Inilah Tanggung Jawab Hingga Jenjang Karier Executive Assistant

Di balik kesuksesan seorang Pimpinan di suatu perusahaan ada peran seorang asisten yang membantu pekerjaannya sehari-hari. Profesi ini biasanya disebut dengan Executive Assistant. 

Banyak orang yang menyamakan profesi ini dengan Sekretaris, padahal tugas keduanya sangat berbeda. Bagi kamu yang memiliki background pendidikan administrasi bisnis atau sejenisnya mungkin profesi ini bisa menjadi pertimbangan karier di masa depan.

Nah, untuk lebih jelasnya, kali ini Kelas.com akan membahas lebih lanjut terkait profesi satu ini. So, buat kamu yang tertarik atau penasaran, yuk, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini! 

Siapa itu Executive Assistant?

Executive Assistant atau Asisten Eksekutif adalah seseorang yang berperan mendukung tugas sehari-hari Executive level di perusahaan, seperti CEO, Direksi, atau Manager. Profesi ini membantu mengorganisir hal-hal bersifat administratif, misalnya mengatur jadwal meeting, membalas email, membuat notulensi rapat, dan lainnya. 

Karena perannya yang penting, hanya seseorang dengan keterampilan dan ketelitian tinggi yang bisa menduduki posisi ini. Jika diibaratkan, peran Executive Assistant ini seperti karakter John Watson yang mendampingi Sherlock Holmes atau Bruce Wayne dengan Alfred Pennyworth. So, gimana udah ada gambaran tentang profesi ini, bukan? 

Peluang Karier Executive Assistant

Sumber: Pexels

Karena memiliki peran atau tugas yang kritikal bagi perusahaan, jadi, profesi ini akan selalu dibutuhkan oleh perusahaan manapun. Sehingga bisa dibilang, demand untuk posisi Asisten Eksekutif juga akan terus terbuka. 

Tapi, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, belum tentu semua orang bisa menduduki profesi ini, karena kandidat harus memiliki skill atau kemampuan khusus. Misalnya pada Jobstreet, terdapat lebih dari 300 lowongan yang aktif ditawarkan untuk posisi ini.

Persyaratan untuk background pendidikan berbeda-beda, tergantung perusahaan. Namun, pada umumnya posisi ini terbuka untuk minimal lulusan sarjana (S1) atau diploma (D4). 

Sedangkan untuk jurusannya, ada beberapa perusahaan mengharuskan pelamar berasal dari jurusan administrasi perkantoran, bisnis, atau manajemen. Namun, tidak menutup kemungkinan bagi lulusan jurusan lain asalkan memiliki pengalaman dan keterampilan yang mendukung. 

Tugas Executive Assistant

Secara umum, tugas seorang Asisten Eksekutif yakni mengorganisir hal-hal administratif dari Executive level. Namun, secara spesifik, berikut ini beberapa tugas yang akan dikerjakan oleh Executive Assistant setiap harinya. 

Calendar Management

Tugas pertama yaitu pengelolaan jadwal kegiatan sehari-hari seorang Pimpinan Eksekutif. Executive Assistant akan membantu plotting jadwal per hari, seperti jadwal meeting, event, atau pertemuan penting lainnya. 

Selain plotting setiap kegiatan ke kalender, posisi ini juga bertugas memastikan agar tidak ada kegiatan yang bentrok. Oleh karena itu, diperlukan skill organisir dan time management yang baik untuk mendukung pekerjaan ini.

Travel Management 

Tugas selanjutnya yaitu membantu menyiapkan dan mengelola perjalanan dinas Pimpinan Eksekutif. Sebagai Asisten, maka tugasnya yakni membantu proses pemesanan tiket beserta akomodasi lainnya. 

Dengan adanya bantuan dari Executive Assistant, Pimpinan Eksekutif bisa fokus ke tugas atau tujuan perjalanan dinas. Walaupun terlihat simpel, namun tugas ini cukup membutuhkan ketelitian agar tidak ada itinerary yang tertinggal. 

Meeting Coordination

Selain jadwal dan perjalanan dinas, Executive Assistant juga bertugas mengkoordinasi meeting. Beberapa hal yang perlu dilakukan, seperti menjadwalkan meeting, menyiapkan materi, serta membuat notulensi. 

