahas yakni terkait pengertiannya, data entry merupakan proses memasukkan sejumlah data ke dalam records database perusahaan. Proses ini tidak sekadar menginputkan informasi baru, tapi juga bisa berupa update records database. 

Setelah berhasil diinput, barulah dapat dilakukan proses pengolahan untuk mendapatkan informasi. Biasanya informasi tersebut akan digunakan sebagai pendukung proses krusial di perusahaan seperti decision making. 

Kegiatan ini membutuhkan kecepatan tinggi, mengingat banyaknya proses bisnis yang ada di perusahaan. Walaupun demikian, kegiatan ini harus dilakukan secara teliti agar akurasinya juga tinggi. 

Oleh karena itu, biasanya karyawan yang ditugaskan untuk mengerjakan tugas ini merupakan seseorang dengan tingkat ketelitian tinggi. Seseorang yang ditugaskan untuk melakukan proses ini disebut dengan Data Entry Clerk.

Kenapa Data Entry Penting? 

Sumber: microsoft.com

Setelah memahami pengertiannya, selanjutnya akan dijelaskan mengapa proses data entry penting. Berikut beberapa alasan yang mendasari pentingnya dilakukan proses ini di sebuah perusahaan. 

Accurate Record Keeping

Alasan pertama yakni untuk menjaga tingkat akurasi sumber informasi perusahaan, misalnya terkait data penjualan, inventory, atau pelanggan. Dengan menjaga hal ini, maka diharapkan informasi perusahaan bisa terus up-to-date, khususnya untuk mendukung proses bisnis penting di masa depan. 

Decision Making 

Next, masih terkait dengan alasan sebelumnya, jika dilakukan proses data entry secara baik maka proses bisnis penting, seperti decision making akan lebih mudah. Hal ini dikarenakan proses decision making didukung dengan sumber informasi akurat. 

Compliance

Alasan ketiga yakni terkait proses compliance atau pelaporan perusahaan kepada Regulator atau pihak berwenang lainnya. Dengan menjaga tingkat akurasi database, tentunya akan membantu perusahaan saat melakukan proses pelaporan kepada Regulator atau pihak berwenang lainnya. 

Customer Relationship Management

Customer relationship management menjadi alasan keempat mengapa proses ini krusial bagi perusahaan. Dengan menjaga records database Pelanggan terus up-to-date, maka akan memudahkan perusahaan untuk melakukan analisa untuk penawaran produk kepada Pelanggan di masa datang. 

Efisiensi 

Alasan terakhir yakni untuk meningkatkan efisiensi bisnis di perusahaan. Karena proses ini memastikan perusahaan mendapatkan informasi akurat dan paling up-to-date, maka proses lain yang krusial seperti pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan mudah tanpa harus menyita banyak waktu atau resources.  

Jenis-Jenis Data Entry

Walaupun terlihat sederhana, namun ternyata proses ini memiliki beberapa jenis, lho! Berikut jenis-jenis data entry yang sering dijumpai dan digunakan oleh perusahaan. 

Manual Data Entry

Jenis pertama terdapat manual data entry, walaupun tergolong dasar dan sangat sederhana, namun jenis ini merupakan jenis yang paling banyak digunakan. Sesuai namanya, jenis ini merupakan proses memindahkan atau mengkonversi data fisik (biasanya dicetak pada kertas) ke bentuk digital. 

Online Data Entry

Jenis selanjutnya yaitu online data entry, berbeda dari jenis sebelumnya, jenis ini input-nya sudah berbentuk digital. Karena sudah tersimpan dalam bentuk digital, maka proses yang akan dilakukan yakni mengelola agar records yang tersimpan selalu up-to-date. 

Data Conversion

Next, ada jenis data conversion, sesuai namanya proses yang terjadi di dalamnya yaitu mengkonversi data atau informasi ke dalam format lainnya. Jenis ini biasanya digunakan untuk memudahkan proses pelaporan, karena biasanya format laporan berbeda, tergantung pihak yang memintanya. 

Numeric and Text Data Entry

Jenis terakhir yakni numeric and text data entry, yang khusus untuk input informasi berupa angka (numeric) dan teks. Jenis ini akan sangat berguna bagi bisnis atau perusahaan yang sehari-harinya berfokus pada pengelolaan angka, misalnya jasa perbankan. 

