Kenali Tugas Sekretaris yang Harus Kamu Ketahui!

Apa yang kamu ketahui tentang Sekretaris? Apakah dia yang pekerjaannya hanya mengurus surat-menyurat saja? Atau berkutik dengan dokumen-dokumen penting lainnya?

Beberapa orang menganggap remeh tugas dari Sekretaris yang bahwasannya dapat dilakukan oleh siapapun. Pada kenyataannya pekerjaan ini jelas membutuhkan ketelitian yang sangat jeli dan juga cekatan. 

Karena kalau seorang Sekretaris saja tidak bisa memanajemen dirinya sendiri bagaimana ia bisa memanajemen dokumen kantor dan juga jadwal atasannya di kantor. Untuk penjelasan lebih lengkapnya, simak terus hingga selesai artikel ini, ya!

Siapa itu Sekretaris ?

Sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang memainkan peran integral dalam bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Sekretaris biasanya adalah individu yang memelihara dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur dan melaksanakan tugas administrasi tambahan.

Pasalnya, Sekretaris mempunyai tugas-tugas yang spesifik mengenai mengaturnya mobilisasi sebuah surat menyurat dan juga dokumen-dokumen.

10 Tugas Sekretaris 

Sumber: Pexels

Jika kamu berkeinginan untuk menjadi Sekretaris di kemudian hari, maka inilah tugas-tugas yang akan kamu emban semasa bekerja sebagai Sekretaris. 

Pencatatan dan Mengelola Administrasi

Hal yang lumrah jika Sekretaris mengurus mengenai administrasi. Mencatat administrasi disini meliputi mencatat aktivitas yang dilakukan organisasi, database anggota organisasi.

Juga memastikan bahwa kontak karyawan maupun manajer selalu diperbarui, pengarsipan notulen dan laporan rapat, dan menyiapkan jenis dokumen. Sekretaris bertanggung jawab atas dokumen yang diatur dan ditata. 

Jika terjadi kehilangan atas dokumen yang diperlukan, maka Sekretaris harus menyiapkan segala sesuatunya mulai dari membuat back-up file sebelum file tersebut diserahkan.  Selain itu, tugas Sekretaris lainnya meliputi mengatur dokumen dan memelihara sistem pengarsipan.

Mengatur Jadwal 

Tugas Sekretaris yang satu ini akan terdapat beberapa perbedaan antara di organisasi dan juga di perusahaan. Dalam perusahaan, orang yang bertanggung jawab atas pimpinan ataupun jajarannya adalah Sekretaris nya.

Dimulai dari jadwal pertemuan antara direktur perusahaan, hingga rapat dengan karyawan. Pada rapat, Sekretaris bekerja sama bersama pimpinan terlebih dahulu untuk merencanakan rapat.

Kemudian baru menerima agenda rapat dari panitia setelah itu Sekretaris menyebarkan agenda rapat, memastikan keputusan rapat yang telah dilaksanakan barulah rapat bisa dilaksanakan.

Notulen Hasil Rapat

Setelah rapat dimulai, memang Sekretaris tidak memiliki wewenang untuk mengatur. Akan tetapi, Sekretaris bertugas untuk mencatat hasil rapat dan juga resume rapat yang nantinya dilaporkan kepada ketua ataupun anggota lainnya yang bisa saja sedang berhalangan hadir pada saat itu.

Nantinya hasil rapat tersebut bisa dilihat apa saja yang harus dievaluasi. Selain itu akan ada laporan bulanan yang harus dilaporkan mengenai notulen rapat tersebut.

Dengan begitu, tugas Sekretaris adalah merekap hasil dari semua hasil rapat lalu apa output yang dihasilkan dari beberapa rapat tersebut dalam kurun waktu satu bulan.

Baca juga:

• 7 Prospek Kerja Administrasi Perkantoran
• 10 Tugas Administrasi Perkantoran

Komunikasi Antara Pihak

Tugas Sekretaris selain mengelola dokumen, Sekretaris pun bertugas untuk mengkoordinasi beberapa pihak yang terlibat. Mulai dari pimpinan, manajer, karyawan, pejabat perusahaan hingga kepada pihak eksternal yang melakukan kerja sama dengan perusahaan naungannya.

Bahkan tak jarang tugas Sekretaris pun harus menjadi penengah komunikasi antara dua pihak atau lebih. Maka dari itu, tugas Sekretaris pun harus bisa berkomunikasi dengan baik kepada klien dan siapapun yang terlibat.