Dengan melakukan meeting coordination ini diharapkan setiap rapat yang dihadiri atau dipimpin oleh Pimpinan Eksekutif bisa efektif dan produktif. Jadi, sebagai seorang Asisten Eksekutif harus cekatan dan mempunyai kemampuan multitasking. 

Document Preparation

Terakhir, sebagai seorang Eksekutif Asisten juga bertugas menyiapkan dokumen penting perusahaan. Dokumen ini dapat berupa laporan, materi presentasi, serta memo. 

Seorang Executive Assistant akan membantu melakukan drafting, editing, dan formatting dokumen penting tersebut. Nah, kalau untuk tugas ini, dibutuhkan kemampuan administrasi serta operasional komputer yang baik agar dapat menunjang tugas sehari-hari.

Baca juga:

• Tools untuk Membuat Slide Presentasi dan Tips Memilihnya
• Peran Admin HR di Departemen SDM Perusahaan

Tanggung Jawab Executive Assistant

Tanggung jawab utama Executive Assistant yaitu mendukung peran seorang Pimpinan Eksekutif. Namun, jika ditanya lebih detail, maka berikut beberapa tanggung jawab seorang Executive Assistant. 

• Menjadi penghubung antara Pimpinan Eksekutif dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan

• Melakukan riset serta mencari data pendukung untuk pengambilan keputusan

• Mengorganisir laporan 

• Menjaga informasi dan data rahasia atau penting perusahaan

• Menyaring setiap tamu yang ingin menemui Pimpinan Eksekutif

• Menangani semua telepon, email, serta faksimile yang masuk atau keluar 

Gaji Executive Assistant

Sumber: Pexels

Selain memiliki peluang kerja yang sangat baik, gaji seorang Asisten Eksekutif juga sangat menjanjikan, lho. Jika dikutip dari laman Jobstreet, gaji seorang Executive Assistant di Jakarta berkisar antara Rp7.000.000,- sampai dengan Rp10.000.000,- per bulannya. 

Nominal tersebut bisa saja berubah sesuai dengan UMP, skala perusahaan, posisi kantor, maupun faktor lainnya. Pastinya gaji tersebut sudah sesuai dengan tuntutan pekerjaan sebagai seorang Executive Assistant yang membutuhkan pengalaman dan keterampilan mumpuni. 

Adakah Jenjang Karier Executive Assistant? 

Selain gaji, profesi Executive Assistant juga memberikan jenjang karier yang baik di masa depan. Bagi kamu yang memang tertarik berkarier di bidang ini, kamu bisa memulai karier dari Entry-Level Executive Assistant. 

Beberapa posisi seperti Administrative Assistant, Data Entry Clerk, atau Personal Assistant bisa membuka gerbang kariermu. Setelah itu, kamu bisa naik ke level menengah, biasanya akan ditugaskan menangani manajemen proyek, tugas-tugas keuangan, atau sebagai penghubung atas nama Pimpinan. 

Nah, kalau sudah memiliki pengalaman dan skill mumpuni, dari mid-level ini bisa dipromosikan untuk naik ke Senior Executive Assistant. Jika sudah di posisi ini maka dapat dipastikan, kamu sudah menjadi tangan kanan atau kepercayaan Pimpinan. 

Jenjang karier profesi ini masih bisa terus berlanjut, bahkan jika sudah memiliki jam terbang tinggi bisa dipromosikan ke posisi Chief of Staff (CoS). Peran CoS sangat penting yakni memimpin dan mengatur kolaborasi antar karyawan di sebuah perusahaan. 

#BelajarLebihMudah Pekerjaan Administrasi bersama Kelas.com

Well, itu tadi perkenalan singkat dengan profesi Executive Assistant yang merupakan salah satu role vital di perusahaan. Gimana, apakah kamu semakin termotivasi untuk berkarier di bidang ini? 

Jika iya, kamu bisa coba beberapa Kelas Belajar Administrasi by Kelas.com. Selain pilihan kelasnya yang beragam, juga terdapat banyak promo menarik, lho!

So, tunggu apa lagi, yuk, jangan dianggurin promonya, langsung aja daftarkan dirimu lewat website Kelas.com, ya!