Baca juga:

• Program Bootcamp Online Data Science
• Belajar Intermediate Microsoft Excel

Tools untuk Melakukan Data Entry

Bagi kamu yang tertarik atau mungkin sudah berkecimpung di bidang ini, maka kamu wajib mengetahui beberapa tools untuk melakukan data entry. Berikut beberapa contoh tools yang umumnya sering digunakan di berbagai perusahaan.

Microsoft Excel

Contoh pertama ada tools yang paling sering dijumpai dan bahkan mungkin sebagian orang sudah pernah menggunakannya, yup! Microsoft Excel. Walaupun termasuk tools sederhana, namun fitur serta fungsi di dalamnya sudah sangat lengkap dan mudah digunakan oleh User dari berbagai latar belakang. 

Google Sheets

Tools kedua ada Google Sheets yang merupakan tools olah data dari Google. Secara garis besar, cara kerja Google Sheets ini hampir mirip dengan Microsoft Excel, yang membedakan, tools ini bersifat free dan berbasis web, sehingga untuk dapat mengaksesnya User harus terkoneksi dengan internet terlebih dahulu. 

Typeform

Selanjutnya ada aplikasi Typeform yang sering digunakan untuk kegiatan survey atau pengumpulan feedback Pelanggan. Tools ini memiliki keunggulan berbeda dari contoh sebelumnya, seperti tampilan yang interaktif serta dapat dihubungkan langsung dengan Google Sheets dan CRM. 

Formstack

Mirip dengan contoh sebelumnya, contoh tools keempat ada Formstack. Sesuai dengan namanya, Formstack ini dapat digunakan untuk mengelola form, sehingga cocok untuk bisnis yang banyak melakukan pengelolaan records database berupa survey atau feedback Pelanggan. 

AutoEntry

Next, ada tools data entry yang bernama AutoEntry. Jika dibandingkan dengan contoh lainnya, AutoEntry termasuk tools paling canggih, karena dapat mengelola invoice, receipt, serta bank statement secara otomatis, kemudian inputan tersebut akan diolah dengan rumus-rumus akuntansi.   

Zapier

Contoh keenam ada tools Zapier yang bertugas sebagai penghubung atau “jembatan” untuk proses pengolahan informasi. Dengan bantuan Zapier, maka proses bisnis akan lebih sederhana dan dapat mengurangi human error, karena input datanya dilakukan secara otomatis. 

Nintex RPA

Contoh terakhir ada Nintex Robotic Process Automation (RPA). Sesuai dengan namanya, Nintex RPA ini menggunakan kecanggihan teknologi robot untuk membantu proses input dan pengolahan datanya, jadi semua pekerjaan tidak lagi dikerjakan oleh SDM, melainkan dengan teknologi robot. 

Tips Saat Melakukan Data Entry

Sumber: Freepik

Nah, untuk mendukung serta memaksimalkan penggunaan tools di atas, berikut disajikan beberapa tips dalam melakukan data entry. Bagi kamu yang tertarik atau sedang menekuni bidang ini, mari simak tipsnya berikut ini. 

Gunakan Shortcut

Tips pertama yang bisa kamu coba saat melakukan data entry yakni maksimalkan penggunaan shortcut pada keyboard. Tujuannya agar proses input lebih cepat, karena semua proses atau perintah bisa dilakukan menggunakan keyboard. 

Lakukan Clean Up Data

Tips selanjutnya yaitu lakukan cleaning atau pembersihan data yang akan diolah, misalnya hilangkan informasi yang double. Tujuannya agar kamu tidak kerja dua kali dan dapat meminimalkan kesalahan saat bekerja. 

Regular Backup 

Tips terakhir yang tidak kalah pentingnya yaitu pastikan untuk melakukan backup secara berkala. Tujuannya jika sewaktu-waktu ada hal buruk terjadi, misal device rusak atau aliran listrik terputus, maka kamu tidak perlu mengulang pekerjaan dari awal lagi. 

#BelajarLebihMudah Data Analytics bersama Kelas.com

Nah, itu tadi beberapa tips untuk kamu yang akan melakukan proses data entry. Selain proses ini, masih banyak lagi skill yang harus diasah agar kamu bisa jago dalam berkarier di bidang ini. 

Ga usah khawatir, karena Kelas.com memiliki berbagai pilihan Kelas Online Belajar Data Analytics yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhanmu. Selain materinya lengkap dan up-to-date, kamu juga bisa dapat sertifikat setelah mengikuti kelasnya, lho! 

So, buat kamu yang tertarik, langsung aja cek info dan cara pendaftarannya di website Kelas.com, ya!