Memastikan Persediaan Perlengkapan Kantor

Tugas Sekretaris lainnya adalah memastikan alat tulis kantor (ATK) lengkap tanpa kurang satu apapun. Karena jika ada satu saja yang hilang maka akan menghambat selama kegiatan berlangsung.

Selain itu, tugas Sekretaris adalah mencatat perlengkapan apakah masih ada ataupun sudah habis. Jika ada yang habis atau hilang, maka tugas Sekretaris menyampaikan kepada orang lain yang biasa untuk menangani perlengkapan.

Namun, beberapa perusahaan pun tidak mengerucutkan bahwa ini adalah tugas Sekretaris. Banyak dari perusahaan malah memiliki karyawan khusus untuk mengurus perlengkapan kantor.

Menyambut Tamu dan Klien Bisnis

Tugas Sekretaris lainnya adalah menyambut tamu bisnis perusahaan yang berniat melakukan kerja sama dengan perusahaan. Maka dari itu, Sekretaris diharapkan mampu berkomunikasi dengan baik, berpenampilan rapi dan sopan serta mengetahui setidaknya hal-hal dasar yang akan dibicarakan dengan tamu terkait.

Selain menjadi resepsionis tamu bisnis, tugas Sekretaris pun berperan sebagai tangan kanan pimpinan untuk bisa menjadikan tamu merasa nyaman pada rapat.

Dengan memenuhi kebutuhan rapat ketika berlangsung dan tentunya menyiapkan catatan kecil guna menunjukkan profesionalisme dan hal ini pun membantu menjaga nama baik perusahaan.

Membantu Tugas Pimpinan

Sumber: Pexels

Dalam perusahaan, selain mengatur jadwal pertemuan pimpinan dengan pihak eksternal. Dimulai dari membantu tugas-tugas kecil hingga membantu proyek besar perusahaan merupakan bagian dari tugas Sekretaris. 

Misalnya, ketika akan diadakan rapat bersama pimpinan dan jajarannya maka hal yang harus disiapkan yaitu bahan presentasi. Maka Sekretaris harus membuat dan membantu menyiapkan bahan presentasi terlepas dari pimpinan. 

Mengatur dan Mendistribusikan Pesan

Seperti halnya tugas Sekretaris pada umumnya, Sekretaris pun memiliki peran untuk menyampaikan pesan entah itu antar pegawai yang berkepentingan dengan pimpinan ataupun dari pihak eksternal dan juga klien yang ingin bekerja sama dengan perusahaan.

Dengan begitu, Sekretaris diharapkan memiliki kecakapan dalam berkomunikasi dan bermusyawarah. Selain itu, tugas Sekretaris harus memiliki kecakapan dalam menulis surat-menyurat. Karena dalam hal ini Sekretaris harus bisa menyusun kalimat yang baik dan benar sesuai dengan pedoman pada umumnya dan juga pedman perusahaan dalam mendistribusikan surat.

Menjawab dan Mengalihkan Panggilan Telepon

Ketika telepon kantor berdering, maka Sekretaris berperan untuk menjawab telepon tersebut. Sebelum pesan itu sampai kepada atasan, Sekretaris lah yang menjadi jembatan dalam segala informasi yang masuk. 

Dengan begitu seorang Sekretaris harus mengetahui apa saja yang tengah terjadi di dalam perusahaan, entah itu perjanjian meeting, perjanjian bekerja sama dengan mitra lain ataupun beberapa kegiatan yang tengah diperbincangkan dan diurus ke berjalannya. 

Melakukan Supervisi terhadap Karyawan Baru

Selain bertugas untuk membantu pekerjaan dari pimpinan dalam proyek besar maupun pekerjaan kecil lainnya, tugas Sekretaris pun sebagai supervisi terhadap karyawan baru. 

Banyak dari Sekretaris perusahaan yang membantu pimpinan dalam mengkoordinasi dan mengatur pengembangan skill karyawannya, mengikuti protokol perusahaan serta belajar di lingkungan kerja perusahaan.

#BelajarLebihMudah untuk Jadi Sekretaris Bersama Kelas.com

Tugas Sekretaris terkadang masih dianggap remeh oleh sebagian orang karena menganggap bisa dikerjakan oleh siapapun. Pada artikel ini dijelaskan bahwa tugas Sekretaris bukan hanya menulis surat-menyurat dan juga dalam hal administrasi saja. Sekretaris harus memenuhi tugas kantor lainnya yang memerlukan banyak skill.  

Untuk memahami tugas Sekretaris lebih rinci, Kelas.com memiliki video kelas Sekretaris untuk mempersiapkan diri ketika berkarir di perusahaan. Untuk kenal lebih dekat, yuk ikuti kelasnya, sekarang!